Vsak sistem za obdelavo podatkov (sistem DV) mora imeti jasno strukturirano postopkovno dokumentacijo v skladu z RN 151 GoBD. GoBD (načela za pravilno vodenje in shranjevanje knjig, evidenc in dokumentov v elektronski obliki ter dostop do podatkov) velja od 1. 1. 2015, postopkovna dokumentacija pa mora biti na voljo tudi od tega datuma. Postopkovna dokumentacija mora opisati vse tehnične in organizacijske procese obdelave podatkov. To pomeni, da morajo biti vsebina, struktura, potek in rezultati obdelave podatkov popolnoma in nedvoumno vidni. Dokumentacija mora biti v razumnem času preverljiva za neodvisnega strokovnjaka.
Postopkovna dokumentacija je obvezna!
Opisana postopkovna dokumentacija mora biti resnična. Med opisanimi in dejanskimi postopki ne sme biti neskladij.
Spremembe v dokumentaciji postopkov morajo biti zgodovinsko sledljive (na primer v različicah) z zgodovino sprememb.
Sistem glavne knjige ter pred- in podsistemi so sistemi za obdelavo podatkov v skladu z GoBD, na primer: računovodstvo osnovnih sredstev, obračun plač, blagajniški sistemi, plačilni sistem,...
Zahteve v skladu z GoBD
GoBD Rn. 152: Postopkovna dokumentacija opisuje organizacijski in tehnični namen procesa, npr. v primeru elektronskih dokumentov, o izvoru informacij glede indeksiranja, obdelave in shranjevanja, jasnega iskanja in strojnega izkoriščanja, zaščite pred izgubo in popačenjem ter reprodukcije. GoBD Rn. 153: Dokumentacija postopkov običajno obsega splošni opis, dokumentacijo za uporabnike, tehnično dokumentacijo sistema in operativno dokumentacijo. Potrdila in dokumenti v papirni obliki morajo biti v postopkovni dokumentaciji upoštevani enako kot elektronske datoteke. Odsotnost papirnega dokumenta ne sme vplivati na možnost sledljivosti in preverljivosti (GoBD, odstavek 141). |
Več informacij najdete v GoBD.
Vsebina postopkovne dokumentacije
Postopkovna dokumentacija mora vsebovati splošni del, uporabniško dokumentacijo, tehnično sistemsko dokumentacijo in operativno dokumentacijo.
Splošni del postopkovne dokumentacije
Ta del opisuje splošno organizacijo in strukturo podjetja, na primer:
- Organizacija procesov
- Področje uporabe POS-sistema
- Organizacijska struktura
- Infrastruktura
- Organizacijski diagram
Uporabniška dokumentacija
Ta del procesne dokumentacije vsebuje informacije o tehničnih procesih, na primer o zbiranju podatkov, usklajevanju, reviziji in izhodnih podatkih v podjetju, kot so
- Delovna navodila za osebje
- Navodila za delovanje
- Uporabniški priročniki
- Opis programov
Tehnična dokumentacija sistema
Tehnična dokumentacija sistema je namenjena zagotavljanju informacij o tem, katera programska oprema se uporablja, katera strojna oprema, omrežja, ASP ali Cloud aplikacije so v uporabi ter katere podatkovne strukture in vmesniki obstajajo.
- Dokumentacija o krmiljenju strojev
- Dokumentacija o postopkih v bazi podatkov in drugih pravilih obdelave
- Dokumentacija o obravnavanju napak v sistemu
- Vsebina tabel v podatkovni bazi
- Vmesniki do drugih sistemov
Operativna dokumentacija
Ta del pojasnjuje in dokumentira organizacijske procese v podjetju ter pravilno uporabo računalniških sistemov, kot so
- Celovitost podatkov
- Postopki za varnostno kopiranje podatkov
- Release of new or modified programs and program versions
- Dovoljenja za dostop
Vsako podjetje mora imeti vzpostavljen sistem notranjih kontrol (ICS) kot del postopkovne dokumentacije (glej GOBDRN 102).
Kaj storiti, če pisne dokumentacije ni?
Če pisna dokumentacija ni na voljo, jo je treba pripraviti čim prej. Pri tem je treba upoštevati trenutne procese v podjetju. Kot osnova se lahko uporabijo obstoječi opisi, kot so pisna delovna in organizacijska navodila. Poleg tega so lahko v pomoč tudi zapiski zaposlenih iz operativnih oddelkov ter opisi računalniških programov, varnostna navodila itd. Glavni cilj postopkovne dokumentacije je popoln in jasno strukturiran opis, v katerem ni nasprotujočih si navodil ali opisov.
Posledice manjkajoče postopkovne dokumentacije
V skladu z GoBD, če se kljub manjkajoči ali neustrezni postopkovni dokumentaciji pregled lahko opravi brez težav in s tem nista prizadeti sledljivost in preverljivost, ni formalne pomanjkljivosti z objektivno težo, ki bi upravičevala zavrnitev računovodskih izkazov.
Vzorec postopkovne dokumentacije je pripravila Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.
Ta članek je bil samodejno preveden.
Komentar
0 komentarjev
Za dodajanje komentarja prosimo kliknite Vpis.