Inspecția caselor de marcat în Germania – RetailForce

Începând cu 1 ianuarie 2018, auditorii Ministerului Federal al Finanțelor (BMF) și ai administrațiilor fiscale locale efectuează în mod regulat așa-numitele „inspecții ale caselor de marcat” („Kassen-Nachschau”). Se verifică regularitatea înregistrărilor din sistemul de casă de marcat (de înregistrare). Controalele au loc fără notificare prealabilă și sunt efectuate și în afara cadrului unui așa-numit audit extern (= audit general al faptelor relevante din punct de vedere fiscal ale unei societăți impozabile) [2].

În cadrul unei inspecții a caselor de marcat, reprezentanții administrației fiscale au dreptul să intre în sediul societății în timpul programului normal de lucru. Dacă activitatea se desfășoară deja sau se desfășoară încă în afara acestor ore, ei pot face acest lucru și în aceste momente. Cu toate acestea, în timpul inspecției caselor de marcat, auditorii nu au dreptul să efectueze percheziții. Desigur, auditorul trebuie să se identifice [5].

Ce se inspectează?

Inspecția casei de marcat verifică dacă sunt respectate următoarele aspecte:

Există „dispozitivul tehnic de securitate” (TSE – „Technische Sicherheitseinrichtung”) și este acesta utilizat corespunzător? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
Este îndeplinită obligația de a elibera bonuri fiscale? (§ 146a alin. 2 AO)
Corectitudinea datelor (KassenSichV).

Cum se desfășoară auditul și ce trebuie prezentat?

Audit sub acoperire

În timpul unui control sub acoperire, inspectorul nu își dezvăluie identitatea la început. Ca un client obișnuit, acesta achiziționează un produs sau un serviciu de la companie. În acest fel, se stabilește dacă compania, în conformitate cu cerințele legale, își îndeplinește obligația de a elibera chitanțe și dacă datele sunt prelucrate prin intermediul unui dispozitiv tehnic de securitate certificat, de exemplu prin scanarea de către auditor a codului QR de pe chitanță (care conține date TSE).

Verificarea datelor

Auditorii financiari au, de asemenea, dreptul de a inspecta datele sistemului de înregistrare electronică („casă de marcat”). Aici intervine așa-numita interfață digitală uniformă. Datele trebuie puse la dispoziție în mod regulat în formatul de export prescris (formatul DSFinV-K).

Dacă se utilizează RetailForce Cloud Archive pentru arhivarea înregistrărilor casei de marcat, acestea pot fi exportate din RetailForce Cloud. Consultați articolul de mai jos pentru instrucțiuni privind modul de exportare a datelor: Exportul datelor pentru auditul casei de marcat în Germania.

În cadrul unui control al caselor de marcat, înregistrările, registrele, precum și alte documente organizaționale relevante pentru gestionarea numerarului sunt verificate pentru o anumită perioadă de timp, prin urmare trebuie prezentate următoarele documente:

înregistrările actuale ale caselor de marcat,
înregistrările istorice ale caselor de marcat, pe întreaga perioadă a termenului legal de păstrare (10 ani – § 147 alin. 3 AO [3]), acest lucru aplicându-se și caselor de marcat care au fost închise/scoase din funcțiune,
documentația procedurală („Verfahrensdokumentation”) (instrucțiuni de utilizare, instrucțiuni de programare și protocoale de colectare a datelor privind modificările de program efectuate),
În plus, auditorul poate solicita ca, în timpul auditului, să se efectueze un raport Z / o închidere a casei de marcat.

În plus, trebuie menționat că, în cazul în care se formulează reclamații în cursul auditului de numerar, se poate efectua un audit extern: Cf. § 146b alin. 3: „Dacă constatările făcute în timpul auditului de numerar justifică acest lucru, se poate efectua un audit extern în conformitate cu § 193 fără un ordin de audit prealabil.”