Documentație procedurală – RetailForce

Fiecare sistem de prelucrare a datelor (sistem DV) trebuie să dispună de o documentație procedurală clar structurată, în conformitate cu RN 151 din GoBD. GoBD (principiile privind gestionarea și stocarea corespunzătoare a registrelor, evidențelor și documentelor în format electronic, precum și accesul la date) este în vigoare de la 1 ianuarie 2015, iar documentația procedurală trebuie să fie disponibilă începând cu acea dată. Documentația procedurală trebuie să descrie toate procesele tehnice și organizaționale ale operațiunilor de prelucrare a datelor. Aceasta înseamnă că conținutul, structura, procesul și rezultatele operațiunii de prelucrare a datelor trebuie să fie vizibile în mod complet și concludent. Documentația trebuie să poată fi verificată de un terț expert într-un termen rezonabil.

Documentația procedurală este o obligație!

Documentația procedurală descrisă trebuie să fie true. Nu trebuie să existe discrepanțe între procesele descrise și cele reale.

Modificările aduse documentației proceselor trebuie să poată fi urmărite în timp (de exemplu, prin versiuni) cu un istoric al modificărilor.

Sistemul de contabilitate generală, precum și subsistemele și sistemele prealabile sunt sisteme de prelucrare a datelor conform GoBD, de exemplu: contabilitatea mijloacelor fixe, contabilitatea salarială, sistemele de casă, sistemul de plăți...

Cerințe conform GoBD

GoBD Rn. 152: Documentația procedurală descrie procesul organizațional și tehnic prevăzut, de exemplu, în cazul documentelor electronice, privind originea informațiilor, indexarea, prelucrarea și stocarea, recuperarea clară și exploatabilitatea automată, protecția împotriva pierderii, denaturării și reproducerii.

GoBD Rn. 153: Documentația de proces constă, de obicei, dintr-o descriere generală, o documentație pentru utilizatori, o documentație tehnică a sistemului și o documentație operațională.

Chitanțele și documentele pe suport de hârtie trebuie luate în considerare în documentația procedurală, la fel ca fișierele electronice. Lipsa unui document pe suport de hârtie nu trebuie să afecteze posibilitatea de trasabilitate și verificabilitate (GoBD, paragraful 141).

Mai multe informații pot fi găsite în GoBD.

Conținutul documentației procedurale

Documentația procedurală trebuie să cuprindă o parte generală, documentația pentru utilizatori, documentația tehnică a sistemului și documentația operațională.

Partea generală a documentației procedurale

Această parte descrie organizarea și structura generală a companiei, cum ar fi:

Organizarea proceselor
Domeniul de aplicare al sistemului POS
Structura organizațională
Infrastructura
Organigrama

Documentația pentru utilizatori

Această parte a documentației de proces oferă informații despre procesele tehnice, de exemplu colectarea datelor, coordonarea, auditul și rezultatele din cadrul companiei, cum ar fi

Instrucțiuni de lucru pentru personal
Instrucțiuni de funcționare
Manuale de utilizare
Descrieri ale programelor

Documentația tehnică a sistemului

Documentația tehnică a sistemului are rolul de a oferi informații cu privire la software-ul utilizat, la hardware, la rețele, la aplicațiile ASP sau Cloud aflate în uz, precum și la structurile de date și interfețele existente.

Documentația privind controlul mașinilor
Documentația privind procedurile bazelor de date și alte reguli de procesare
Documentația privind gestionarea erorilor în sistem
Conținutul tabelelor bazei de date
Interfețe cu alte sisteme

Documentația operațională

Această parte explică și documentează procesele organizaționale din cadrul companiei, precum și aplicarea corectă a sistemelor informatice, cum ar fi

Integritatea datelor
Proceduri de backup al datelor
Release a new or modified program or version of a program
Permisiunile de acces

Fiecare companie trebuie să fi implementat un sistem de control intern (ICS) ca parte a documentației procedurale (a se vedea GOBDRN 102).

Ce trebuie făcut dacă nu există documentație scrisă?

În absența documentației scrise, aceasta trebuie întocmită cât mai curând posibil. În acest scop, trebuie luate în considerare procesele actuale din cadrul companiei. Descrierile existente, cum ar fi instrucțiunile scrise de lucru și organizaționale, pot fi utilizate ca bază. În plus, pot fi utile și notele angajaților din departamentul operațional, precum și descrierile programelor informatice, liniile directoare privind securitatea etc. Scopul principal al documentației procedurale este o descriere completă și clar structurată, în care să nu existe instrucțiuni sau descrieri contradictorii.

Consecințele lipsei documentației procedurale

Conform GoBD, dacă, în ciuda lipsei unei documentații procedurale sau a unei documentații procedurale inadecvate, se poate efectua o verificare fără probleme și, prin urmare, trasabilitatea și verificabilitatea nu sunt afectate, nu există nicio deficiență formală cu pondere obiectivă care să justifice respingerea contabilității.

Un model de documentație procedurală a fost creat de către Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.

Acest articol a fost tradus automat.