Zahteve za blagajne na Švedskem so določene v zakonu »SKVFS 2014:9 – Predpisi švedske davčne uprave o zahtevah za blagajne«.
Splošne zahteve za blagajne
| § 1 Blagajna mora vsebovati program, ki nadzira naslednje funkcije |
| Če se uporablja RetailForce Middleware, ta nadzira tehnične funkcije. To vključuje – poleg drugih funkcij – tudi komunikacijo s certificirano kontrolno enoto (CCU). |
| § 2 Blagajna mora biti sposobna ustvarjati X-poročila in Z-poročila, ki izpolnjujejo zahteve glede teh poročil. |
| Vsa potrebna polja za X- in Z-poročila so opisana v članku »Zahteve glede dokumentov na Švedskem«. |
| § 3 Programi za blagajne morajo imeti številko različice, ki edinstveno identificira različico programske opreme. To številko je treba spremeniti ob vsaki spremembi programske opreme. |
| Različico programske opreme blagajne je treba vnesti v polje »Različica programske opreme blagajne« ob ustvarjanju švedske konfiguracije v RetailForce portalu. |
| § 4 Številka različice programske opreme za blagajno ter proizvajalec programske opreme morata biti dostopna v obliki navadnega besedila prek funkcije v programski opremi za blagajno. |
| To funkcijo mora zagotoviti programska oprema za blagajno. |
| § 5 Uporaba opreme, sistemov ali programske opreme, ki omogoča izogibanje beleženju ali naknadno spreminjanje podatkov, je prepovedana. |
| Uporaba programov za preusmerjanje podatkov, fantomske programske opreme in podobnih sistemov se na Švedskem kaznuje. Enako velja za funkcijo blagajne, ki omogoča zaključek postopka plačila brez pošiljanja podatkov v tako imenovano krmilno enoto (prek RetailForce Middleware). |
| § 6 Blagajne morajo imeti oznako modela in serijsko številko. Oznaka modela mora vsebovati oznako »SE«. Če programska oprema blagajne ni vezana na določeno strojno opremo, mora imeti programska oprema blagajne edinstveno serijsko številko. |
| Podrobnosti o uporabljeni strojni in programski opremi blagajne je treba navesti ob ustvarjanju švedske konfiguracije v RetailForce portalu. |
| § 7 Vsaka vhodna naprava mora biti v Švedski prijavljena kot ločena blagajna in mora imeti edinstveno serijsko številko (v skladu s poglavjem 7, oddelkom 3 (2011:1244)). |
| »Serijska številka« v tem primeru pomeni serijsko številko uporabljene strojne opreme. |
| § 8 Če ima blagajna funkcijo za določanje cen blaga ali storitev, mora biti mogoče iz blagajne pridobiti informacije o trenutnih cenah. Kontrolni trak ali pomnilnik dnevnika mora prikazati, kdaj so se informacije o cenah spremenile. |
| Spremembe cen se lahko zabeležijo v dnevniku tehničnih dogodkov (AuditLog) sistema RetailForce (MasterDataItemPriceChange). |
|
§ 9 Če blagajna izgubi povezavo s priključeno krmilno enoto, prodajne transakcije ne sme biti mogoče zaključiti.
Podatki, ki jih blagajna pošilja in prejema od krmilne enote, morajo biti shranjeni v pomnilniku. |
| Če se povezava z nadzorno enoto prekine, proizvajalci nadzornih enot priporočajo izdajo gotovinskih računov (švedsko: »kontantfaktura«) v skladu z računovodskimi predpisi. |
| § 10 Prihodki in druge tekoče transakcije morajo biti zabeleženi v papirni obliki (kontrolni trakovi) ali v elektronski obliki (pomnilnik dnevnika) za vsako blagajno (ali vsako registracijsko enoto/vnosno postajo). Vključene morajo biti vse obvezne informacije. |
| Podatke o transakcijah je mogoče varno shraniti v RetailForce Cloud. Potrebne informacije najdete v članku: »Zahteve glede dokumentacije na Švedskem«. |
| § 11 Če ima blagajna funkcijo za usposabljanje, izobraževanje ali predstavitev, mora biti to opisano v dokumentaciji blagajne. Uporabo takšnih funkcij je treba evidentirati. |
|
Računi, izdani v načinu usposabljanja, izobraževanja ali predstavitve, morajo biti ustrezno označeni (glej: »Zahteve glede dokumentacije na Švedskem
«). Uporabo te funkcije je treba shraniti tudi v AuditLog
(glej »Dnevnik tehničnih dogodkov
«). |
| § 12 Blagajna ne sme imeti nobenih nedokumentiranih funkcij. Dokumentacija mora biti v švedščini ali angleščini. |
