Los requisitos para los sistemas de punto de venta en Suecia se establecen en la Ley «SKVFS 2014:9 — Normativa de la Agencia Tributaria sueca sobre los requisitos para las cajas registradoras».
Requisitos generales para las cajas registradoras
| § 1 Una caja registradora debe contener un programa que controle las siguientes funciones |
| Si se utiliza el RetailForce Middleware, este controla las funciones técnicas. Esto incluye —además de otras funciones— la comunicación con una Unidad de Control Certificada (CCU). |
| § 2 Una caja registradora debe ser capaz de generar informes X e informes Z que cumplan los requisitos relativos a dichos informes. |
| Todos los campos necesarios para los informes X y Z se describen en el artículo «Requisitos de documentación en Suecia». |
| § 3 Los programas de caja registradora deben disponer de un número de versión que identifique de forma unívoca la versión del software. Este número debe modificarse cada vez que se modifique el software. |
| La versión del software de la caja registradora debe introducirse en el campo «Versión del software de la caja registradora» al crear una configuración sueca en el RetailForce portal. |
| § 4 El número de versión del software de caja registradora, así como el fabricante del software, deben poder consultarse en texto sin formato mediante una función del propio software de caja registradora. |
| Dicha funcionalidad deberá estar implementada en el software de caja registradora. |
| § 5 Queda prohibido el uso de equipos, sistemas o software que permitan eludir el registro o alterarlo posteriormente. |
| El empleo de programas «zapper», «phantomware» y sistemas análogos constituye un delito en Suecia. Lo mismo se aplica a cualquier funcionalidad del sistema de punto de venta que permita completar un proceso de pago sin enviar los datos a la denominada unidad de control (a través del RetailForce Middleware). |
| § 6 Las cajas registradoras deben contar con una designación de modelo y un número de serie. La designación de modelo debe incluir la indicación «SE». Si un software de caja registradora no está vinculado a un hardware específico, dicho software debe tener un número de serie único. |
| Al crear una configuración sueca en el RetailForce portal, se deben facilitar los datos relativos al hardware y al software de la caja registradora utilizados. |
| § 7 En Suecia, cada dispositivo de entrada debe registrarse como una caja registradora independiente y debe poseer un número de serie único (de conformidad con el capítulo 7, sección 3 (2011:1244)). |
| El «número de serie» al que se hace referencia aquí es el número de serie del hardware utilizado. |
| § 8 Si el sistema de punto de venta dispone de una función para fijar los precios de los productos o servicios, deberá ser posible obtener información sobre los precios vigentes a través de la misma. La tira de control o la memoria de registro deberán indicar cuándo se ha modificado la información sobre los precios. |
| Los cambios de precio pueden registrarse en el Registro de eventos técnicos (AuditLog) del RetailForce system (MasterDataItemPriceChange). |
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§ 9 Si la caja registradora pierde la conexión con la unidad de control conectada, no deberá ser posible completar la transacción de venta.
Los datos enviados y recibidos por la caja registradora hacia la unidad de control deben almacenarse en la memoria. |
| En caso de interrupción de la conexión con la unidad de control, los fabricantes de dichas unidades recomiendan emitir facturas en efectivo (en sueco: «kontantfaktura»), de conformidad con la normativa contable. |
| § 10 El volumen de negocio y otras transacciones corrientes deben registrarse en formato papel (tiras de control) o en formato electrónico (memoria del diario) para cada caja registradora (o cada unidad de registro/estación de entrada). Debe incluirse toda la información obligatoria. |
| Los datos de las transacciones pueden almacenarse de forma segura en RetailForce Cloud. Para obtener la información necesaria, consulte el artículo: «Requisitos de documentación en Suecia». |
| § 11 Si un sistema de punto de venta (SPV) dispone de una función de formación, aprendizaje o demostración, ello deberá indicarse en la documentación técnica del equipo. El uso de dichas funciones deberá registrarse. |
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Los comprobantes generados en modo de formación, aprendizaje o demostración deben marcarse como tales (véase: «Requisitos de documentación en Suecia
»). Asimismo, es necesario registrar el uso de esta función en el AuditLog
(véase «Registro técnico de eventos
»). |
| § 12 Una caja registradora no debe poseer ninguna función no documentada. La documentación debe estar en sueco o en inglés. |
