Os requisitos aplicáveis às caixas registadoras na Suécia estão estabelecidos na Lei «SKVFS 2014:9 — Regulamento da Agência Fiscal Sueca relativo aos requisitos para caixas registadoras».
Requisitos gerais para caixas registadoras
| § 1 Uma caixa registadora deve conter um programa que controle as seguintes funções |
| Caso seja utilizado o RetailForce Middleware Fiscal, este controla as funções técnicas. Isto inclui — para além de outras funções — a comunicação com uma Unidade de Controlo Certificada (CCU). |
| § 2 Uma caixa registadora deve ser capaz de gerar relatórios X e relatórios Z que cumpram os requisitos relativos a estes relatórios. |
| Todos os campos necessários para os relatórios X e Z estão descritos no artigo «Requisitos de documentação na Suécia». |
| § 3 Os programas de caixa registadora devem possuir um número de versão que identifique de forma única a versão do software. Este número deve ser alterado sempre que o software for modificado. |
| A versão do software da caixa registadora deve ser introduzida no campo «Versão do software da caixa registadora» ao criar uma configuração sueca no RetailForce portal. |
| § 4 O número de versão do software da caixa registadora, bem como o fabricante do software, devem poder ser consultados em texto simples através de uma função no software da caixa registadora. |
| Esta função deve ser disponibilizada pelo software da caixa registadora. |
| § 5 É proibida a utilização de equipamento, sistemas ou software que permitam contornar ou alterar posteriormente o registo. |
| A utilização de programas «zapper», «phantomware» e sistemas semelhantes é punível na Suécia. O mesmo se aplica a uma função da caixa registadora que permita concluir um processo de pagamento sem enviar os dados para a chamada unidade de controlo (através do RetailForce Middleware). |
| § 6 As caixas registadoras devem possuir uma designação de modelo e um número de série. A designação de modelo deve incluir a sigla «SE». Caso o software da caixa registadora não esteja associado a um hardware específico, o software deve possuir um número de série único. |
| Os detalhes relativos ao hardware e ao software da caixa registadora utilizados devem ser fornecidos aquando da criação de uma configuração sueca no RetailForce portal. |
| § 7 Na Suécia, cada dispositivo de entrada deve ser declarado como uma caixa registadora separada e deve possuir um número de série único (de acordo com o Capítulo 7, Secção 3 (2011:1244)). |
| O «número de série» a que aqui se refere é o número de série do hardware utilizado. |
| § 8 Se uma caixa registadora tiver uma função para a fixação de preços de bens ou serviços, deve ser possível obter informações sobre os preços atuais a partir da caixa registadora. A fita de controlo ou a memória de registo devem indicar quando as informações sobre os preços foram alteradas. |
| As alterações de preços podem ser registadas no Registo Técnico de Eventos (AuditLog) do RetailForce system (MasterDataItemPriceChange). |
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§ 9 Caso a caixa registadora perca a ligação à unidade de controlo ligada, não deve ser possível concluir a transação de venda.
Os dados enviados e recebidos pela caixa registadora para a unidade de controlo devem ser armazenados na memória. |
| Caso a ligação à unidade de controlo seja interrompida, os fabricantes de unidades de controlo recomendam a emissão de faturas em dinheiro (em sueco: «kontantfaktura»), com base nos regulamentos contabilísticos. |
| § 10 O volume de negócios e outras transações correntes devem ser registados em suporte papel (tiras de controlo) ou em formato eletrónico (memória do diário) para cada caixa registadora (ou cada unidade de registo/estação de introdução de dados). Todas as informações obrigatórias devem ser incluídas. |
| Os dados das transações podem ser armazenados de forma segura na RetailForce Cloud. Para obter as informações necessárias, consulte o artigo: «Requisitos de documentação na Suécia». |
| § 11 Se uma caixa registadora dispuser de uma função de formação, treino ou demonstração, tal deve ser descrito na documentação da caixa registadora. A utilização dessas funções deve ser registada. |
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Os recibos criados no modo de formação, instrução ou demonstração devem ser devidamente identificados (ver: «Requisitos de documentação na Suécia
»). É igualmente necessário registar a utilização desta função no AuditLog
(ver «Registo de eventos técnicos
»). |
| § 12 Uma caixa registadora não pode possuir quaisquer funções não documentadas. A documentação deve estar redigida em sueco ou em inglês. |