| Dokumentacija blagajne v švedščini ali angleščini. |
Obvezne funkcije
| § 1 Blagajna mora omogočati upravljanje z drobnim denarjem in vračilom drobnice. |
| Denarno stanje blagajne se upravlja prek vrst dokumentov PayIn, PayOut, OpeningBalance ter EndOfDay in Inventory. |
| § 2 Blagajna mora omogočati upravljanje različnih vrst plačilnih sredstev. |
| Različne vrste plačil, ki jih podpira middleware, so opisane v povezanem članku. |
| § 3 Blagajne lahko uporablja več podjetij. Vendar je treba evidence za vsako podjetje voditi ločeno. Prav tako je treba ločeno voditi evidence vnosnih postaj (tankih odjemalcev) znotraj podjetja. |
| RetailForce Middleware je v celoti prilagojen za več uporabnikov. Ena namestitev lahko vsebuje več »clientev« z različnimi konfiguracijami. Vsaki stranki je mogoče dodeliti lastno podjetje ali blagajno/vnosno postajo. |
| § 4 Podatki o konfiguraciji blagajne morajo biti dostopni. To mora biti v skladu z zahtevami glede zgodovine obdelave iz 5. poglavja, § 11 Zakona o računovodstvu (1999:1078).* |
| V bistvu to pomeni, da morajo biti zapisi popolni in brez vrzeli. Poleg samih prodajnih transakcij je treba zabeležiti tudi vse druge operacije na blagajni. Priporočamo, da vse vrste dokumentov, ki jih uporablja blagajna, prenesete v RetailForce Middleware in uporabite funkcije dnevnika tehničnih dogodkov. |
| § 5 Če je mogoče prek blagajne izdajati kopije računov, račune za usposabljanje ali proforma račune, morajo biti ti dokumenti ustrezno označeni. |
| Kopija računa (kopia), potrdilo o usposabljanju (övning), proforma račun (ej kvitto); glej tudi: Zahteve glede dokumentov na Švedskem. |
| § 6 Blagajne na Švedskem morajo biti sposobne pošiljati podatke nadzorni enoti ali nadzornemu sistemu ter od njih prejemati podatke. |
| To funkcijo zagotavlja program RetailForce Middleware. |
| § 7 Blagajna mora blagajniške potrdila, potrdila o vračilu, kopije potrdil, potrdila o usposabljanju in proforma potrdila pošiljati svoji nadzorni enoti ali nadzornemu sistemu. Podatki na potrdilih morajo biti navedeni v švedskih kronah ali örenih. |
| Priporočamo, da se implementirajo vse vrste uporabljenih dokumentov, saj jih je treba evidentirati tudi v smislu zgodovine obdelave*. |
Funkcije, ki niso dovoljene
| § 1 Blagajna ne sme imeti nobene funkcije, ki bi uporabniku omogočala brisanje, spreminjanje ali dopolnjevanje že vnesenih vnosov. |
| Podatki, posredovani v RetailForce Middleware, se takoj prenesejo v oblačni arhiv in tam shranijo v nespremenljivi obliki. |
| § 2 Blagajna ne sme biti izdelana tako, da bi bilo mogoče evidentirati zneske prodaje, ne da bi blagajna hkrati natisnila papirni račun ali ustvarila in poslala elektronski račun. |
| Obveznost izdajanja potrdil, zagotavljanje te funkcije mora izvajati blagajna. |
| § 3 Blagajna ne sme imeti možnosti tiskanja več kot enega izvoda potrdila. To velja ne glede na to, ali je potrdilo v papirni ali elektronski obliki. |
| Število ponovnih izpisov potrdil se lahko beleži v fiskalnem middleware (ReprintCount). Programska oprema blagajne mora preprečiti ustvarjanje več ponovnih izpisov (kopij). |
| § 4 Blagajna ne sme imeti funkcije, ki omogoča spreminjanje vnaprej programiranega besedila o artiklih in storitvah med registracijo. |
| To mora zagotoviti programska oprema blagajne. |
* Sistemsko dokumentacijo in zgodovino
obdelave 11 § Podjetje mora pripraviti opis organizacije in strukture računovodskega sistema, ki je potreben za pridobitev pregleda nad sistemom (sistemsko dokumentacijo). Podjetje mora pripraviti tudi opise obdelovalnih postopkov, ki se izvajajo v sistemu in omogočajo enostavno sledenje obdelave posameznih vnosov (zgodovina obdelave).
Če ima podjetje več ločenih računovodskih evidenc, mora sistemska dokumentacija za vsako evidenco navajati, kje je mogoče pridobiti podatke iz drugih evidenc.
Ta članek je bil samodejno preveden.
Komentar
0 komentarjev
Za dodajanje komentarja prosimo kliknite Vpis.