Für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) muss nach RN 151 der GoBD eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist seit 1.1.2015 in Kraft und auch seit diesem Zeitpunkt muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Die Verfahrensdokumentation muss alle technischen und organisatorischen Prozesse des DV-Verfahrens beschreiben. Dadurch müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
Die Verfahrensdokumentation ist eine Pflicht!
Die beschriebene Verfahrensdokumentation muss auch gelebt werden. Es dürfen keine Abweichungen zwischen dem beschriebenen und tatsächlichen Abläufen bestehen.
Änderungen in der Verfahrensdokumentation müssen, mit einer Änderungshistorie, historisch nachvollziehbar sein (z.B. Versionen).
Als DV-System (im Sinne der GoBD) gelten insbesondere das Hauptbuchführungssystem und die Vor- und Nebensysteme, z.B. Anlagenbuchführung, Lohn- Gehaltsabrechnungen, Kassensysteme, Zahlungsverkehrssystem,...
Anforderungen nach den GoBD
GoBD Rn. 152: Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. GoBD Rn. 153: Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Belege, Unterlagen und Dokumente in Papierform sind in der Verfahrensdokumentation wie elektronische Dateien zu berücksichtigen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen (GoBD Rn. 141). |
mehr dazu finden Sie in der GoBD.
Inhalte der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation muss aus einem allgemeinen Teil, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation bestehen.
Allgemeiner Teil der Verfahrensdokumentation
In diesem Teil wird die allgemeine betriebliche Organisation und der betriebliche Aufbau des Unternehmens beschrieben, wie beispielsweise:
- Ablauforganisation
- Anwendungsfeld des Kassensystems
- Aufbauorganisation
- Netzinfrastruktur
- Organigramm
Anwenderdokumentation
Dieser Teil der Verfahrensdokumentation gibt Auskunft über die fachlichen Prozesse, d.h. die Datenerfassung, Abstimmung, Prüfung und Ausgabe im Unternehmen, wie beispielsweise
- Arbeitsanweisungen an das Personal
- Bedienungsanleitungen
- Benutzerhandbücher
- Programmbeschreibungen
Technische Systemdokumentation
Die technische Systemdokumentation soll Auskunft geben welche Software genutzt wird, welche Hardware, Netzwerke, ASP- oder Cloud-Anwendungen im Einsatz sind und welche Daten-Strukturen bestehen und welche Schnittstellen es gibt.
- Dokumentation über die maschinelle Kontrolle
- Dokumentation der Datenbankprozeduren und andere Verarbeitungsregeln
- Dokumentation über die Behandlung von Fehlern im System
- Inhalte der Datenbanktabellen
- Schnittstellen zu anderen Systemen
Betriebsdokumentation
Dieser Teil erklärt und dokumentiert die organisatorischen Abläufe im Unternehmen und auch die ordnungsgemäße Anwendung der DV-Systeme, wie beispielsweise
- Datenintegrität
- Datensicherungsverfahren
- Freigaben von neuen bzw. geänderten Programmen und Programmversionen
- Zugangsberechtigungen
Jedes Unternehmen muss ein internes Kontrollsystem (IKS) eingesetzt haben, als Bestandteil der Verfahrensdokumentation (vgl. RN 102 der GoBD).
Was tun, wenn eine schriftliche Verfahrensdokumentation fehlt?
Liegt keine schriftliche Verfahrensdokumentation vor, sollte dies möglichst rasch erstellt werden. Hierfür sind die aktuellen Abläufe im Unternehmen zu berücksichtigen. Bereits vorhandene Beschreibungen, wie beispielsweise schriftliche Arbeits- und Organisationsanweisungen können als Basis herangezogen werden. Weiters können auch Notizen von Mitarbeitern von Betriebsabläufen, sowie EDV-Programmbeschreibungen, Sicherheitsrichtlinien etc. hilfreich sein. Die Verfahrensdokumentation soll vor allem vollständig sein, klare Strukturen enthalten und widersprüchliche Anweisungen oder Beschreibungen vermeiden.
Folgen bei einer fehlenden Verfahrensdokumentation
Wenn sich trotz fehlender oder unzureichender Verfahrensdokumentation eine Prüfung problemlos durchführen lässt und somit die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinflusst ist, liegt laut GoBD kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Eine Musterverfahrensdokumentation wurde von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung erstellt.
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