Kassen-Nachschau in Deutschland – RetailForce Software GmbH

Die Prüfer des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) bzw. der lokalen Finanzämter führen, seit dem 1. Januar 2018, regelmäßig so genannte "Kassen-Nachschauen" durch. Dabei wird die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen im (Registrier-) Kassensystem überprüft. Die Prüfungen finden ohne Vorankündigung statt und werden auch außerhalb einer s.g. Außenprüfung (= Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte eines Steuerpflichtigen Unternehmens) durchgeführt [2].

Im Rahmen einer Kassen-Nachschau sind die Organe der Finanzverwaltung berechtigt, die Geschäftsgrundstücke und -räumlichkeiten des Unternehmen, grundsätzlich während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten zu betreten. Wird außerhalb dieser Zeiten bereits oder immer noch gearbeitet, auch zu diesen Zeiten. Während der Kassen-Nachschau haben die Prüfer aber kein Durchsuchungsrecht. Selbstverständlich muss sich der Prüfer ausweisen [5].

Was wird überprüft?

Die Kassen-Nachschau prüft ob folgende Sachverhalte eingehalten werden:

ist die "Technische Sicherheitseinrichtung" vorhanden und wird diese ordnungsgemäß eingesetzt? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
Wird die Belegausgabepflicht erfüllt? (§ 146a Abs. 2 AO)
Ordnungsmäßigkeit der Daten (KassenSichV).

Wie wird geprüft und was muss zur Verfügung gestellt werden?

Verdeckte Prüfung

Bei einer verdeckten Prüfung gibt sich der Prüfer zunächst nicht zu erkennen. Er erwirbt, wie ein normaler Kunde ein Produkt oder eine Dienstleistung vom Unternehmen. Auf diese Weise soll festgestellt werden, ob das Unternehmen, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, die Belegausgabepflicht erfüllt und die Daten über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung verarbeitet werden, indem der Prüfer etwa den am Kassenbon vorhandenen QR-Code scannt (beinhaltet TSE-Daten).

Datenprüfung

Die Finanzprüfer haben außerdem die Berechtigung Einsicht in die Daten des elektronischen Aufzeichnungssystems ("Registrierkasse) zu nehmen. Hier kommt die s.g. einheitliche digitale Schnittstelle ins Spiel. Die Daten sind regelmäßig im vorgeschriebenen Export-Format (DSFinV-K Format) zur Verfügung zu stellen.

Sofern das RetailForce Cloud Archiv für die Archivierung der Kassenaufzeichnungen verwendet wird, können diese aus der RetailForce Cloud exportiert werden. Unter dem nachfolgenden Artikel gelangen Sie zur Anleitung, wie ein Daten-Export durchgeführt werden kann: Datenexport für Kassen-Nachschau Deutschland.

Im Zuge einer Kassen-Nachschau werden Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum geprüft, daher müssen folgenden Unterlagen vorgelegt werden:

die aktuellen Kassenaufzeichnungen,
historische Kassenaufzeichnungen, über den gesamten Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre - § 147 Abs. 3 AO [3]), dies gilt auch für stillgelegte / außerbetrieb genommene Kassen,
Verfahrensdokumentation (Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen),
Weiters kann der Prüfer verlangen, dass während der Prüfung ein Kassensturz durchgeführt wird.

Weiters ist zu beachten: falls es im Zuge der Kassennachschau zu Beanstandungen kommt, kann in eine Außenprüfung übergegangen werden: Vgl. dazu § 146b Abs. 3: "Wenn die bei der Kassen-Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 übergegangen werden."