Procedurálna dokumentácia

Každý systém na spracovanie údajov (systém DV) musí mať jasne štruktúrovanú procedurálnu dokumentáciu v súlade s RN 151 smernice GoBD. Smernica GoBD (zásady riadneho vedenia a uchovávania účtovných kníh, záznamov a dokumentov v elektronickej forme, ako aj prístupu k údajom) je v platnosti od 1. 1. 2015 a od tohto dátumu musí byť k dispozícii aj procedurálna dokumentácia. Postupová dokumentácia musí opisovať všetky technické a organizačné procesy operácií spracovania údajov. To znamená, že obsah, štruktúra, priebeh a výsledky operácie spracovania údajov musia byť úplne a jednoznačne zrejmé. Dokumentácia musí byť overiteľná pre odbornú tretiu stranu v primeranom čase.

Postupová dokumentácia je povinnosťou!

Opísaná procesná dokumentácia musí byť true. Medzi opísanými a skutočnými procesmi nesmú existovať žiadne nezrovnalosti.

Zmeny v procesnej dokumentácii musia byť historicky vysledovateľné (napríklad vo verziách) s históriou zmien.

Systém hlavnej knihy a predsystémy a subsystémy sú systémy na spracovanie údajov podľa GoBD, napríklad: účtovníctvo dlhodobého majetku, mzdové účtovníctvo, pokladničné systémy, platobný systém...

Požiadavky podľa GoBD

Ďalšie informácie nájdete v GoBD.

Obsah procesnej dokumentácie

Procesná dokumentácia sa musí skladať z všeobecnej časti, používateľskej dokumentácie, technickej systémovej dokumentácie a prevádzkovej dokumentácie.

Všeobecná časť procesnej dokumentácie

Táto časť opisuje všeobecnú organizáciu a štruktúru spoločnosti, napríklad:

1. Organizácia procesov
2. Oblasť použitia POS systému
3. Organizačná štruktúra
4. Infraštruktúra
5. Organizačný diagram

Užívateľská dokumentácia

Táto časť procesnej dokumentácie poskytuje informácie o technických procesoch, napríklad o zbere údajov, koordinácii, audite a výstupoch v spoločnosti, ako sú

1. Pracovné pokyny pre zamestnancov
2. Prevádzkové pokyny
3. Užívateľské príručky
4. Popisy programov

Technická systémová dokumentácia

Technická dokumentácia systému má za cieľ poskytnúť informácie o tom, aký softvér sa používa, aký hardvér, siete, ASP alebo Cloudové aplikácie sú v prevádzke a aké dátové štruktúry a rozhrania existujú.

1. Dokumentácia riadenia strojov
2. Dokumentácia postupov v databáze a ďalších pravidiel spracovania
3. Dokumentácia o spracovaní chýb v systéme
4. Obsah tabuliek databázy
5. Rozhrania s inými systémami

Prevádzková dokumentácia

Táto časť vysvetľuje a dokumentuje organizačné procesy v spoločnosti, ako aj správne používanie počítačových systémov, napríklad

1. Integrity dát
2. Postupy zálohovania údajov
3. Release of new or modified programs and program versions
4. Prístupové oprávnenia

Každá spoločnosť musí mať zavedený systém vnútornej kontroly (ICS) ako súčasť procedurálnej dokumentácie (pozri GOBDRN 102).

Čo robiť, ak neexistuje písomná dokumentácia?

Ak písomná dokumentácia chýba, je potrebné ju čo najskôr vypracovať. Na tento účel je potrebné zohľadniť aktuálne procesy v spoločnosti. Ako základ môžu slúžiť existujúce popisy, napríklad písomné pracovné a organizačné pokyny. Okrem toho môžu byť užitočné aj poznámky zamestnancov z prevádzky, ako aj popisy počítačových programov, bezpečnostné smernice atď. Hlavným cieľom procesnej dokumentácie je úplný a prehľadne štruktúrovaný popis, v ktorom sa nenachádzajú žiadne protichodné pokyny alebo popisy.

Dôsledky chýbajúcej procesnej dokumentácie

Podľa GoBD platí, že ak sa napriek chýbajúcej alebo nedostatočnej procesnej dokumentácii dá kontrola bez problémov vykonať a tým nie je ovplyvnená vysledovateľnosť a overiteľnosť, neexistuje formálny nedostatok s objektívnou váhou, ktorý by bol dôvodom na zamietnutie účtovníctva.

Vzor procedurálnej dokumentácie vypracovala Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.

Tento článok bol preložený automaticky.