Na Alemanha, ao contrário da Áustria, não existe uma obrigação geral de utilização de caixas registadoras. Pode continuar a utilizar uma caixa registadora aberta, desde que cumpra os requisitos aplicáveis. (Consulte a AEAO relativa ao § 146 n.º 3)
Não existe qualquer obrigação legal de utilizar um sistema de registo eletrónico.
Os registos individuais podem ser efetuados sob a forma de registo de caixa, através de um registo completo e pormenorizado (ver AEAO relativas aos artigos 146.º, n.º 2.1.2 e 2.1.3). Caso se utilize um relatório de caixa para determinar o saldo diário, o registo individual também pode ser assegurado através da recolha ordenada (por exemplo, numerada) de todos os documentos de caixa.
Se, por razões de razoabilidade, não houver obrigação de registar individualmente (ver AEAO relativa ao artigo 146.º, ponto 2.2.2), as receitas em dinheiro devem ser comprovadas, pelo menos, com base num relatório de caixa. Neste caso, deve partir-se sempre do princípio de que o saldo de caixa do respetivo dia útil foi contado. No encerramento do dia útil anterior, o saldo de caixa e os depósitos em dinheiro a deduzir por conta própria são deduzidos desse saldo de caixa. Devem ser adicionadas as despesas e os levantamentos em dinheiro a comprovar por meio de prova própria.
Não é exigido o chamado «protocolo de contagem» (que enumera o número exato de unidades de notas e moedas existentes) (decisão do BFH de 16.12.2016, X B 41/16, BFH/NV 2017, p. 310), mas este facilita a comprovação da contagem efetiva.
As receitas e despesas em dinheiro têm de ser registadas diariamente. Se, a título excecional, as receitas e despesas em dinheiro não forem registadas até ao dia útil seguinte, tal continua a ser válido desde que razões comerciais imperiosas impeçam o registo no próprio dia e seja possível deduzir de forma fiável, a partir dos registos e documentos, a evolução do saldo de caixa pretendido (ver acórdão do BFH de 31 de julho de 1974, I R 216/72, BStBl II, p. 96). No caso de caixas registadoras sem pessoal de vendas (as chamadas caixas registadoras de confiança, por exemplo, venda de produtos hortícolas à beira do campo, máquinas de bilhetes e máquinas de venda automática de bens e serviços), não há qualquer objeção se estas não forem contadas diariamente, mas apenas no momento do esvaziamento. Os registos de caixa devem ser de tal forma que um terceiro perito esteja sempre em condições de comparar o saldo de débito com o saldo efetivo da caixa registadora (acórdão do BFH de 20 de setembro de 1989, X R 39/87, BStBl 1990 II, p. 109). As obrigações de registo e retenção do Vat permanecem inalteradas.
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