Inspeção de caixas registadoras na Alemanha – RetailForce

Desde 1 de janeiro de 2018, os auditores do BMF e das repartições fiscais locais têm vindo a realizar regularmente as chamadas «inspeções às caixas registadoras» («Kassen-Nachschau»). É verificada a regularidade dos registos no sistema de caixa registadora. As auditorias decorrem sem aviso prévio e são igualmente realizadas fora do âmbito da chamada auditoria externa (= auditoria global dos factos relevantes para efeitos fiscais de uma empresa sujeita a imposto) [2].

No âmbito de uma inspeção à caixa registadora, os representantes da administração fiscal têm o direito de entrar nas instalações da empresa durante o horário normal de funcionamento e de trabalho. Se já estiverem a ser realizados trabalhos ou se estes ainda estiverem a decorrer fora deste horário, também podem fazê-lo nesses momentos. No entanto, durante a inspeção à caixa registadora, os auditores não têm o direito de efetuar buscas. Naturalmente, o auditor deve identificar-se [5].

O que é que está a ser inspecionado?

A inspeção à caixa registadora verifica se os seguintes requisitos são cumpridos:

O «dispositivo técnico de segurança» (TSE — «Technische Sicherheitseinrichtung») está disponível e é utilizado corretamente? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
A obrigação de emitir recibos está a ser cumprida? (§ 146a, n.º 2, AO)
Exatidão dos dados (KassenSichV).

Como decorre a auditoria e o que é necessário apresentar?

Auditoria secreta

Durante uma auditoria secreta, o inspetor não revela a sua identidade inicialmente. Tal como um cliente normal, adquire um produto ou serviço junto da empresa. Desta forma, procura-se determinar se a empresa, em conformidade com os requisitos legais, cumpre a obrigação de emitir recibos e se os dados são processados através de um dispositivo técnico de segurança certificado, por exemplo, através da leitura pelo auditor do código QR presente no recibo (que contém dados do TSE).

Verificação de dados

Os auditores financeiros têm também o direito de inspecionar os dados do sistema de registo eletrónico («caixa registadora»). É aqui que entra em jogo a chamada interface digital uniforme. Os dados devem ser disponibilizados regularmente no formato de exportação prescrito (formato DSFinV-K).

Caso o RetailForce Cloud Archive seja utilizado para arquivar os registos da caixa registadora, estes podem ser exportados a partir do RetailForce Cloud. Consulte o artigo abaixo para obter instruções sobre como exportar dados: Exportação de dados para auditoria à caixa registadora na Alemanha.

No âmbito de uma auditoria à caixa registadora, os registos, os livros contabilísticos, bem como outros documentos organizacionais relevantes para a gestão de caixa, são auditados relativamente a um determinado período de tempo; por conseguinte, devem ser apresentados os seguintes documentos:

os registos atuais da caixa registadora,
os registos de caixa históricos, relativos a todo o período de retenção legal (10 anos — § 147, n.º 3, da AO [3]); isto aplica-se igualmente às caixas registadoras que tenham sido desativadas/retiradas de serviço,
documentação processual («Verfahrensdokumentation») (instruções de funcionamento, instruções de programação e protocolos de recolha de dados relativos a alterações de programa efetuadas),
Além disso, o auditor pode exigir que seja efetuado um relatório Z / encerramento da caixa registadora durante a auditoria.

Além disso, convém referir que, caso sejam apresentadas reclamações no decurso da auditoria ao dinheiro, poderá ser realizada uma auditoria externa: Cf. § 146b, n.º 3: «Se as constatações feitas durante a auditoria ao dinheiro o justificarem, poderá ser realizada uma auditoria externa nos termos do § 193 sem ordem de auditoria prévia.»