Die Anforderungen an Registrierkassen in Schweden, werden im Gesetz "SKVFS 2014:9 - Die Vorschriften der schwedischen Steuerbehörde über die Anforderungen an Registrierkassen".
Allgemeine Anforderungen an Registrierkassen
§ 1 Eine Registrierkasse muss ein Programm enthalten, welches die nachfolgenden Funktionen steuert |
Wird die RetailForce Fiskal Middleware eingesetzt, so steuert diese die technischen Funktionen. Dies beinhaltet - unter anderem - die Ansteuerung einer Zertifizierten Kontrolleinheit. |
§ 2 Eine Registrierkasse muss X-Berichte und Z-Berichte erstellen können, die den Anforderungen hinsichtlich dieser Berichte erfüllen. |
Alle notwendigen Berichtsfelder für X- und Z-Berichte werden im Beitrag "Beleganforderungen in Schweden" beschrieben |
§ 3 Registrierkassenprogramme müssen eine Versionsnummer, zur eindeutigen Bezeichnung der Softwareversion, aufweisen. Diese ist bei jeder Änderung der Software zu ändern. |
Die Softwareversion der Kassensoftware muss bei Erstellung einer schwedischen Konfiguration im RetailForce Portal im Feld "Cash register software version" eingetragen werden. |
§ 4 Die Versionsnummer der Kassensoftware sowie der Softwarehersteller müssen in der Kassensoftware über eine Funktion in Klartext abrufbar sein |
Diese Funktion muss von der Kassensoftware bereitgestellt werden. |
§ 5 Die Verwendung von Geräten, Systemen oder Software, welche eine Umgehung oder eine nachträglich Veränderung der Aufzeichnung ermöglicht, ist verboten. |
Der Einsatz von Zapper-Programmen, Phantomware und ähnlichen Systemen ist in Schweden unter Strafe gestellt. Ebenso eine Funktion der Registrierkasse, welche es ermöglicht, einen Kassiervorgang abzuschließen, ohne dass die Daten an die s.g. Kontrolleinheit (via die RetailForce Fiskal Middleware) gesendet wurden. |
§ 6 Registrierkasse müssen eine Modellbezeichnung und eine Seriennummer besitzen. Die Modellbezeichnung muss die Bezeichnung "SE" enthalten. Wenn eine Kassensoftware nicht an eine bestimmte Hardware gebunden ist, muss die Kassensoftware mit einer eindeutigen Seriennummer versehen werden. |
Angaben zur eingesetzten Kassen Hard- und -Software müssen bei Erstellung einer schwedischen Konfiguration im RetailForce Portal gemacht werden. |
§ 7 Jedes Eingabegerät muss in Schweden als eigene Registrierkasse gemeldet werden und mit einer eindeutigen Seriennummer ausgestattet sein (gemäß Kapitel 7, Abschnitt 3 (2011:1244)). |
Die "Seriennummer" ist hier die Seriennummer der verwendeten Hardware. |
§ 8 Verfügt eine Registrierkasse über eine Funktion zur Preisauszeichnung von Waren oder Dienstleistungen, muss es möglich sein, Informationen über die aktuellen Preise von der Registrierkasse zu erhalten. Der Kontrollstreifen oder der Protokollspeicher muss anzeigen, wenn die Preisinformationen geändert wurden. |
Preisänderungen können im Technischen Ereignisprotokoll (AuditLog) des RetailForce Systems aufgezeichnet werden (MasterDataItemPriceChange). |
§ 9 Wenn die Registrierkasse die Verbindung zur angeschlossenen Kontrolleinheit verliert, darf es nicht möglich sein die Verkaufstransaktion abzuschließen. Von der Registrierkasse an die Kontrolleinheit gesendete und empfangene Daten, müssen gespeichert werden. |
Sollte die Verbindung zur Kontrolleinheit unterbrochen werden, empfehlen Hersteller von Kontrolleinheiten, Bar-Rechnungen (Schwedisch: "kontantfaktura"), auf Basis der Buchhaltungsvorschriften, auszustellen. |
§ 10 Umsätze und sonstige laufende Transaktionen müssen, je Registrierkasse (bzw. je Erfassungseinheit / Eingabestation), in Papierform (Kontrollstreifen) oder in elektronischer Form (Journalspeicher) aufgezeichnet werden. Sämtliche Pflichtangaben müssen enthalten sein. |
Transaktionsdaten können in der RetailForce Cloud sicher aufbewahrt werden. Zu den notwendigen Angaben, siehe Beitrag: "Beleganforderungen in Schweden". |
§ 11 Besitzt eine Registrierkasse eine Trainings-, Schulungs,- bzw. Demo-Funktion, so muss dies in der Dokumentation der Kasse beschrieben sein. Die Benutzung derartiger Funktionen muss aufgezeichnet werden. |
Belege, welche im Trainings-,Schulungs-, bzw. Demo-Modus erstellt werden, müssen entsprechend gekennzeichnet werden (siehe: "Beleganforderungen in Schweden"). Auch ist es notwendig, die Verwendung dieser Funktion im AuditLog zu speichern (siehe dazu "Technisches Ereignisprotokoll / Event Log") |
§ 12 Eine Registrierkasse darf keine nicht-dokumentierten Funktionen besitzen. Die Dokumentation muss in schwedischer oder in englischer Sprache abgefasst sein. |
Dokumentation der Registrierkasse in Schwedisch oder Englisch |
