Kontrola pokladníc v Nemecku – RetailForce

Od 1. januára 2018 audítori Spolkového ministerstva financií (BMF) a miestnych daňových úradov pravidelne vykonávajú takzvané „kontroly pokladníc“ („Kassen-Nachschau“). Kontroluje sa správnosť záznamov v systéme (registračných) pokladníc. Kontroly prebiehajú bez predchádzajúceho oznámenia a vykonávajú sa aj mimo rámca takzvaného externého auditu (= celková kontrola daňovo relevantných skutočností zdaniteľnej spoločnosti) [2].

V rámci kontroly pokladníc sú zástupcovia daňovej správy oprávnení vstúpiť do prevádzkových priestorov spoločnosti počas bežných obchodných a pracovných hodín. Ak sa práca už vykonáva alebo sa ešte vykonáva mimo týchto hodín, môžu tak urobiť aj v týchto časoch. Počas kontroly pokladníc však audítori nemajú právo na prehliadku. Audítor sa samozrejme musí preukázať [5].

Čo sa kontroluje?

Pri kontrole pokladne sa overuje, či sú splnené nasledujúce skutočnosti:

Je k dispozícii „technické bezpečnostné zariadenie“ (TSE – „Technische Sicherheitseinrichtung“) a používa sa správne? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
Je splnená povinnosť vystavovať pokladničné bloky? (§ 146a ods. 2 AO)
Správnosť údajov (KassenSichV).

Ako prebieha kontrola a čo je potrebné predložiť?

Skrytá kontrola

Pri skrytom audite inšpektor spočiatku neprezradí svoju totožnosť. Ako bežný zákazník si zakúpi produkt alebo službu od spoločnosti. Týmto spôsobom sa má zistiť, či spoločnosť v súlade s právnymi požiadavkami plní povinnosť vystavovať pokladničné bloky a či sa údaje spracúvajú prostredníctvom certifikovaného technického bezpečnostného zariadenia, napríklad tak, že audítor naskenuje QR kód na pokladničnom bloku (obsahuje údaje TSE).

Overovanie údajov

Finanční audítori majú tiež právo skontrolovať údaje z elektronického záznamového systému („pokladne“). Tu prichádza do hry takzvané jednotné digitálne rozhranie. Údaje musia byť pravidelne sprístupňované v predpísanom formáte exportu (formát DSFinV-K).

Ak sa na archiváciu záznamov z pokladnice používa RetailForce Cloud Archive, je možné ich exportovať z RetailForce Cloud. Pokyny na export údajov nájdete v článku nižšie: Export údajov pre audit pokladnice v Nemecku.

V rámci auditu pokladníc sa za určité obdobie kontrolujú záznamy, účtovné knihy, ako aj ďalšie organizačné dokumenty relevantné pre správu hotovosti, preto je potrebné predložiť nasledujúce dokumenty:

aktuálne záznamy z pokladníc,
historické pokladničné záznamy za celé obdobie zákonnej lehoty uchovávania (10 rokov – § 147 ods. 3 AO [3]), čo platí aj pre pokladnice, ktoré boli vypnuté/vyradené z prevádzky,
procesná dokumentácia („Verfahrensdokumentation“) (návody na obsluhu, programovacie pokyny a protokoly o zbere údajov týkajúce sa vykonaných zmien v programe),
Okrem toho môže audítor požadovať, aby sa počas auditu vykonal z-report / uzávierka pokladne.

Okrem toho je potrebné poznamenať, že ak sa v priebehu hotovostnej kontroly vyskytnú námietky, môže sa vykonať externá kontrola: Pozri § 146b ods. 3: „Ak to odôvodňujú zistenia vykonané počas hotovostnej kontroly, môže sa bez predchádzajúceho príkazu na kontrolu vykonať externá kontrola podľa § 193.“