Kontrola kas fiskalnych w Niemczech – RetailForce

Od 1 stycznia 2018 r. audytorzy BMF oraz lokalnych urzędów skarbowych regularnie przeprowadzają tzw. „kontrole kas fiskalnych” („Kassen-Nachschau”). Sprawdzana jest prawidłowość zapisów w systemie kas rejestrujących. Kontrole odbywają się bez uprzedniego powiadomienia i są przeprowadzane również poza tzw. kontrolą zewnętrzną (= kompleksowa kontrola faktów istotnych z podatkowego punktu widzenia dotyczących podmiotu podlegającego opodatkowaniu) [2].

W ramach kontroli kasowej przedstawiciele administracji podatkowej są uprawnieni do wejścia na teren zakładu przedsiębiorstwa w normalnych godzinach pracy i prowadzenia działalności. Jeśli praca jest już wykonywana lub nadal trwa poza tymi godzinami, mogą oni również dokonać kontroli w tych porach. Podczas kontroli kasowej kontrolerzy nie mają jednak prawa do przeszukiwania pomieszczeń. Oczywiście kontroler musi się wylegitymować [5].

Co jest przedmiotem kontroli?

Kontrola kasy fiskalnej ma na celu sprawdzenie, czy spełnione są następujące warunki:

Czy dostępne jest „techniczne urządzenie zabezpieczające” (TSE – „Technische Sicherheitseinrichtung”) i czy jest ono prawidłowo użytkowane? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
Czy wypełniony jest obowiązek wystawiania paragonów? (§ 146a ust. 2 AO)
Prawidłowość danych (KassenSichV).

W jaki sposób przeprowadzana jest kontrola i jakie dokumenty należy przedstawić?

Kontrola pod przykrywką

Podczas kontroli pod przykrywką inspektor początkowo nie ujawnia swojej tożsamości. Podobnie jak zwykły klient, dokonuje on zakupu produktu lub usługi w danej firmie. W ten sposób ma zostać ustalone, czy firma, zgodnie z wymogami prawnymi, wypełnia obowiązek wystawiania paragonów oraz czy dane są przetwarzane za pomocą certyfikowanego technicznego urządzenia zabezpieczającego, na przykład poprzez zeskanowanie przez kontrolera kodu QR na paragonie (zawierającego dane TSE).

Weryfikacja danych

Audytorzy finansowi mają również prawo do wglądu w dane elektronicznego systemu rejestracji („kasa fiskalna”). W tym miejscu do gry wkracza tzw. jednolity interfejs cyfrowy. Dane muszą być regularnie udostępniane w określonym formacie eksportu (format DSFinV-K).

Jeśli do archiwizacji zapisów z kasy wykorzystywane jest archiwum RetailForce Cloud, można je wyeksportować z RetailForce Cloud. Instrukcje dotyczące eksportu danych znajdują się w poniższym artykule: Eksport danych na potrzeby kontroli kasowej w Niemczech.

W ramach kontroli kasowej sprawdzane są zapisy, księgi oraz inne dokumenty organizacyjne istotne dla zarządzania środkami pieniężnymi za określony okres, dlatego należy przedłożyć następujące dokumenty:

aktualne zapisy kasowe,
historyczne zapisy kasowe z całego okresu ustawowego przechowywania dokumentów (10 lat – § 147 ust. 3 AO [3]); dotyczy to również kas, które zostały wyłączone z eksploatacji lub wycofane z użytku,
dokumentację proceduralną („Verfahrensdokumentation”) (instrukcje obsługi, instrukcje programowania oraz protokoły gromadzenia danych dotyczące wprowadzonych zmian w oprogramowaniu),
Ponadto audytor może zażądać przeprowadzenia raportu Z / zamknięcia kasy fiskalnej w trakcie kontroli.

Ponadto należy zauważyć, że w przypadku zgłoszenia zastrzeżeń w trakcie kontroli gotówki może zostać przeprowadzona kontrola zewnętrzna: por. § 146b ust. 3: „Jeżeli ustalenia dokonane podczas kontroli gotówki dają ku temu podstawę, można przeprowadzić kontrolę zewnętrzną zgodnie z § 193 bez uprzedniego nakazu kontroli”.