Pénztárgép-ellenőrzés Németországban – RetailForce

2018. január 1-je óta a BMF és a helyi adóhivatalok ellenőrei rendszeresen végeznek úgynevezett „pénztárgép-ellenőrzéseket” („Kassen-Nachschau”). Ellenőrzik a (nyilvántartási) pénztárgép-rendszerben szereplő bejegyzések szabályszerűségét. Az ellenőrzések előzetes bejelentés nélkül zajlanak, és az úgynevezett külső ellenőrzésen (= az adóköteles vállalkozás adóügyi tényeinek átfogó ellenőrzése) kívül is végrehajtják őket [2].

A pénztárgép-ellenőrzés keretében az adóhatóság képviselői jogosultak belépni a vállalkozás üzleti helyiségeibe a szokásos üzleti és munkaidőben. Ha a munka már folyik vagy még folyik ezen időpontokon kívül, akkor ezekben az időpontokban is beléphetnek. A pénztárgép-ellenőrzés során azonban az ellenőröknek nincs joguk házkutatásra. Természetesen az ellenőrnek igazolnia kell magát [5].

Mit ellenőriznek?

A pénztárgép-ellenőrzés során azt vizsgálják, hogy a következő előírások betartásra kerülnek-e:

Rendelkezésre áll-e a „műszaki biztonsági berendezés” (TSE – „Technische Sicherheitseinrichtung”), és azt megfelelően használják-e? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
Teljesül-e a nyugta kiállítására vonatkozó kötelezettség? (§ 146a (2) AO)
Az adatok helyessége (KassenSichV).

Hogyan zajlik az ellenőrzés, és mit kell benyújtani?

Titkos ellenőrzés

Titkos ellenőrzés során az ellenőr eleinte nem fed fel a kilétét. Mint egy átlagos vásárló, terméket vagy szolgáltatást vásárol a vállalattól. Így állapítható meg, hogy a vállalat a jogi előírásoknak megfelelően teljesíti-e a nyugta kiállítási kötelezettségét, és hogy az adatokat tanúsított műszaki biztonsági eszközön keresztül dolgozzák-e fel, például úgy, hogy az ellenőr beolvassa a nyugtán található QR-kódot (amely a TSE-adatokat tartalmazza).

Adatellenőrzés

A pénzügyi ellenőröknek joguk van az elektronikus nyilvántartási rendszer („pénztárgép”) adatainak ellenőrzésére is. Itt kerül sor az úgynevezett egységes digitális interfész használatára. Az adatokat rendszeresen rendelkezésre kell bocsátani az előírt exportformátumban (DSFinV-K formátum).

Ha a RetailForce Cloud Archive-ot használják a pénztárgép-nyilvántartások archiválására, azok exportálhatók a RetailForce Cloudból. Az adatok exportálására vonatkozó utasításokat az alábbi cikkben találja: Adatexport pénztárgép-ellenőrzéshez Németországban.

A pénztárgép-ellenőrzés során egy bizonyos időszakra vonatkozóan ellenőrzik a nyilvántartásokat, könyveket, valamint a készpénzkezelés szempontjából releváns egyéb szervezeti dokumentumokat, ezért a következő dokumentumokat kell benyújtani:

a jelenlegi pénztárgép-nyilvántartásokat,
a korábbi pénztárgép-nyilvántartások a törvényes megőrzési időszak teljes időtartamára vonatkozóan (10 év – § 147 Abs. 3 AO [3]), ez vonatkozik a leállított/kivont pénztárgépekre is,
az eljárási dokumentáció („Verfahrensdokumentation”) (üzemeltetési utasítások, programozási utasítások és a végrehajtott programváltoztatásokra vonatkozó adatgyűjtési jegyzőkönyvek),
Ezen felül az ellenőr megkövetelheti, hogy az ellenőrzés során z-jelentést / pénztárgép-zárást hajtsanak végre.

Ezenkívül meg kell jegyezni, hogy amennyiben a készpénz-ellenőrzés során kifogások merülnek fel, külső ellenőrzés is végrehajtható: vö. § 146b (3): „Amennyiben a készpénz-ellenőrzés során tett megállapítások indokolják, a § 193 szerinti külső ellenőrzés előzetes ellenőrzési megbízás nélkül is végrehajtható.”