| La documentación de la caja registradora deberá estar en sueco o en inglés. |
Funciones obligatorias
| § 1 Una caja registradora debe poder gestionar la caja chica y el cambio de la misma. |
| El saldo de caja se gestiona mediante los tipos de documento «PayIn», «PayOut», «OpeningBalance», así como «EndOfDay» e «Inventory». |
| § 2 Una caja registradora debe poder gestionar diferentes tipos de medios de pago. |
| En el artículo enlazado se describen los distintos tipos de pago compatibles con el middleware fiscal. |
| § 3 Las cajas registradoras pueden ser utilizadas por varias empresas. No obstante, los registros deben mantenerse por separado para cada empresa. Del mismo modo, los registros de las estaciones de entrada (thin clients) dentro de una misma empresa deben mantenerse por separado. |
| El middleware fiscal de RetailForce es totalmente compatible con el modelo multitenant. Una instalación puede contener varios «clientes» con diferentes configuraciones. A cada cliente se le puede asignar su propia empresa o caja registradora/estación de entrada. |
| § 4 La información sobre la configuración del punto de venta debe poder recuperarse. Esto debe cumplir con los requisitos relativos al historial de procesamiento del capítulo 5, § 11, de la Ley de Contabilidad (1999:1078).* |
| En esencia, esto significa que los registros deben estar completos y sin lagunas. Además de las transacciones de venta propiamente dichas, también deben registrarse todas las demás operaciones de la caja registradora. Se recomienda transferir todos los tipos de documentos utilizados por la caja registradora al RetailForce Middleware y utilizar las funciones del Registro técnico de eventos. |
| § 5 Si la caja registradora permite emitir copias de recibos, recibos de formación o recibos proforma, dichos documentos deberán marcarse como corresponda. |
| Copia del recibo (kopia), recibo de formación (övning), recibo proforma (ej kvitto); véase también: Requisitos documentales en Suecia. |
| § 6 Las cajas registradoras en Suecia deben poder enviar y recibir datos de una unidad de control o un sistema de control. |
| Esta funcionalidad se implementa mediante el RetailForce Middleware. |
| § 7 La caja registradora debe enviar recibos de caja, recibos de devolución, copias de recibos, recibos de formación y recibos proforma a su unidad de control o sistema de control. Los datos de los recibos se indicarán en coronas suecas o en ören. |
| Se recomienda implementar todos los tipos de documentos utilizados, ya que estos también deben registrarse en el historial de procesamiento*. |
Funciones no permitidas
| § 1 Una caja registradora no deberá disponer de ninguna función que permita a un usuario eliminar, modificar o añadir datos a entradas que ya se hayan realizado. |
| Los datos transmitidos al RetailForce Middleware se transfieren de forma inmediata al archivo en la nube y se almacenan allí de manera inalterable. |
| § 2 Una caja registradora no deberá estar diseñada de tal forma que sea posible registrar importes de venta sin que la caja registradora imprima simultáneamente un recibo en papel o cree y envíe un recibo electrónico. |
| La obligación de emitir el recibo, así como la garantía de esta funcionalidad, debe ser asumida por la caja registradora. |
| § 3 Una caja registradora no debe poder imprimir más de una copia de un recibo. Esto se aplica independientemente de si el recibo es en papel o en formato electrónico. |
| El número de reimpresiones de recibos puede registrarse en el middleware fiscal (ReprintCount). El firmware de la caja registradora debe impedir la creación de múltiples reimpresiones (copias). |
| § 4 La caja registradora no deberá incorporar ninguna funcionalidad que permita modificar el texto preprogramado asociado a artículos y servicios durante el registro. |
| El firmware de la caja registradora deberá garantizar el cumplimiento de esta disposición. |
* Documentación del sistema e historial
de procesamiento 11 § La empresa deberá elaborar una descripción de la organización y la estructura del sistema contable necesaria para obtener una visión general del mismo (documentación del sistema). La empresa deberá asimismo elaborar descripciones de las operaciones de procesamiento llevadas a cabo en el sistema que permitan rastrear sin dificultad el procesamiento de cada uno de los asientos (historial de procesamiento).
Si la empresa dispone de varios registros contables independientes, la documentación del sistema deberá indicar, para cada registro, dónde puede consultarse la información de los demás registros.
Este artículo ha sido traducido automáticamente.
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