Ogni sistema di trattamento dei dati (sistema DV) deve disporre di una documentazione procedurale chiaramente strutturata ai sensi della norma RN 151 del GoBD. Il GoBD (principi per la corretta gestione e conservazione di libri contabili, registri e documenti in formato elettronico, nonché per l’accesso ai dati) è in vigore dal 1° gennaio 2015 e, a partire da tale data, deve essere disponibile anche una documentazione procedurale. La documentazione procedurale deve descrivere tutti i processi tecnici e organizzativi delle operazioni di trattamento dei dati. Ciò significa che il contenuto, la struttura, il processo e i risultati dell’operazione di trattamento dei dati devono essere visibili in modo completo e conclusivo. La documentazione deve essere verificabile da parte di un terzo esperto entro un termine ragionevole.
La documentazione procedurale è un obbligo!
La documentazione procedurale descritta deve essere veritiera; non devono esistere discrepanze tra i processi descritti e quelli effettivi.
Le modifiche alla documentazione procedurale devono essere tracciabili storicamente (ad esempio tramite versioni) con una cronologia delle modifiche.
Il sistema di contabilità generale e i sistemi preliminari e sussidiari costituiscono sistemi di trattamento dei dati ai sensi della GoBD, ad esempio: contabilità dei beni immobili, contabilità salariale, sistemi di cassa, sistemi di pagamento,...
Requisiti ai sensi della GoBD
GoBD Rn. 152: La documentazione procedurale descrive il processo organizzativo e tecnico previsto, ad esempio nel caso di documenti elettronici, per quanto riguarda l’origine delle informazioni relative all’indicizzazione, all’elaborazione e all’archiviazione, al recupero chiaro e alla fruibilità automatica, alla protezione contro la perdita, l’alterazione e la riproduzione. GoBD, punto 153: La documentazione di processo è tipicamente costituita da una descrizione generale, dalla documentazione per l’utente, dalla documentazione tecnica del sistema e dalla documentazione operativa. Le ricevute e i documenti su supporto cartaceo devono essere trattati nella documentazione procedurale al pari dei file elettronici. L’assenza di un documento cartaceo non deve compromettere la tracciabilità e la verificabilità (GoBD, paragrafo 141). |
Ulteriori dettagli sono reperibili nel GoBD.
Contenuto della documentazione procedurale
La documentazione procedurale deve comprendere una parte generale, una documentazione per l’utente, una documentazione tecnica di sistema e una documentazione operativa.
Parte generale della documentazione procedurale
Questa sezione descrive l’organizzazione e la struttura generali dell’azienda, quali:
- Organizzazione dei processi
- Ambito di applicazione del sistema POS
- Struttura organizzativa
- Infrastruttura
- Organigramma
Documentazione per l’utente
Questa sezione della documentazione di processo fornisce dettagli sui processi tecnici, quali la raccolta dei dati, il coordinamento, la validazione e l’elaborazione all’interno dell’azienda, nonché
- Istruzioni operative per il personale
- Istruzioni operative
- Manuali d’uso
- Descrizioni dei programmi
Documentazione tecnica del sistema
La documentazione tecnica del sistema ha lo scopo di fornire informazioni su quali software e hardware vengono utilizzati, su quali reti, applicazioni ASP o Cloud sono in uso e su quali strutture di dati e interfacce esistono.
- Documentazione relativa al controllo delle macchine
- Documentazione delle procedure relative al database e di altre regole di elaborazione
- Documentazione relativa alla gestione degli errori nel sistema
- Contenuto delle tabelle del database
- Interfacce con altri sistemi
Documentazione operativa
Questa sezione illustra e documenta i processi organizzativi interni all’azienda, nonché la corretta implementazione dei sistemi informatici, quali
- Integrità dei dati
- Procedure di backup dei dati
- Rilascio di programmi e versioni software nuove o modificate
- Gestione delle autorizzazioni di accesso
Ogni azienda deve aver adottato un sistema di controllo interno (ICS) nell’ambito della documentazione procedurale (cfr. GOBDRN 102).
Cosa fare in assenza di documentazione scritta?
In assenza di documentazione scritta, tale documentazione deve essere redatta con la massima urgenza. A tal fine, occorre tenere conto dei processi attualmente in uso nell’azienda. Come base possono essere utilizzate le descrizioni esistenti, quali le istruzioni scritte relative al lavoro e all’organizzazione. Inoltre, possono risultare utili anche le note dei dipendenti addetti alle operazioni, nonché le descrizioni dei programmi informatici, le linee guida sulla sicurezza, ecc. L’obiettivo principale della documentazione procedurale è una descrizione completa e chiaramente strutturata, priva di istruzioni o descrizioni contraddittorie.
Conseguenze della mancanza di una documentazione procedurale
Secondo il GoBD, qualora – nonostante l’assenza o l’inadeguatezza della documentazione procedurale – sia comunque possibile eseguire una verifica senza criticità, garantendo la tracciabilità e la verificabilità dei dati contabili, non si configura alcuna carenza formale di rilevanza oggettiva che possa giustificare il rifiuto della contabilità.
Un modello di documentazione procedurale è stato elaborato dall’Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.
Questo articolo è stato tradotto automaticamente.
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