Las empresas que utilicen cajas registradoras en Suecia para registrar transacciones comerciales deben comunicar sus sistemas de caja registradora a las autoridades fiscales suecas.
Deben realizarse las siguientes notificaciones:
- Registro de cajas registradoras
- Cambios en las circunstancias
- Notificación de averías y fallos de funcionamiento
- Retirada del sistema de caja registradora
La propia entidad puede cumplimentar fácilmente estas declaraciones mediante los servicios electrónicos de la Agencia Tributaria.
El servicio electrónico también puede ser utilizado por un representante autorizado designado como oficina de registro del equipo. La oficina de registro puede registrarse directamente a través del servicio electrónico «Representantes autorizados y poderes notariales» o mediante el formulario SKV 4859.
Registro de cajas registradoras
Al poner en servicio un nuevo sistema de punto de venta o de caja registradora,
- todos los dispositivos de caja registradora y
- las unidades de control certificadas (certifierade kontrollenheter en sueco)
que se vayan a utilizar, deben comunicarse a las autoridades fiscales, por ejemplo, mediante sus servicios electrónicos.
La confirmación del registro se emite en el plazo de una semana. Transcurrido aproximadamente un mes, la autoridad fiscal enviará a la empresa registrante
- un certificado de registro y
- una etiqueta adhesiva, que deberá colocarse de forma segura y visible en la caja registradora. La etiqueta muestra el ID de la caja registradora y de la unidad de control.
Las cajas registradoras pueden utilizarse desde el momento de la notificación (p. ej., a través de los servicios electrónicos). No es necesario esperar a recibir las etiquetas adhesivas.
Modificaciones de los parámetros operativos
Cualquier modificación de las circunstancias deberá comunicarse a la autoridad fiscal en un plazo de dos semanas, computado a partir de la fecha de la variación.
Ejemplos de cambios en las circunstancias:
- Adquisición de otro equipo de registro de ventas (de otro fabricante),
- sustitución del equipo existente (por ejemplo, debido a una avería),
- enajenación del equipo o modificación de la dirección fiscal.
Notificación de incidencias y fallos de funcionamiento
Los fallos de funcionamiento deben comunicarse a las autoridades fiscales lo antes posible, especialmente en caso de averías permanentes.
En caso de averías, las ventas deben registrarse en otra caja registradora conectada a una unidad de control. Si esto no fuera posible, pueden emitirse facturas en efectivo.
Si tampoco resulta factible emitir facturas en efectivo, las ventas deberán documentarse mediante otro procedimiento contable adecuado. De conformidad con la Ley de Contabilidad y las normas del Consejo Sueco de Normas de Contabilidad Financiera, basta con que la transacción de venta quede registrada en un libro de caja o en un informe de caja. En tales supuestos, las ventas no deberán registrarse posteriormente en la caja registradora. Para estos casos, podrán utilizarse talonarios de recibos para documentar las ventas y entregar comprobantes a los clientes.
Puesta fuera de servicio de una caja registradora
La baja definitiva de un sistema de caja registradora, por ejemplo, en caso de venta o de baja planificada, debe notificarse a las autoridades fiscales (p. ej., a través del e-Service) del mismo modo que la puesta en servicio.
La unidad de control de la caja registradora debe conservarse de forma segura durante al menos 12 meses tras el cese de su uso. Si la unidad de control se vende junto con la caja registradora, el propietario anterior es responsable de garantizar que la información se ponga a disposición de la oficina tributaria en caso de auditoría.
Puede encontrar más información en la página web de la Agencia Tributaria de Suecia.
Este artículo ha sido traducido automáticamente.
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