Minden adatfeldolgozó rendszernek (DV-rendszernek) rendelkeznie kell a GoBD 151. sz. rendelkezésének megfelelő, egyértelműen felépített eljárási dokumentációval. A GoBD (az elektronikus formában vezetett könyvek, nyilvántartások és dokumentumok megfelelő kezelésére és tárolására, valamint az adatokhoz való hozzáférésre vonatkozó alapelvek) 2015. január 1-je óta hatályos, és az eljárási dokumentációnak is ettől az időponttól kezdve rendelkezésre kell állnia. Az eljárási dokumentációnak le kell írnia az adatfeldolgozási műveletek összes technikai és szervezeti folyamatát. Ez azt jelenti, hogy az adatfeldolgozási művelet tartalmának, felépítésének, folyamatának és eredményeinek teljes körűen és egyértelműen láthatónak kell lenniük. A dokumentációt egy szakértő harmadik félnek ésszerű időn belül ellenőrizhetőnek kell lennie.
Az eljárási dokumentáció kötelező!
A leírt eljárási dokumentációnak valósnak kell lennie. Nem lehet eltérés a leírt és a tényleges folyamatok között.
A folyamatdokumentációban bekövetkező változásoknak visszamenőlegesen nyomon követhetőnek kell lenniük (például verziókban), változási előzményekkel.
A főkönyvi rendszer, valamint az elő- és alrendszerek a GoBD szerint adatfeldolgozó rendszereknek minősülnek, például: tárgyi eszközök könyvelése, bérszámfejtés, pénztárgép-rendszerek, fizetési rendszer...
A GoBD szerinti követelmények
GoBD 152. pont: Az eljárási dokumentáció leírja a szervezeti és műszaki szempontból tervezett folyamatot, pl. elektronikus dokumentumok esetében az információk eredetét, indexelését, feldolgozását és tárolását, az egyértelmű visszakereshetőséget és a gépi feldolgozhatóságot, valamint az elvesztés, torzulás és másolás elleni védelmet. GoBD 153. pont: A folyamatdokumentáció általában egy általános leírásból, egy felhasználói dokumentációból, egy műszaki rendszerdokumentációból és egy üzemeltetési dokumentációból áll. A papírformátumú bizonylatokat és dokumentumokat ugyanúgy figyelembe kell venni az eljárási dokumentációban, mint az elektronikus fájlokat. A papírformátumú dokumentum hiánya nem befolyásolhatja a nyomonkövethetőséget és az ellenőrizhetőséget (GoBD, 141. bekezdés). |
További információk a GoBD-ben találhatók.
Az eljárási dokumentáció tartalma
Az eljárási dokumentációnak általános részből, felhasználói dokumentációból, műszaki rendszerdokumentációból és üzemeltetési dokumentációból kell állnia.
Az eljárási dokumentáció általános része
Ez a rész a vállalat általános szervezetét és felépítését írja le, például:
- Folyamatszervezés
- A POS-rendszer alkalmazási területe
- Szervezeti felépítés
- Infrastruktúra
- Szervezeti ábra
Felhasználói dokumentáció
A folyamatdokumentáció ezen része a vállalaton belüli technikai folyamatokról nyújt tájékoztatást, például az adatgyűjtésről, a koordinációról, az ellenőrzésről és a kimenetről, így például
- Munkavégzési utasítások a személyzet számára
- Üzemeltetési utasítás
- Felhasználói kézikönyvek
- Programleírások
Műszaki rendszerdokumentáció
A rendszer műszaki dokumentációja arra szolgál, hogy tájékoztatást nyújtson arról, milyen szoftverek, hardverek, hálózatok, ASP- vagy Cloud-alapú alkalmazások kerülnek használatra, valamint milyen adatstruktúrák és interfészek léteznek.
- Gépvezérlés dokumentációja
- Az adatbázis-eljárások és egyéb feldolgozási szabályok dokumentációja
- A rendszerben előforduló hibák kezelésének dokumentációja
- Az adatbázis-táblák tartalma
- Más rendszerekhez való interfészek
Működési dokumentáció
Ez a rész a vállalaton belüli szervezeti folyamatokat, valamint a számítógépes rendszerek megfelelő alkalmazását ismerteti és dokumentálja, például
- Adatintegritás
- Adatmentési eljárások
- Release of new or modified programs and program versions
- Hozzáférési jogosultságok
Minden vállalatnak rendelkeznie kell egy belső ellenőrzési rendszerrel (ICS) az eljárási dokumentáció részeként (lásd GOBDRN 102).
Mi a teendő, ha nincs írásbeli dokumentáció?
Írásbeli dokumentáció hiányában azt a lehető leghamarabb el kell készíteni. Ehhez figyelembe kell venni a vállalatnál jelenleg alkalmazott folyamatokat. Alapul szolgálhatnak a meglévő leírások, például az írásbeli munkavégzési és szervezeti utasítások. Ezenkívül hasznosak lehetnek az operatív munkatársak feljegyzései, valamint a számítógépes programleírások, a biztonsági irányelvek stb. is. Az eljárási dokumentáció fő célja egy teljes és világosan felépített leírás, amelyben nincsenek egymásnak ellentmondó utasítások vagy leírások.
Az eljárási dokumentáció hiányának következményei
GoBD szerint, ha az eljárási dokumentáció hiánya vagy nem megfelelősége ellenére a vizsgálat problémamentesen elvégezhető, és így a nyomonkövethetőség és az ellenőrizhetőség nem sérül, akkor nincs olyan objektív jelentőségű formai hiányosság, amely a könyvelés elutasítását indokolná.
Az Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung elkészített egy eljárási dokumentáció-mintát.
Ezt a cikket automatikusan lefordították.
Hozzászólások
0 hozzászólás
Hozzászólások írásához jelentkezzen be.