Obligatorische Funktionen
§ 1 Eine Registrierkasse muss in der Lage sein, Wechselgeld und Wechselgeldänderungen zu verwalten. |
Die Verwaltung des Bargeldbestandes der Kasse erfolgt über die Dokumententypen PayIn, PayOut, OpeningBalance, sowie EndOfDay und Inventory |
§ 2 Eine Registrierkasse muss in der Lage sein, verschiedene Arten von Zahlungsmitteln zu verwalten. |
Unterschiedliche Zahlungsarten, welche von der Fiskal Middleware unterstützt werden, sind im verlinkten Artikel beschrieben. |
§ 3 Registrierkassen dürfen von mehreren Unternehmen verwendet werden. Die Aufzeichnungen müssen allerdings getrennt für jedes Unternehmen erfolgen. Ebenso müssen die Aufzeichnungen von Eingabestationen (Thin Clients), innerhalb eines Unternehmens, getrennt erfolgen. |
Die RetailForce Fiskal Middleware ist voll multi-mandanten fähig. Eine Installation kann mehrere "Clients", mit unterschiedlichen Konfigurationen, beinhalten. Jedem Client kann ein eigenes Unternehmen, bzw. eine eigene Registrierkasse / Eingabestation zugewiesen werden. |
§ 4 Informationen zur Konfiguration der Registrierkasse müssen abrufbar sein. Diese müssen den Anforderungen an die Verarbeitungshistorie gemäß Kapitel 5, § 11 des Buchführungsgesetzes (1999:1078) entsprechen.* |
Im Wesentlichen bedeutet dies, dass die Aufzeichnungen vollständig und lückenlos erfolgen muss. Neben reinen Verkaufstransaktionen sind auch alle anderen Vorgänge der Registrierkasse aufzuzeichnen. Wir empfehlen, sämtliche von der Registrierkasse verwendeten Belegarten an die RetailForce Fiskal Middleware zu übertragen und die Funktionen des Technischen Ereignisprotokolls zu nutzen. |
§ 5 Wenn über eine Registrierkasse Belegkopien, Trainingsbelege oder Proforma-Belege ausstellen werden können, müssen diese Dokumente entsprechen gekennzeichnet werden. |
Belegkopie (kopia), Trainingsbeleg (övning), Proforma-Beleg (ej kvitto); siehe dazu auch: Beleganforderungen in Schweden. |
§ 6 Registrierkassen in Schweden müssen in der Lage sein, Daten an ein Kontrollsystem zu senden und vom Kontrollsystem zu empfangen. |
Diese Funktion wird über die RetailForce Fiskal Middleware bereitgestellt. |
§ 7 Eine Registrierkasse muss Kassenbelege, Rückgabebelege, Belegkopien, Trainingsbelege und Pro-forma-Belege an ihre Kontrolleinheit oder ihr Kontrollsystem senden. Die Empfangsdaten sind in schwedischen Kronen oder Ören anzugeben. |
Wir empfehlen die Implementierung sämtlicher verwendeter Belegarten, da diese im Sinne der Verarbeitungshistorie* ebenfalls aufgezeichnet werden müssen. |
Nicht erlaubte Funktionen
§ 1 Eine Registrierkasse darf über keine Funktion verfügen, die es einem Benutzer ermöglicht, bereits vorgenommene Eintragungen zu löschen, zu ändern oder zu ergänzen. |
Daten, welche an die RetailForce Fiskal Middleware übermittelt werden, werden unmittelbar an das Cloud Archiv übermittelt und dort unveränderbar gespeichert. |
§ 2 Eine Registrierkasse darf nicht so konstruiert sein, dass es möglich ist, Verkaufsbeträge zu erfassen, ohne dass die Registrierkasse gleichzeitig einen Papierbeleg ausdruckt oder einen elektronischen Beleg erstellt und versendet. |
Belegerteilungspflicht, Absicherung dieser Funktion muss durch die Registrierkasse erfolgen. |
§ 3 Eine Registrierkasse darf nicht in der Lage sein, mehr als ein Exemplar eines Kassenbons zu drucken. Dies gilt unabhängig davon, ob die Quittung in Papier- oder elektronischer Form vorliegt. |
Die Anzahl der Belegnachdrucke kann in der Fiskal Middleware aufgezeichnet werden (ReprintCount). Das Erstellen mehrerer Nachdrucke (Kopien) muss durch die Kassensoftware unterbunden werden. |
§ 4 Eine Registrierkasse darf nicht über eine Funktion verfügen, die es ermöglicht, den vorprogrammierten Text auf Artikeln und Dienstleistungen während der Registrierung zu ändern. |
Dies muss durch die Kassensoftware abgesichert werden. |
* Systemdokumentation und Verarbeitungshistorie
11 § Das Unternehmen hat eine Beschreibung der Organisation und des Aufbaus des Rechnungswesens zu erstellen, die notwendig ist, um einen Überblick über das System zu erhalten (Systemdokumentation). Das Unternehmen hat ferner Beschreibungen der im System durchgeführten Verarbeitungsvorgänge zu erstellen, die es ermöglichen, die Verarbeitung der einzelnen Buchungen ohne Schwierigkeiten nachzuvollziehen (Verarbeitungshistorie).
Wenn das Unternehmen über mehrere getrennte Buchungssätze verfügt, sollte die Systemdokumentation für jeden Satz angeben, wo Informationen aus den anderen Sätzen abgerufen werden können.
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