Każdy system przetwarzania danych (system DV) musi posiadać jasno uporządkowaną dokumentację proceduralną zgodnie z RN 151 wytycznych GoBD. Wytyczne GoBD (zasady prawidłowego zarządzania i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej, a także dostępu do danych) obowiązują od 1 stycznia 2015 r., a dokumentacja proceduralna musi być dostępna od tej daty. Dokumentacja proceduralna musi opisywać wszystkie procesy techniczne i organizacyjne związane z operacjami przetwarzania danych. Oznacza to, że treść, struktura, przebieg i wyniki operacji przetwarzania danych muszą być w pełni i jednoznacznie widoczne. Dokumentacja musi być weryfikowalna przez niezależnego eksperta w rozsądnym terminie.
Dokumentacja proceduralna jest obowiązkiem!
Opisana dokumentacja proceduralna musi być true. Nie może występować żadnych rozbieżności między opisanymi a rzeczywistymi procesami.
Zmiany w dokumentacji procesowej muszą być możliwe do prześledzenia w czasie (na przykład w wersjach) wraz z historią zmian.
System księgi głównej oraz systemy nadrzędne i podrzędne stanowią systemy przetwarzania danych zgodnie z GoBD, na przykład: ewidencja środków trwałych, rozliczanie wynagrodzeń, systemy kasowe, systemy płatnicze...
Wymogi zgodnie z GoBD
GoBD pkt 152: Dokumentacja proceduralna opisuje zamierzony proces organizacyjny i techniczny, np. w przypadku dokumentów elektronicznych, dotyczący pochodzenia informacji, indeksowania, przetwarzania i przechowywania, przejrzystego wyszukiwania i możliwości wykorzystania przez maszyny, ochrony przed utratą i zniekształceniem oraz odtwarzania. GoBD pkt 153: Dokumentacja procesowa składa się zazwyczaj z opisu ogólnego, dokumentacji użytkownika, dokumentacji technicznej systemu oraz dokumentacji operacyjnej. W dokumentacji proceduralnej należy uwzględnić zarówno paragony i dokumenty w formie papierowej, jak i pliki elektroniczne. Brak dokumentu w formie papierowej nie może wpływać na możliwość identyfikowalności i weryfikowalności (GoBD, pkt 141). |
Więcej informacji można znaleźć w GoBD.
Zawartość dokumentacji proceduralnej
Dokumentacja proceduralna musi składać się z części ogólnej, dokumentacji użytkownika, dokumentacji technicznej systemu oraz dokumentacji operacyjnej.
Część ogólna dokumentacji proceduralnej
Część ta opisuje ogólną organizację i strukturę przedsiębiorstwa, w tym:
- Organizacja procesów
- Zakres zastosowania systemu POS
- Struktura organizacyjna
- Infrastruktura
- Schemat organizacyjny
Dokumentacja użytkownika
Ta część dokumentacji procesowej zawiera informacje dotyczące procesów technicznych, takich jak gromadzenie danych, koordynacja, audyt i generowanie wyników w przedsiębiorstwie, na przykład
- Instrukcje pracy dla pracowników
- Instrukcje eksploatacyjne
- Podręczniki użytkownika
- Opisy programów
Dokumentacja techniczna systemu
Dokumentacja techniczna systemu ma na celu dostarczenie informacji dotyczących stosowanego oprogramowania, sprzętu, sieci, aplikacji ASP lub Cloud, a także istniejących struktur danych i interfejsów.
- Dokumentacja sterowania maszynami
- Dokumentacja procedur bazodanowych i innych reguł przetwarzania
- Dokumentacja dotycząca obsługi błędów w systemie
- Zawartość tabel bazy danych
- Interfejsy z innymi systemami
Dokumentacja operacyjna
W niniejszej części wyjaśniono i udokumentowano procesy organizacyjne w przedsiębiorstwie, a także prawidłowe stosowanie systemów komputerowych, takich jak
- Integralność danych
- Procedury tworzenia kopii zapasowych danych
- Release of new or modified programs and program versions
- Uprawnienia dostępu
Każda firma musi wdrożyć system kontroli wewnętrznej (ICS) w ramach dokumentacji proceduralnej (patrz GOBDRN 102).
Co należy zrobić w przypadku braku dokumentacji pisemnej?
W przypadku braku dokumentacji pisemnej należy ją sporządzić jak najszybciej. W tym celu należy uwzględnić aktualne procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Jako podstawę można wykorzystać istniejące opisy, takie jak pisemne instrukcje robocze i organizacyjne. Ponadto pomocne mogą być również notatki pracowników operacyjnych, a także opisy programów komputerowych, wytyczne dotyczące bezpieczeństwa itp. Głównym celem dokumentacji proceduralnej jest stworzenie kompletnego i przejrzyście uporządkowanego opisu, w którym nie występują sprzeczne instrukcje ani opisy.
Konsekwencje braku dokumentacji proceduralnej
Zgodnie z GoBD, jeżeli pomimo braku dokumentacji proceduralnej lub jej nieadekwatności kontrola może zostać przeprowadzona bez żadnych problemów, a tym samym nie ma to wpływu na identyfikowalność i weryfikowalność, nie występuje formalna nieprawidłowość o znaczeniu obiektywnym, która mogłaby stanowić podstawę do odrzucenia sprawozdania finansowego.
Przykładowa dokumentacja proceduralna została opracowana przez Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.
Ten artykuł został przetłumaczony automatycznie.
Komentarze
Komentarze: 0
Zaloguj się, aby dodać komentarz.