Ispezione dei registratori di cassa in Germania – RetailForce

Dal 1° gennaio 2018, i revisori del Ministero Federale delle Finanze (BMF) e degli uffici fiscali locali effettuano regolarmente le cosiddette «ispezioni dei registratori di cassa» («Kassen-Nachschau»). Viene verificata la correttezza delle registrazioni nel sistema di registrazione dei registri di cassa. Le ispezioni si svolgono senza preavviso e vengono effettuate anche al di fuori di una cosiddetta verifica esterna (= verifica complessiva dei fatti rilevanti ai fini fiscali di un’impresa soggetta a imposta) [2].

Nell’ambito di un’ispezione dei registratori di cassa, i rappresentanti dell’amministrazione fiscale sono autorizzati ad accedere ai locali commerciali dell’azienda durante il normale orario di lavoro e di apertura. Qualora l’attività sia già in corso o prosegua al di fuori di tali orari, essi possono effettuare l’ispezione anche in tali momenti. Durante l’ispezione dei registratori di cassa, tuttavia, i funzionari non hanno il diritto di effettuare perquisizioni. Naturalmente, il funzionario deve identificarsi [5].

Cosa viene ispezionato?

L’ispezione verifica il rispetto dei seguenti requisiti:

È presente il «dispositivo tecnico di sicurezza» (TSE - «Technische Sicherheitseinrichtung») e viene utilizzato correttamente? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
È stato rispettato l’obbligo di emissione degli scontrini? (§ 146a comma 2 AO)
Correttezza dei dati (KassenSichV).

Come si svolge la verifica e quali documenti devono essere forniti?

Controllo in incognito

Durante una verifica in incognito, l’ispettore non rivela inizialmente la propria identità. Come un normale cliente, acquista un prodotto o un servizio dall’azienda. In questo modo si intende accertare se l’azienda, in conformità con i requisiti di legge, adempia all’obbligo di emissione delle ricevute e se i dati vengano trattati tramite un dispositivo tecnico di sicurezza certificato, ad esempio mediante la scansione da parte del verificatore del codice QR presente sulla ricevuta (che contiene i dati TSE).

Verifica dei dati

I revisori finanziari hanno inoltre il diritto di ispezionare i dati del sistema di registrazione elettronico («registratore di cassa»). È qui che entra in gioco la cosiddetta interfaccia digitale uniforme. I dati devono essere regolarmente messi a disposizione nel formato di esportazione prescritto (formato DSFinV-K).

Se per l’archiviazione dei registri del registratore di cassa viene utilizzato RetailForce Cloud Archive, tali registri possono essere esportati direttamente da RetailForce Cloud. Per le istruzioni dettagliate sull’esportazione dei dati si consulti l’articolo seguente: Esportazione dei dati per la verifica del registratore di cassa in Germania.

Nel corso di una verifica dei registri di cassa, vengono esaminati, per un determinato periodo di tempo, i registri, i libri contabili e altri documenti organizzativi rilevanti per la gestione della cassa; pertanto, devono essere presentati i seguenti documenti:

i registri di cassa correnti,
i registri di cassa storici relativi all’intero periodo di conservazione previsto dalla legge (10 anni – § 147 comma 3 AO [3]); tale obbligo si applica anche ai registratori di cassa disattivati o fuori servizio,
la documentazione procedurale («Verfahrensdokumentation») (istruzioni operative, istruzioni di programmazione e protocolli di raccolta dati relativi alle modifiche apportate al programma),
Inoltre, il revisore può richiedere che, nel corso della verifica, venga eseguito un rapporto Z / una chiusura del registratore di cassa.

Si noti inoltre che, qualora nel corso della verifica di cassa vengano sollevate contestazioni, potrà essere effettuata una verifica esterna: cfr. § 146b comma 3: «Qualora gli accertamenti effettuati durante la verifica di cassa lo rendano necessario, potrà essere effettuata una verifica esterna ai sensi del § 193 senza un precedente mandato di verifica.»