Technische Details und Besonderheiten

Anforderungen an eine Registrierkassa

Die RKSV regelt die technischen Einzelheiten für Sicherheitseinrichtungen in der Registrierkasse. 

Hier die Anforderungen an die Registrierkasse im Überblick:

• Datenerfassungsprotokoll
• Drucker zur Erstellung oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
• Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
   (Mit einer Signaturerstellungseinheit können auch mehrere Registrierkassen verbunden sein)
• Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
• Eindeutige Kassenidentifikationsnummer innerhalb des Unternehmens
• Die Registrierkasse darf keine Vorrichtungen enthalten, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung umgangen werden kann.
• Die Nutzung einer Registrierkasse durch mehrere Unternehmen ist nur zulässig, wenn jeder ein ihm zugeordnetes Zertifikat verwendet und ein gesondertes Datenerfassungsprotokoll pro Unternehmen geführt werden kann.

Jede Registrierkasse muss ein Datenerfassungsprotokoll führen. Darin ist jeder einzelne Barumsatz zu erfassen und abzuspeichern. Für jeden Barumsatz sind die vorgeschriebenen Belegdaten zu dokumentieren. Trainings – und Stornobuchungen sind ebenso zu erfassen und wie Barumsätze im Datenerfassungsprotokoll abzuspeichern. Die Daten des Protokolls sind zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar zu sicher und aufzuheben. Die Inhalte des maschinenlesbaren Codes der Barumsätze sind gemeinsam mit den zugehörigen Barumsätzen im Protokoll der Registrierkasse zu dokumentieren. Das Datenerfassungsprotokoll einer Registrierkasse muss ab 1. April 2017 jederzeit auf einen externen Datenträger im Exportformat (lt. Vorschrift der RKSV) exportiert werden können.

Der Summenspeicher dient dazu die erfassten Barumsätze in der Registrierkasse laufend aufzusummieren (Umsatzzähler). Trainingsbuchungen dürfen sich nicht auf den Umsatzzähler auswirken. Zu jedem Monatsende sind die Zwischenstände des Umsatzzählers zu ermitteln (Monatszähler). Mit Ablauf des Kalenderjahres ist der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält (Jahresbeleg), auszudrucken, zu prüfen und sieben Jahre aufzubewahren. Das genaue Verfahren zu Monatsende und Jahresende sind im Kapitel Summenspeicher in der RKSV geregelt.

Inbetriebnahme der Signatur-bzw. Siegelerstellungseinheit (SEE)

Die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung für die Registrierkasse besteht aus der Initialisierung (Umrüstung) der Registrierkasse und aus der Erstellung sowie Prüfung des Startbeleges. Die Registrierung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit und Registrierkasse über FinanzOnline sowie die Prüfung des Startbeleges müssen spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung abgeschlossen sein. Die Prüfung des Startbeleges erfolgt mittels einer Prüf-App in Form einer mobilen Variante (zB: Smartphone) oder in Form eines Web-Services. 

Anforderungen an die Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit

Jeder einzelne Barumsatz und Monats-, Jahres- und Schlussbeleg sowie jede Trainings- und Stornobuchung sind elektronisch zu signieren. Zur Gewährleistung des Manipulationsschutzes müssen von der Registrierkasse elektronische Signaturen bzw. Siegel angefordert und übernommen werden können. Dies muss über eine geeignete Schnittstelle zur Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit erfolgen.

In der Signatur- bzw. Siegelerstellung sind folgende Daten einzubeziehen:

• Kassenidentifikationsnummer
• Fortlaufende Nummer des Barumsatzes
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
• Mit dem Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 verschlüsselter Stand des Umsatzzählers
• Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates
• Signatur- bzw. Siegelwert des vorhergehenden Barumsatzes des Datenerfassungsprotokolls (Verkettungswert)

Weitere Details finden Sie in den Anlagen der RKSV.

Nach Ermittlung jedes Signatur- bzw. Siegelwertes hat die Registrierkasse für die Belegerstellung und die Speicherung im Datenerfassungsprotokoll einen maschinenlesbaren Code aufzubereiten.

Dieser Code muss die gleichen Daten wie bei der Signatur- bzw. Siegelerstellung enthalten und zusätzlich noch den Signatur- bzw. Siegelwert des betreffenden Barumsatzes. Trainings- und Stornobuchungen haben im maschinenlesbaren Code zusätzlich die Bezeichnung „Trainingsbuchung“ oder „Stornobuchung zu enthalten.

Die Anforderungen an die SEE sind im Anhang II der eIDAS-VO geregelt. Unternehmer müssen die erforderliche Anzahl von SEE bei einem im EU-/EWR-Raum oder in der Schweiz niedergelassenen Vertrauensdienstanbieter, der qualifizierte Signatur- bzw. Siegelzertifikate anbietet, erwerben. Die Kosten für die Beschaffung der Signatur-/Siegelerstellungseinheiten trägt der Unternehmer.

Über FinanzOnline müssen die erworbenen Signatur-/Siegelerstellungseinheiten gemeldet werden. Bei Außerinbetriebnahme oder Ausfall der Signatur-/Sigelerstellungseinheiten muss über FinanzOnline eine Meldung erfolgen. Das BMF führt eine Datenbank über die Signatur/Siegelerstellungseinheiten inkl. der Meldungen.

Auf Verlangen (Finanzpolizei, Außenprüfer) muss ein Barumsatz mit Betrag Null erstellt werden. Das Datenerfassungsprotokoll muss für den vorgegeben Zeitraum auf einen vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Datenträger übergeben werden.