Inspección de cajas registradoras en Alemania – RetailForce

Desde el 1 de enero de 2018, los inspectores del BMF y de las oficinas locales de Hacienda llevan a cabo periódicamente las denominadas «inspecciones de cajas registradoras» («Kassen-Nachschau»). Se verifica la regularidad de los registros en el sistema de caja registradora. Las inspecciones se llevan a cabo sin previo aviso y también se realizan al margen de la denominada auditoría externa (= auditoría global de los hechos relevantes a efectos fiscales de una empresa sujeta a impuestos) [2].

En el marco de una inspección de caja registradora, los representantes de la administración tributaria están facultados para acceder a las instalaciones comerciales de la empresa durante el horario comercial y laboral habitual. Si ya se está trabajando o se sigue trabajando fuera de dicho horario, también pueden hacerlo en esos momentos. Sin embargo, durante la inspección de caja, los inspectores no tienen derecho a realizar registros. Por supuesto, el inspector debe identificarse [5].

¿Qué se inspecciona?

La inspección de la caja registradora comprueba si se cumplen los siguientes requisitos:

¿Se dispone del «dispositivo técnico de seguridad» (TSE, «Technische Sicherheitseinrichtung») y se utiliza correctamente? (art. 146a de la Ley General Tributaria + KassenSichV) [1], [4].
¿Se cumple la obligación de emitir recibos? (art. 146a, apdo. 2, del Código Fiscal alemán (AO))
La integridad de los datos (KassenSichV).

¿Cómo se lleva a cabo la auditoría y qué información debe facilitarse?

Inspección encubierta

Durante una inspección encubierta, el inspector no revela su identidad en un primer momento. Al igual que un cliente normal, adquiere un producto o servicio de la empresa. De este modo, se determina si la empresa, de conformidad con los requisitos legales, cumple con la obligación de emitir recibos y si los datos se procesan a través de un dispositivo técnico de seguridad certificado, por ejemplo, mediante el escaneo por parte del inspector del código QR que figura en el recibo (que contiene datos del TSE).

Verificación de datos

Los auditores financieros también tienen derecho a inspeccionar los datos del sistema de registro electrónico («caja registradora»). Aquí es donde entra en juego la denominada interfaz digital uniforme. Los datos deben ponerse a disposición periódicamente en el formato de exportación prescrito (formato DSFinV-K).

Si se emplea RetailForce Cloud Archive para la custodia de los registros de ventas, dichos registros pueden exportarse directamente desde RetailForce Cloud. Para instrucciones detalladas sobre la extracción de datos, consulte el artículo siguiente: Exportación de datos para la auditoría de la caja registradora en Alemania.

En el marco de una auditoría de caja registradora, se revisan los registros, los libros y otros documentos organizativos relevantes para la gestión de efectivo correspondientes a un período de tiempo determinado; por lo tanto, deben presentarse los siguientes documentos:

los registros actuales de la caja registradora,
los registros históricos de caja correspondientes a todo el período de conservación legal (10 años —§ 147, apartado 3, de la Ley General Tributaria [3]); esta obligación se extiende también a las cajas registradoras que hayan sido cerradas o dadas de baja,
la documentación de procedimientos («Verfahrensdokumentation») (instrucciones de funcionamiento, instrucciones de programación y protocolos de recopilación de datos sobre los cambios de programa realizados),
Además, el auditor podrá exigir la generación de un informe Z o un cierre de caja registradora durante la auditoría.

Asimismo, cabe señalar que, si se plantean reclamaciones en el transcurso de la inspección de caja, podrá llevarse a cabo una auditoría externa: véase el § 146b, apartado 3: «Si los resultados obtenidos durante la inspección de caja lo justifican, podrá llevarse a cabo una auditoría externa con arreglo al § 193 sin necesidad de una orden de auditoría previa».