Documentation procédurale – RetailForce

Chaque système de traitement des données (système DV) doit disposer d’une documentation procédurale clairement structurée, conformément à la norme RN 151 du GoBD. Le GoBD (principes relatifs à la gestion et à l’archivage corrects des livres, registres et documents sous forme électronique, ainsi qu’à l’accès aux données) est en vigueur depuis le 1er janvier 2015 et une documentation procédurale doit également être disponible depuis cette date. La documentation procédurale doit décrire l’ensemble des processus techniques et organisationnels liés aux opérations de traitement des données. Cela signifie que le contenu, la structure, le déroulement et les résultats de l’opération de traitement des données doivent être visibles de manière exhaustive et concluante. La documentation doit pouvoir être vérifiée par un tiers expert dans un délai raisonnable.

La documentation des procédures est une obligation légale.

La documentation procédurale décrite doit être exacte. Il ne doit y avoir aucune divergence entre les processus décrits et les processus réels.

Les modifications apportées à la documentation des processus doivent être traçables dans le temps (par exemple via des versions) et accompagnées d’un historique des modifications.

Le système de comptabilité générale ainsi que les systèmes en amont et les sous-systèmes constituent des systèmes de traitement des données au sens de la norme GoBD, par exemple : la comptabilité des immobilisations, la comptabilité des salaires, les systèmes de caisse, les systèmes de paiement, etc.

Exigences selon la norme GoBD

GoBD, paragraphe 152 : La documentation des procédures décrit le processus organisationnel et technique prévu, par exemple dans le cas de documents électroniques, concernant l’origine des informations, leur indexation, leur traitement et leur stockage, leur récupération claire et leur exploitabilité par des systèmes informatiques, ainsi que la protection contre la perte, l’altération et la reproduction.

GoBD, paragraphe 153 : La documentation des processus se compose généralement d’une description générale, d’une documentation utilisateur, d’une documentation technique du système et d’une documentation opérationnelle.

Les reçus et documents sous forme papier doivent être pris en compte dans la documentation des procédures, au même titre que les fichiers électroniques. L’absence de document papier ne doit pas compromettre la traçabilité et la vérifiabilité (GoBD, paragraphe 141).

Pour des informations plus détaillées, se reporter à la norme GoBD.

Contenu de la documentation des procédures

La documentation des procédures doit comporter une partie générale, une documentation utilisateur, une documentation technique du système et une documentation opérationnelle.

Partie générale de la documentation procédurale

Cette partie décrit l’organisation et la structure générales de l’entreprise, notamment :

organisation des processus
Domaine d’application du système de point de vente
Structure organisationnelle
Infrastructure
Organigramme

Documentation utilisateur

Cette section de la documentation des processus fournit des informations sur les processus techniques, tels que la collecte de données, la coordination, l’audit et la génération de résultats au sein de l’entreprise, notamment

les consignes de travail destinées au personnel
Instructions d'utilisation
Manuels d’utilisation
Descriptions de programmes

Documentation technique du système

La documentation technique du système a pour objectif de fournir des informations sur les logiciels utilisés, le matériel, les réseaux, les applications ASP ou Cloud en service, ainsi que sur les structures de données et les interfaces existantes.

Documentation relative à la commande des machines
Documentation des procédures de base de données et autres règles de traitement
Documentation relative à la gestion des erreurs système
Contenu des tables de la base de données
Interfaces avec d’autres systèmes

Documentation opérationnelle

Cette partie explique et documente les processus organisationnels au sein de l’entreprise ainsi que l’utilisation correcte des systèmes informatiques, tels que

L'intégrité des données
Procédures de sauvegarde des données
Mise en production de nouveaux programmes ou de versions modifiées
Autorisations d'accès

Chaque entreprise doit avoir mis en place un système de contrôle interne (SCI) dans le cadre de la documentation des procédures (voir GOBDRN 102).

Que faire en l'absence de documentation écrite ?

En l’absence de documentation écrite, celle-ci doit être établie dès que possible. À cette fin, il convient de prendre en compte les processus actuellement en vigueur au sein de l’entreprise. Les descriptions existantes, telles que les consignes de travail et les instructions organisationnelles écrites, peuvent servir de base. Par ailleurs, les notes prises par les collaborateurs opérationnels, ainsi que les descriptions de programmes informatiques, les consignes de sécurité, etc. peuvent également s’avérer utiles. L’objectif principal de la documentation des procédures est de fournir une description complète et clairement structurée, ne comportant aucune instruction ou description contradictoire.

Conséquences de l’absence de documentation des procédures

Selon la norme GoBD, si, malgré l’absence d’une documentation des procédures ou une documentation insuffisante, un contrôle peut être effectué sans difficulté et que, par conséquent, la traçabilité et la vérifiabilité ne sont pas affectées, il n’y a pas de lacune formelle présentant un poids objectif suffisant pour rejeter la comptabilité.

Un modèle de documentation procédurale a été élaboré par l’Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.

Cet article a été traduit automatiquement.