Kassenmeldung über RetailForce Portal – RetailForce

Diese Anleitung besteht aus zwei Phasen: der Vorbereitung, in der alle relevanten Stammdaten geprüft und konfiguriert werden, und der Durchführung, in der der eigentliche Meldeprozess abläuft.

Phase 1 – Stammdatenprüfung und -konfiguration

Warum: Nur vollständig und korrekt hinterlegte Stammdaten verhindern Fehler sowie Rückfragen der Finanzbehörden und bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Meldung.

Schritt 1 – Organisation: Grunddaten prüfen

Ziel: Sicherstellen, dass die Meldung der richtigen juristischen Entität zugeordnet wird.

Im Hauptmenü „Organisation“ wählen.
Gewünschte Organisation auswählen und im „Actions“-Menü auf „Details“ klicken.

Schritt 2 – Unternehmensdaten: Rechtsform & Kommunikation

Ziel: Gesetzlich korrekte Rechtsform hinterlegen und E-Mail für den Bestätigungslink festlegen.

Im Abschnitt „Legal Person“ die passende „Legal form“ auswählen (z. B. GmbH).
Unter „Communication“ die E-Mail-Adresse des Kassenbetreibers eintragen.

Schritt 3 – Unternehmensidentifikation: Steuernummern eintragen

Ziel: Eindeutige Zuordnung des Unternehmens durch ELSTER gewährleisten.

TaxNumber (Steuernummer): Format je Bundesland.
TaxOfficeNumber (Finanzamtsnummer): Abhängig vom Bundesland bestehen die ersten Ziffern der Steuernummer aus der Finanzamtsnummer. Diese kann 2 bis 4 Stellen lang sein und identifiziert das zuständige Finanzamt.
VatNumber (Umsatzsteuer-ID): EU-weit eindeutige Identifikation.

Schritt 4 – Terminal (Store-Ebene): Gerätedaten prüfen

Ziel: Gesetzlich geforderte Angaben zu jedem Kassensystem verifizieren.

In „Stores“ Filiale wählen und entsprechendes Terminal öffnen.
Folgende Felder ausfüllen:
- Platform Type: Betriebssystem (z. B. Android, Windows).
- Terminal Type: Kassensystem-Art (z. B. „PC-based cash register“).
- Purchase Date & Commissioning Date.
Im Abschnitt „Terminal Information“ Hardware- und Software-Details prüfen.

Hinweis: Nur Kassen, die bereits in Betrieb genommen wurden, können gemeldet werden.

Schritt 5 – Konfiguration: Lizenz zuweisen

Ziel: Funktion zur Meldung an die deutschen Finanzbehörden aktivieren.

Im Hauptmenü „Configuration → Licenses“ öffnen.
Sicherstellen, dass „POS- and TSE Announcement“ aktiviert ist.

Phase 2 – Durchführung der TSE-Meldung

Systemvoraussetzung: Für die Nutzung der Meldung über RF in Deutschland ist die Software-Version 1.10.1 (oder höher) zwingend erforderlich. Ältere Versionen werden nicht unterstützt.

Warum: In dieser Phase werden die geprüften Daten final validiert und an die Finanzbehörden übermittelt.