Kraven på kassaregister i Sverige fastställs i lagen ”SKVFS 2014:9 – Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister”.
Allmänna krav på kassaregister
| § 1 Ett kassaregister måste innehålla ett program som styr följande funktioner |
| Om RetailForce Middleware används styr detta de tekniska funktionerna. Detta inkluderar – förutom andra funktioner – kommunikationen med en certifierad kontrollenhet (CCU). |
| § 2 Ett kassasystem måste kunna generera X-rapporter och Z-rapporter som uppfyller kraven för dessa rapporter. |
| Alla nödvändiga rapportfält för X- och Z-rapporter beskrivs i artikeln ”Dokumentkrav i Sverige”. |
| § 3 Kassaapparatsprogram måste ha ett versionsnummer som entydigt identifierar programvaruversionen. Detta nummer måste ändras varje gång programvaran modifieras. |
| Programvaruversionen för kassasystemet måste anges i fältet ”Kassasystemets programvaruversion” när en svensk konfiguration skapas i RetailForce portalen. |
| § 4 Versionsnumret för kassasystemets programvara samt programvarutillverkaren måste kunna hämtas i klartext via en funktion i kassasystemets programvara. |
| Denna funktion måste tillhandahållas av kassasystemets programvara. |
| § 5 Användning av utrustning, system eller programvara som gör det möjligt att kringgå eller i efterhand ändra registreringen är förbjuden. |
| Användning av zapperprogram, phantomware och liknande system är straffbart i Sverige. Detsamma gäller en funktion i kassasystemet som gör det möjligt att slutföra en kassaaffär utan att data skickas till den så kallade styrenheten (via RetailForce Middleware). |
| § 6 Kassaregister måste ha en modellbeteckning och ett serienummer. Modellbeteckningen måste innehålla beteckningen ”SE”. Om kassasystemets programvara inte är knuten till en specifik hårdvara måste programvaran ha ett unikt serienummer. |
| Uppgifter om den använda kassahårdvaran och -programvaran måste anges när en svensk konfiguration skapas i RetailForce portalen. |
| § 7 Varje inmatningsenhet måste anmälas som ett separat kassaregister i Sverige och måste ha ett unikt serienummer (enligt kapitel 7, § 3 (2011:1244)). |
| Med ”serienummer” avses här serienumret på den hårdvara som används. |
| § 8 Om ett kassaregister har en funktion för prissättning av varor eller tjänster ska det vara möjligt att hämta information om aktuella priser från kassaregistret. Kontrollremsan eller loggminnet ska ange när prisinformationen har ändrats. |
| Prisändringar kan registreras i den tekniska händelseloggen (AuditLog) i RetailForce systemet (MasterDataItemPriceChange). |
|
§ 9 Om kassan förlorar anslutningen till den anslutna styrenheten får det inte vara möjligt att slutföra försäljningstransaktionen.
Data som skickas och tas emot av kassan till styrenheten måste lagras i minnet. |
| Om anslutningen till styrenheten avbryts rekommenderar tillverkarna av styrenheter att kontantfakturor utfärdas, i enlighet med redovisningsreglerna. |
| § 10 Omsättning och andra löpande transaktioner måste registreras i pappersform (kontrollremsor) eller i elektronisk form (journalminne) för varje kassaapparat (eller varje registreringsenhet/inmatningsstation). All obligatorisk information måste ingå. |
| Transaktionsdata kan lagras säkert i RetailForce Cloud. För nödvändig information, se artikeln: ”Dokumentkrav i Sverige”. |
| § 11 Om ett kassasystem har en tränings-, utbildnings- eller demofunktion måste detta beskrivas i kassasystemets dokumentation. Användningen av sådana funktioner måste registreras. |
|
Kvitton som skapas i utbildnings-, tränings- eller demoläge måste märkas därefter (se: ”Dokumentkrav i Sverige
”). Det är också nödvändigt att spara användningen av denna funktion i AuditLog
(se ”Teknisk händelselogg
”). |
| § 12 Ett kassaregister får inte ha några odokumenterade funktioner. Dokumentationen måste vara på svenska eller engelska. |
| Dokumentation av kassan på svenska eller engelska. |
Obligatoriska funktioner
