Contrôle des caisses enregistreuses en Allemagne

Depuis le 1er janvier 2018, les inspecteurs du ministère fédéral des Finances (BMF) et des services fiscaux locaux procèdent régulièrement à ce que l’on appelle des « contrôles de caisse » (« Kassen-Nachschau »). La régularité des enregistrements dans le système de caisse enregistreuse est vérifiée. Ces contrôles ont lieu sans préavis et sont également effectués en dehors du cadre d’un « contrôle externe » (= contrôle global des éléments fiscaux d’une entreprise assujettie à l’impôt) [2].

Dans le cadre d’un contrôle de caisse, les représentants de l’administration fiscale sont habilités à pénétrer dans les locaux commerciaux de l’entreprise pendant les heures normales d’ouverture et de travail. Si des activités sont déjà en cours ou se poursuivent en dehors de ces horaires, ils peuvent également y accéder à ces moments-là. Toutefois, lors du contrôle de caisse, les contrôleurs n’ont pas le droit de procéder à une perquisition. Bien entendu, le contrôleur doit présenter une pièce d’identité [5].

Quels éléments sont vérifiés ?

Le contrôle de caisse permet de vérifier si les éléments suivants sont respectés :

• Le « dispositif technique de sécurité » (TSE – « Technische Sicherheitseinrichtung ») est-il disponible et utilisé de manière conforme ? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
• L’obligation d’émission des tickets de caisse est-elle respectée ? (§ 146a, al. 2, AO)
• Intégrité des données (KassenSichV).

Comment se déroule l’audit et quels documents doivent être fournis ?

Contrôle in incognito

Lors d’un contrôle in incognito, l’inspecteur ne révèle pas son identité dans un premier temps. À l’instar d’un client ordinaire, il acquiert un produit ou un service auprès de l’entreprise. Cette démarche permet de déterminer si l’entreprise, conformément aux exigences légales, respecte l’obligation d’émettre des tickets de caisse et si les données sont traitées via un dispositif technique de sécurité certifié, par exemple lorsque l’inspecteur scanne le code QR figurant sur le ticket de caisse (qui contient les données du TSE).

Vérification des données

Les contrôleurs financiers ont également le droit d’inspecter les données du système d’enregistrement électronique (« caisse enregistreuse »). C’est là qu’intervient ce que l’on appelle l’interface numérique uniforme. Les données doivent être régulièrement mises à disposition dans le format d’exportation prescrit (format DSFinV-K).

Si RetailForce Cloud Archive est utilisé pour l’archivage des enregistrements de caisse, ceux-ci peuvent être exportés depuis RetailForce Cloud. Consultez l’article ci-dessous pour obtenir des instructions sur la manière d’exporter les données : Exportation des données pour le contrôle des caisses enregistreuses en Allemagne.

Dans le cadre d’un contrôle de caisse, les registres, les livres comptables ainsi que les autres documents organisationnels pertinents pour la gestion de la trésorerie sont contrôlés sur une période donnée ; par conséquent, les documents suivants doivent être présentés :

• les journaux de caisse actuels,
• les registres de caisse historiques couvrant l’intégralité de la période de conservation légale (10 ans – § 147, al. 3 AO [3]), disposition valant également pour les terminaux de paiement hors service ou désaffectés,
• la documentation des procédures (« Verfahrensdokumentation ») (notices d’utilisation, instructions de programmation et protocoles de collecte de données concernant les modifications de programme effectuées),
• En outre, l’auditeur peut exiger qu’un rapport Z / une clôture de caisse soit effectué(e) au cours de l’audit.

Par ailleurs, il convient de noter que si des griefs sont soulevés au cours du contrôle de caisse, un contrôle externe peut être effectué : cf. § 146b, al. 3 : « Si les constatations faites lors du contrôle de caisse le justifient, un contrôle externe conformément au § 193 peut être effectué sans ordonnance de contrôle préalable. »

Références :

[1] § 146a du Code fiscal allemand (Abgabenordnung) : https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html 

[2] § 146b du Code fiscal allemand : https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146b.html 

[3] § 147 du Code fiscal allemand : https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html 

[4] Règlement sur la sécurité des systèmes de caisse : https://www.gesetze-im-internet.de/KassenSichV/BJNR351500017.html 

[5] Lettre du BMF du 29 mai 2018 relative aux modifications apportées au § 146b – Contrôle des caisses enregistreuses : https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/AO-Anwendungserlass/2018-05-29-aenderung-anwendungserlass-abgabenordnung-kassen-nachschau.pdf?__blob=publicationFile&v=4 

Cet article a été traduit automatiquement.