| Documentação da caixa registadora em sueco ou em inglês. |
Funções obrigatórias
| § 1 Uma caixa registadora deve ser capaz de gerir o fundo de caixa e o troco do fundo de caixa. |
| O saldo de caixa da caixa registadora é gerido através dos tipos de documento «PayIn», «PayOut», «OpeningBalance», bem como «EndOfDay» e «Inventory». |
| § 2 Uma caixa registadora deve ser capaz de gerir diferentes tipos de meios de pagamento. |
| Os diferentes tipos de pagamento suportados pelo middleware fiscal estão descritos no artigo em ligação. |
| § 3 As caixas registadoras podem ser utilizadas por várias empresas. No entanto, os registos devem ser mantidos separadamente para cada empresa. Da mesma forma, os registos das estações de entrada (thin clients) dentro de uma empresa devem ser mantidos separadamente. |
| O RetailForce Middleware é totalmente compatível com a arquitetura multi-tenant. Uma instalação pode conter vários «clientes» com configurações diferentes. A cada cliente pode ser atribuída a sua própria empresa ou caixa registadora/estação de entrada. |
| § 4 As informações relativas à configuração da caixa registadora devem poder ser recuperadas. Tal deve estar em conformidade com os requisitos relativos ao histórico de processamento previstos no Capítulo 5, § 11, da Lei da Contabilidade (1999:1078).* |
| Essencialmente, isto significa que os registos devem estar completos e sem lacunas. Para além das transações de venda propriamente ditas, todas as outras operações da caixa registadora devem também ser registadas. Recomendamos a transferência de todos os tipos de documentos utilizados pela caixa registadora para o RetailForce Middleware e a utilização das funções do Registo Técnico de Eventos. |
| § 5 Caso seja possível emitir cópias de recibo, recibos de formação ou recibos proforma através de uma caixa registadora, estes documentos devem ser devidamente identificados. |
| Cópia de recibo (kopia), recibo de formação (övning), recibo proforma (ej kvitto); ver também: Requisitos relativos aos documentos na Suécia. |
| § 6 As caixas registadoras na Suécia devem poder enviar e receber dados de uma unidade de controlo ou de um sistema de controlo. |
| Esta função é disponibilizada através do RetailForce Fiscal Middleware. |
| § 7 Uma caixa registadora deve enviar recibos de caixa, recibos de devolução, cópias de recibos, recibos de formação e recibos pro forma para a sua unidade de controlo ou sistema de controlo. Os dados dos recibos devem ser apresentados em coroas suecas ou em ören. |
| Recomendamos a implementação de todos os tipos de documentos utilizados, uma vez que estes também devem ser registados no que diz respeito ao histórico de processamento*. |
Funções não permitidas
| § 1 Uma caixa registadora não deve possuir qualquer função que permita a um utilizador eliminar, alterar ou adicionar registos que já tenham sido efetuados. |
| Os dados transmitidos ao RetailForce Middleware são imediatamente transferidos para o arquivo na nuvem e aí armazenados de forma inalterável. |
| § 2 Uma caixa registadora não deve ser concebida de forma a permitir o registo de valores de vendas sem que a caixa registadora imprima simultaneamente um recibo em papel ou crie e envie um recibo eletrónico. |
| A obrigação de emissão de recibos e a garantia desta função devem ser asseguradas pela caixa registadora. |
| § 3 Uma caixa registadora não pode imprimir mais do que uma cópia de um recibo. Isto aplica-se independentemente de o recibo ser em papel ou em formato eletrónico. |
| O número de reimpressões de recibos pode ser registado no middleware fiscal (ReprintCount). A criação de múltiplas reimpressões (cópias) deve ser impedida pelo software da caixa registadora. |
| § 4 Uma caixa registadora não deve dispor de uma função que permita a alteração do texto pré-programado relativo a artigos e serviços durante o registo. |
| Tal deve ser assegurado pelo software da caixa registadora. |
* Documentação do sistema e histórico
de processamento 11 § A empresa deve elaborar uma descrição da organização e da estrutura do sistema de contabilidade necessária para obter uma visão geral do sistema (documentação do sistema). A empresa deve igualmente elaborar descrições das operações de processamento realizadas no sistema que permitam rastrear sem dificuldade o processamento de lançamentos individuais (histórico de processamento).
Caso a empresa disponha de vários registos contabilísticos separados, a documentação do sistema deverá indicar, para cada registo, onde é possível obter informações provenientes dos outros registos.
Este artigo foi traduzido automaticamente.
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