Cada sistema de tratamiento de datos (sistema DV) debe disponer de una documentación de procedimientos claramente estructurada, de conformidad con la norma RN 151 de la GoBD. La GoBD (principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos) está en vigor desde el 1 de enero de 2015, y la documentación de procedimientos también debe estar disponible desde esa fecha. Dicha documentación debe describir todos los procesos técnicos y organizativos de las operaciones de tratamiento de datos. Esto implica que el contenido, la estructura, el proceso y los resultados de dichas operaciones deben ser visibles de forma completa y concluyente. La documentación deberá ser verificable por un tercero experto en un plazo razonable.
La documentación de procedimientos es una obligación.
La documentación de procedimientos descrita debe ser veraz; no deben existir discrepancias entre los procesos descritos y los efectivamente implementados.
Los cambios en la documentación de los procesos deben poder rastrearse históricamente (por ejemplo, en versiones) mediante un historial de modificaciones.
El sistema de contabilidad general y los sistemas previos y subsistemas son sistemas de tratamiento de datos según la normativa GoBD; por ejemplo: contabilidad de activos fijos, contabilidad de nóminas, sistemas de caja registradora, sistemas de pago...
Requisitos según la GoBD
GoBD, apartado 152: La documentación de los procedimientos describe el proceso previsto, tanto desde el punto de vista organizativo como técnico —por ejemplo, en el caso de los documentos electrónicos—, en lo que respecta al origen de la información, la indexación, el tratamiento y el almacenamiento, la recuperación clara y la explotabilidad automática, la protección contra la pérdida y la alteración, así como la reproducción. GoBD, apartado 153: La documentación de procesos suele constar de una descripción general, una documentación para el usuario, una documentación técnica del sistema y una documentación operativa. Los recibos y documentos en formato papel deben incluirse en la documentación de los procedimientos, al igual que los archivos electrónicos. La ausencia de un documento en papel no debe afectar a la trazabilidad y verificabilidad (GoBD, apartado 141). |
Puede encontrar más información en la GoBD.
Contenido de la documentación de procedimientos
La documentación de los procedimientos debe constar de una parte general, una documentación para el usuario, una documentación técnica del sistema y una documentación operativa.
Parte general de la documentación de procedimientos
Esta sección describe la organización y la estructura generales de la empresa, tales como:
- Organización de los procesos
- Ámbito de aplicación del sistema de punto de venta
- Estructura organizativa
- Infraestructura
- Organigrama
Documentación para el usuario
Esta sección de la documentación del proceso proporciona información sobre los procesos técnicos, tales como la recopilación de datos, la coordinación, la auditoría y la generación de resultados en la empresa, tales como
- Instrucciones de trabajo para el personal
- Instrucciones de funcionamiento
- Manuales de usuario
- Descripciones de programas
Documentación técnica del sistema
La documentación técnica del sistema tiene por objeto proporcionar información sobre qué software se utiliza, qué hardware, redes, aplicaciones ASP o en la Cloud están en uso y qué estructuras de datos e interfaces existen.
- Documentación sobre el control de máquinas
- Documentación de los procedimientos de la base de datos y otras reglas de procesamiento
- Documentación sobre la gestión de errores en el sistema
- Contenido de las tablas de la base de datos
- Interfaces con otros sistemas
Documentación operativa
En esta sección se explican y documentan los procesos organizativos de la empresa, así como la correcta aplicación de los sistemas informáticos, tales como
- La integridad de los datos
- Procedimientos de copia de seguridad de los datos
- Liberación de nuevos programas o versiones modificadas
- Gestión de permisos de acceso
Cada empresa debe haber implantado un sistema de control interno (SCI) como parte de la documentación de procedimientos (véase GOBDRN 102).
¿Qué hacer si no existe documentación escrita?
En caso de que no exista documentación escrita, deberá elaborarse lo antes posible. Para ello, deben tenerse en cuenta los procesos actuales de la empresa. Las descripciones existentes, como las instrucciones de trabajo y organizativas por escrito, pueden servir de base. Además, también pueden resultar útiles las notas de los empleados de operaciones, así como las descripciones de programas informáticos, las directrices de seguridad, etc. El objetivo principal de la documentación de procedimientos es ofrecer una descripción completa y claramente estructurada en la que no existan instrucciones o descripciones contradictorias.
Consecuencias de la falta de documentación de procedimientos
Según la normativa GoBD, si, a pesar de la ausencia de una documentación de procedimientos o de que esta sea inadecuada, se puede llevar a cabo una inspección sin problemas y, por lo tanto, la trazabilidad y la verificabilidad no se ven afectadas, no existe ninguna deficiencia formal con peso objetivo que justifique el rechazo de la contabilidad.
La Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung ha elaborado un modelo de documentación de procedimientos.
Este artículo ha sido traducido automáticamente.
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