Documentação processual – RetailForce

Cada sistema de tratamento de dados (sistema DV) deve dispor de uma documentação processual claramente estruturada, em conformidade com a RN 151 do GoBD. O GoBD (princípios para a gestão e arquivo adequados de livros, registos e documentos em formato eletrónico, bem como para o acesso aos dados) está em vigor desde 1.1.2015, devendo a documentação processual estar igualmente disponível desde essa data. A documentação processual deve descrever todos os processos técnicos e organizacionais das operações de tratamento de dados. Isto significa que o conteúdo, a estrutura, o processo e os resultados da operação de tratamento de dados devem ser visíveis de forma completa e conclusiva. A documentação deve ser verificável por um terceiro especialista num prazo razoável.

A documentação processual é uma obrigação!

A documentação processual descrita deve ser true. Não deve haver discrepâncias entre os processos descritos e os processos reais.

As alterações na documentação dos processos devem ser historicamente rastreáveis (por exemplo, em versões) com um registo de alterações.

O sistema de contabilidade geral e os sistemas pré-integrados e subsistemas são sistemas de tratamento de dados de acordo com a GoBD, por exemplo: contabilidade de imobilizações, contabilidade salarial, sistemas de caixa registadora, sistema de pagamentos,...

Requisitos de acordo com o GoBD

GoBD Rn. 152: A documentação processual descreve o processo pretendido, tanto a nível organizacional como técnico — por exemplo, no caso de documentos eletrónicos —, desde a origem da informação até à indexação, processamento e armazenamento, passando pela recuperação clara e pela capacidade de exploração automática, bem como pela proteção contra perda, distorção e reprodução.

GoBD, n.º 153: A documentação do processo consiste, normalmente, numa descrição geral, numa documentação do utilizador, numa documentação técnica do sistema e numa documentação operacional.

Os recibos e documentos em formato papel devem ser tidos em conta na documentação processual, tal como os ficheiros eletrónicos. A ausência de um documento em papel não deve afetar a possibilidade de rastreabilidade e verificabilidade (GoBD, parágrafo 141).

Poderá encontrar mais informações na GoBD.

Conteúdo da documentação processual

A documentação processual deve consistir numa parte geral, na documentação do utilizador, na documentação técnica do sistema e na documentação operacional.

Parte geral da documentação processual

Esta parte descreve a organização e a estrutura gerais da empresa, tais como:

Organização dos processos
Âmbito de aplicação do sistema POS
Estrutura organizacional
Infraestrutura
Organograma

Documentação do utilizador

Esta parte da documentação do processo fornece informações sobre os processos técnicos, por exemplo, a recolha de dados, a coordenação, a auditoria e a produção de resultados na empresa, tais como

Instruções de trabalho para o pessoal
Instruções de funcionamento
Manuais do utilizador
Descrições de programas

Documentação técnica do sistema

A documentação técnica do sistema destina-se a fornecer informações sobre o software utilizado, o hardware, as redes, as aplicações ASP ou na Cloud em uso e as estruturas de dados e interfaces existentes.

Documentação do controlo da máquina
Documentação dos procedimentos da base de dados e de outras regras de processamento
Documentação sobre o tratamento de erros no sistema
Conteúdo das tabelas da base de dados
Interfaces com outros sistemas

Documentação operacional

Esta parte explica e documenta os processos organizacionais da empresa, bem como a aplicação adequada dos sistemas informáticos, tais como

Integridade dos dados
Procedimentos de cópia de segurança dos dados
Release de programas novos ou modificados e de versões de programas
Permissões de acesso

Cada empresa deve ter implementado um sistema de controlo interno (SCI) como parte da documentação processual (ver GOBDRN 102).

O que fazer caso não exista documentação escrita?

Na ausência de documentação escrita, esta deve ser elaborada o mais rapidamente possível. Para o efeito, devem ser tidos em conta os processos atualmente em vigor na empresa. As descrições existentes, tais como instruções de trabalho e organizacionais por escrito, podem servir de base. Além disso, as notas dos colaboradores das operações, bem como as descrições de programas informáticos, as diretrizes de segurança, etc., também podem ser úteis. O principal objetivo da documentação de procedimentos é uma descrição completa e claramente estruturada, na qual não existam instruções ou descrições contraditórias.

Consequências da ausência de documentação processual

De acordo com o GoBD, se, apesar da ausência de documentação processual ou de uma documentação processual inadequada, for possível realizar uma verificação sem quaisquer problemas e, consequentemente, a rastreabilidade e a verificabilidade não forem afetadas, não existe qualquer deficiência formal com peso objetivo que justifique a rejeição da contabilidade.

Foi elaborado um modelo de documentação processual pela Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.

Este artigo foi traduzido automaticamente.