Der Begriff "Verfahrensdokumentation" tauchte in Österreich erstmals im Zusammenhang mit Registrierkassensystemen in der Kassenrichtlinie 2012 (KRL 2012) auf.
Das österreichische Bundesministerium für Finanzen (BMF), der Herausgeber der Richtlinie, versteht unter dem Begriff eine Sammlung an verschiedenen Dokumenten wie:
- Bedienungsanleitungen,
- Handbücher,
- Konfigurationsanleitungen,
- Einrichtungsprotokolle,
- und sonstige zur Kasse gehörende Organisationsunterlagen.
Aus der Verfahrensdokumentation soll der Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens und der Umfang der tatsächlichen Nutzung von etwaigen Teilprogrammen (z.B. integriertes Warenwirtschaftssystem) vollständig ersichtlich sein. Insbesondere muss sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben, dass bei der Umsetzung die Prinzipien der Ordnungsmäßigkeit erfüllt werden.
Quelle: https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e1s1&dokumentId=2197c15a-8f4a-4b1f-9b99-4000e245cb01
Außerdem ist die Verfahrensdokumentation (z.B. Bedienungsanleitung, Handbuch etc.) Grundlage der Prüfbarkeit der Kasse. Dadurch sollen der Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens und der Umfang der tatsächlichen Nutzung von etwaigen Teilprogrammen vollständig ersichtlich sein. Weiters dienen alle im Zuge des Tagesabschlusses oder zu sonstigen Zeitpunkten erzeugten Berichte und Abfragen von abgabenrechtlicher Bedeutung (z.B. Warengruppenbericht, Periodenbericht, Finanzarten-Bericht etc.) Dokumentationszwecken. Auch Belege, die innerbetriebliche Vorgänge dokumentieren, sind aufzubewahren.
Kassenrichtlinie 2012 - WKO.at
Absatz "Dokumentationsgrundlage: Bei Kassa Typ 3"
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