Kassennachschau Österreich

In Österreich wird die sogenannte Kassennachschau in der Regel durch die Finanzpolizei durchgeführt. Kassensystem bzw. die Kassendaten werden aber auch im Rahmen einer Betriebsprüfung in Augenschein genommen.

Bei der Kassennachschau wird kontrolliert, ob das Unternehmen alle relevanten Daten vollständig und richtig erfasst.

Auskunft geben darüber im Wesentlichen die folgenden Unterlagen:

• Nullbeleg,
• Datenerfassungsprotokoll nach § 7 RKSV ("DEP7") [1],
• Kassenjournal - auch Datenerfassungsprotokoll nach "Kassenrichtlinie 2012" ("DEP-131").

Nullbeleg

Laut § 19 der Registrierkassensicherungverordnung (RKSV) muss ein Unternehmer in der Lage sein, den Organen der Finanzbehörde, einen sogenannten "Nullbeleg" auszufertigen [1]. Bei einem Nullbeleg handelt es sich um einen Kassenbeleg über einen Barumsatz mit dem Betrag Null. Der Nullbeleg ist Teil der "Belegkette", beeinflusst aber aufgrund seine Betrages (Null) den Summenzähler der Registrierkasse nicht. Er dient dem Finanzbeamten zur Prüfung der Belegsignatur (durch scannen des QR-Codes). Dadurch kann überprüft werden, ob:

• das verwendete Signatur- bzw. Siegelzertifikat dem jeweiligen Unternehmen zugeordnet ist und ob
• die Belegsignatur formal richtig ist.

Weiters kann der Prüfer später nachprüfen, ob sich der entsprechende Nullbeleg auch im Datenerfassungsprotokoll wiederfindet. 

Datenerfassungsprotokoll

Das Datenerfassungsprotokoll nach § 7 RKSV repräsentiert das s.g. Signaturjournal und beinhaltet sämtliche signierte Daten in JSON-Notation (JWS-KOMPAKT-String). Das die elektronische Belegsignatur nicht alle Daten eines Beleges enthält, sondern lediglich die folgenden Daten in die Signatur einfließen,

1. Kassenidentifikationsnummer,
2. fortlaufende Nummer des Barumsatzes (= "Belegnummer"),
3. Datum und Uhrzeit der Belegausstellung,
4. Betrag der Barzahlung, nach Steuersätzen getrennt,
5. verschlüsselter Stand des Umsatzzählers,
6. Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates,
7. Signatur bzw. Siegelwert des vorhergehenden Barumsatzes ("Verkettungswert"),

muss zusätzlich noch das Kassenjournal bereitgestellt werden, welches quasi "alle" anderen Belegdaten beinhaltet (z.B. Menge und Handelsübliche Bezeichnung der Waren bzw. der Dienstleistung, etc.), welche nicht in die Belegsignatur einfließen.

Das RetailForce Cloud Archiv wird zur sicheren Verwahrung von Kassendaten über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in Österreich 7 Jahre [2]) verwendet. Der nachfolgende verlinkte Artikel beinhaltet eine Anleitung zum Datenexport aus der RetailForce Cloud.

Das Datenerfassungsprotokoll ist für den vom Prüfer vorgegebenen Zeitraum auf einem externen Datenträger zu exportieren und zu übergeben.

Am Ende der Kassennachschau wird eine Niederschrift erstellt, welche die Ergebnisse der Überprüfung festgehalten werden.

Quellen:

[1] Registrierkassensicherheitsverordnung - RKSV: https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20009390

[2] § 132 Bundesabgabenordnung: https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10003940&Artikel=&Paragraf=132&Anlage=&Uebergangsrecht=