| § 1 Ett kassasystem måste kunna hantera kontantkassa och växel i kontantkassan. |
| Kassaregistrets kassasaldo hanteras via dokumenttyperna PayIn, PayOut, OpeningBalance samt EndOfDay och Inventory. |
| § 2 Ett kassasystem måste kunna hantera olika typer av betalningsmedel. |
| Olika betalningssätt som stöds av middleware beskrivs i den länkade artikeln. |
| § 3 Kassaapparater kan användas av flera företag. Registreringen måste dock ske separat för varje företag. På samma sätt måste registreringen för inmatningsstationer (tunna klienter) inom ett företag ske separat. |
| RetailForce Middleware är fullt kompatibelt med fleranvändarmiljöer. En installation kan innehålla flera ”klienter” med olika konfigurationer. Varje klient kan tilldelas ett eget företag eller en egen kassaapparat/inmatningsstation. |
| § 4 Information om kassaapparatens konfiguration måste kunna hämtas. Detta måste uppfylla kraven på behandlingshistorik enligt kapitel 5, § 11 i bokföringslagen (1999:1078).* |
| I praktiken innebär detta att registreringarna måste vara fullständiga och utan luckor. Förutom rena försäljningstransaktioner måste även alla andra kassaoperationer registreras. Vi rekommenderar att alla dokumenttyper som används av kassan överförs till RetailForce Middleware och att funktionerna i den tekniska händelseloggen används. |
| § 5 Om kvittokopior, övningskvitton eller proformakvitton kan utfärdas via ett kassasystem måste dessa dokument märkas på lämpligt sätt. |
| Kvittokopia (kopia), övningskvitto (övning), proformakvitto (ej kvitto); se även: Dokumentkrav i Sverige. |
| § 6 Kassasystem i Sverige måste kunna skicka och ta emot data från en kontrollenhet eller ett kontrollsystem. |
| Denna funktion tillhandahålls via RetailForce Middleware. |
| § 7 Ett kassasystem måste skicka kontantkvitton, returkvitton, kvittoexemplar, övningskvitton och proformakvitton till sin kontrollenhet eller sitt kontrollsystem. Kvittodata ska anges i svenska kronor eller öre. |
| Vi rekommenderar att alla dokumenttyper som används implementeras, eftersom dessa också måste registreras i bearbetningshistoriken*. |
Funktioner som inte är tillåtna
| § 1 Ett kassasystem får inte ha någon funktion som gör det möjligt för en användare att radera, ändra eller lägga till uppgifter som redan har registrerats. |
| Data som överförs till RetailForce Middleware överförs omedelbart till molnarkivet och lagras där i en oföränderlig form. |
| § 2 Ett kassaregister får inte vara konstruerat på ett sådant sätt att det är möjligt att registrera försäljningsbelopp utan att kassaregistret samtidigt skriver ut ett papperskvitto eller skapar och skickar ett elektroniskt kvitto. |
| Skyldighet att dela kvitton; säkerställandet av denna funktion måste utföras av kassan. |
| § 3 Ett kassasystem får inte kunna skriva ut mer än ett kvitto. Detta gäller oavsett om kvittot är i pappersform eller elektronisk form. |
| Antalet utskrifter av kvitton kan registreras i Fiscal Middleware (ReprintCount). Kassasystemets programvara måste förhindra att flera utskrifter (kopior) skapas. |
| § 4 Ett kassasystem får inte ha en funktion som gör det möjligt att ändra den förprogrammerade texten om varor och tjänster under registreringen. |
| Detta måste säkerställas av kassasystemets programvara. |
* Systemdokumentation och behandlingshistorik
11 § Företaget ska upprätta en beskrivning av redovisningssystemets organisation och struktur som är nödvändig för att få en överblick över systemet (systemdokumentation). Företaget ska även upprätta beskrivningar av de behandlingsåtgärder som utförs i systemet och som gör det möjligt att utan svårigheter spåra behandlingen av enskilda poster (behandlingshistorik).
Om företaget har flera separata bokföringsregister bör systemdokumentationen för varje register ange var information från de andra registren kan hämtas.
Den här artikeln har översatts automatiskt.
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.