Inšpekcijski pregled blagajn v Nemčiji – RetailForce

Od 1. januarja 2018 revizorji Zveznega ministrstva za finance (BMF) in lokalnih davčnih uradov redno izvajajo tako imenovane »preglede blagajn« (»Kassen-Nachschau«). Preverja se pravilnost zapisov v sistemu (registracijskih) blagajn. Inšpekcijski pregledi potekajo brez predhodnega obvestila in se izvajajo tudi zunaj tako imenovane zunanje revizije (= celovita revizija davčno relevantnih dejstev davčnega zavezanca) [2].

V okviru inšpekcijskega pregleda blagajne imajo predstavniki davčne uprave pravico vstopiti v poslovne prostore podjetja med običajnim delovnim časom. Če se delo že opravlja ali se še vedno opravlja zunaj tega časa, lahko to storijo tudi v teh urah. Med inšpekcijskim pregledom blagajne pa inšpektorji nimajo pravice do preiskave. Seveda se mora inšpektor izkazati [5].

Kaj se pregleduje?

Pri inšpekcijskem pregledu blagajne se preverja, ali so izpolnjeni naslednji pogoji:

Ali je na voljo »tehnična varnostna naprava« (TSE – »Technische Sicherheitseinrichtung«) in ali se pravilno uporablja? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
Ali je izpolnjena obveznost izdajanja potrdil? (§ 146a Abs. 2 AO)
Pravilnost podatkov (KassenSichV).

Kako poteka pregled in kaj je treba predložiti?

Skrivni pregled

Med prikritim pregledom inšpektor sprva ne razkrije svoje identitete. Kot običajen kupec kupi izdelek ali storitev v podjetju. Na ta način se ugotovi, ali podjetje v skladu z zakonskimi zahtevami izpolnjuje obveznost izdajanja računov in ali se podatki obdelujejo prek certificirane tehnične varnostne naprave, na primer tako, da revizor skenira QR-kodo na računu (vsebuje podatke TSE).

Preverjanje podatkov

Finančni inšpektorji imajo pravico tudi do pregleda podatkov elektronskega sistema evidentiranja („blagajne“). Tu pride v igro tako imenovani enotni digitalni vmesnik. Podatki morajo biti redno na voljo v predpisanem izvoznem formatu (format DSFinV-K).

Če se za arhiviranje evidenc blagajne uporablja RetailForce Cloud Archive, se te lahko izvozijo iz RetailForce Cloud. Navodila za izvoz podatkov najdete v spodnjem članku: Izvoz podatkov za revizijo blagajne v Nemčiji.

V okviru revizije blagajne se za določeno časovno obdobje pregledujejo evidence, knjige ter drugi organizacijski dokumenti, ki so pomembni za upravljanje z gotovino, zato je treba predložiti naslednje dokumente:

aktualni blagajniški zapisi,
zgodovinski blagajniški zapisi za celotno obdobje zakonsko predpisanega roka hrambe (10 let – § 147 Abs. 3 AO [3]), kar velja tudi za blagajne, ki so bile zaprte/izključene iz uporabe,
postopkovna dokumentacija („Verfahrensdokumentation“) (navodila za uporabo, navodila za programiranje in protokoli o zbiranju podatkov o izvedenih spremembah programa),
Poleg tega lahko revizor zahteva, da se med revizijo izvede z-poročilo / zaključek blagajne.

Poleg tega je treba opozoriti, da se v primeru pritožb med revizijo gotovine lahko opravi zunanja revizija: glej § 146b odstavek 3: »Če ugotovitve med revizijo gotovine to upravičujejo, se lahko brez predhodnega revizijskega naloga opravi zunanja revizija v skladu s § 193.«