Kassenausfall (Deutschland)

In Deutschland bedeutet der Ausfall des elektronischen Aufzeichnungssystems (POS/Registrierkasse), dass auf dem betroffenen System kein normaler Kassiervorgang mehr möglich ist. Die maßgeblichen Pflichten ergeben sich aus § 146 AO, § 146a AO, der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sowie dem Anwendungserlass zur AO (AEAO).

Vorgehen bei Ausfall der Kasse/des POS

1. Auf ein anderes konformes elektronisches System umschalten (bevorzugt).
   Sofort auf eine weitere, TSE-ausgestattete und KassenSichV-konforme Kasse wechseln. Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO gilt weiter und entfällt nur in eng gefassten AEAO-Fällen (vollständiger Ausfall des Aufzeichnungssystems oder Ausfall der Druck-/Übertragungseinheit).
2. Wenn keine elektronische Ersatzkasse verfügbar ist -> manuell (auf Papier) aufzeichnen.
   Für die Dauer des Ausfalls lückenlose Papieraufzeichnungen führen (z. B. gebundenes Kassenbuch, Handquittungen mit Durchschrift). Ausfall dokumentieren (Beginn/Ende/Ursache) und Nachweise sichern (z. B. Reparatur- oder Technikerbericht). Diese Papierbelege sind die Prüfungsnachweise für den Ausfallzeitraum.
3. Sonderfall - nur TSE-Ausfall (Kasse funktioniert, Signatur fehlt).
   Betrieb darf fortgesetzt werden; TSE-Ausfall dokumentieren (Beginn/Ende/Ursache) und auf den Belegen sichtbar kennzeichnen (z. B. fehlende Transaktionsnummer/Hinweis „TSE-Ausfall“). Störung unverzüglich beheben; Belegausgabepflicht bleibt bestehen.
   • Bei TSE-Störung erzeugt unser RetailForce-Dienst eine Offline-Signatur; nach Wiederverfügbarkeit der TSE erfolgt eine automatische Nachsignierung. Der Kassenprozess (createDocument → storeDocument/cancelDocument) bleibt gleich; die Fiskalantwort signalisiert den Ausfall (z. B. ErrorDescription / UserMessage / PrintMessage). Siehe RF-Artikel: Ausfall der TSE – Offline-Signatur.
4. Nach Wiederinbetriebnahme.
   Während des Ausfalls manuell aufgezeichnete Umsätze in die Buchführung übernehmen/abgleichen, damit die Beleg- und Verfahrenskette vollständig bleibt. Papieroriginale/Durchschriften gemäß AO aufbewahren. Für elektronische Zeiträume Exporte nach DSFinV-K bereitstellen; für den Ausfallzeitraum dienen Papierbelege + Ausfalldokumentation als Nachweis.

Quellen

• Abgabenordnung (AO) § 146
• Abgabenordnung (AO) § 146a
• Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) § 6 – Mindestangaben des Belegs
• BMF – AEAO zu § 146a
• RetailForce: Ausfall der TSE – Offline-Signatur