Οι απαιτήσεις για τα ταμεία στη Σουηδία καθορίζονται στον νόμο «SKVFS 2014:9 – Κανονισμοί της Σουηδικής Φορολογικής Υπηρεσίας σχετικά με τις απαιτήσεις για τα ταμεία».
Γενικές απαιτήσεις για τα ταμειακά μηχανήματα
| § 1 Ένα ταμειακό μηχάνημα πρέπει να περιλαμβάνει ένα πρόγραμμα που ελέγχει τις ακόλουθες λειτουργίες |
| Εάν χρησιμοποιείται το RetailForce Middleware, αυτό ελέγχει τις τεχνικές λειτουργίες. Αυτό περιλαμβάνει —εκτός από άλλες λειτουργίες— την επικοινωνία με μια Πιστοποιημένη Μονάδα Ελέγχου (CCU). |
| § 2 Ένα ταμειακό μηχάνημα πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργεί αναφορές X και Z που πληρούν τις απαιτήσεις σχετικά με αυτές τις αναφορές. |
| Όλα τα απαραίτητα πεδία των εκθέσεων X και Z περιγράφονται στο άρθρο «Απαιτήσεις εγγράφων στη Σουηδία». |
| § 3 Τα προγράμματα ταμειακών μηχανών πρέπει να φέρουν αριθμό έκδοσης για τη μοναδική αναγνώριση της έκδοσης του λογισμικού. Ο αριθμός αυτός πρέπει να αλλάζει κάθε φορά που τροποποιείται το λογισμικό. |
| Η έκδοση του λογισμικού του ταμειακού μηχανήματος πρέπει να καταχωρίζεται στο πεδίο «Έκδοση λογισμικού ταμειακού μηχανήματος» κατά τη δημιουργία μιας σουηδικής διαμόρφωσης στην RetailForce portal. |
| § 4 Ο αριθμός έκδοσης του λογισμικού ταμειακής μηχανής, καθώς και ο κατασκευαστής του λογισμικού, πρέπει να είναι προσβάσιμοι σε μορφή απλού κειμένου μέσω μιας λειτουργίας του λογισμικού ταμειακής μηχανής. |
| Η λειτουργία αυτή πρέπει να παρέχεται από το λογισμικό του ταμειακού μηχανήματος. |
| § 5 Απαγορεύεται η χρήση εξοπλισμού, συστημάτων ή λογισμικού που επιτρέπει την παράκαμψη ή την εκ των υστέρων τροποποίηση της καταγραφής. |
| Η χρήση προγραμμάτων «zapper», «phantomware» και παρόμοιων συστημάτων τιμωρείται στη Σουηδία. Το ίδιο ισχύει και για μια λειτουργία του ταμειακού μηχανήματος που καθιστά δυνατή την ολοκλήρωση μιας διαδικασίας πληρωμής χωρίς την αποστολή των δεδομένων στη λεγόμενη μονάδα ελέγχου (μέσω του RetailForce Middleware). |
| § 6 Τα ταμεία πρέπει να φέρουν την ονομασία μοντέλου και έναν σειριακό αριθμό. Η ονομασία μοντέλου πρέπει να περιλαμβάνει την ένδειξη «SE». Εάν ένα λογισμικό ταμείου δεν είναι συνδεδεμένο με συγκεκριμένο υλικό, το λογισμικό ταμείου πρέπει να διαθέτει έναν μοναδικό σειριακό αριθμό. |
| Κατά τη δημιουργία μιας σουηδικής διαμόρφωσης στην RetailForce portal πρέπει να παρέχονται λεπτομέρειες σχετικά με το υλικό και το λογισμικό του ταμειακού μηχανήματος που χρησιμοποιείται. |
| § 7 Κάθε συσκευή εισόδου πρέπει να δηλώνεται ως ξεχωριστό ταμειακό μηχάνημα στη Σουηδία και πρέπει να φέρει μοναδικό σειριακό αριθμό (σύμφωνα με το Κεφάλαιο 7, Τμήμα 3 (2011:1244)). |
| Ο «αύξων αριθμός» εδώ είναι ο αύξων αριθμός του υλικού που χρησιμοποιείται. |
| § 8 Εάν ένα ταμείο διαθέτει λειτουργία τιμολόγησης αγαθών ή υπηρεσιών, πρέπει να είναι δυνατή η λήψη πληροφοριών σχετικά με τις τρέχουσες τιμές από το ταμείο. Η ταινία ελέγχου ή η μνήμη καταγραφής πρέπει να υποδεικνύει πότε έχουν τροποποιηθεί οι πληροφορίες τιμών. |
| Οι αλλαγές στις τιμές μπορούν να καταγράφονται στο Μητρώο Τεχνικών Συμβάντων (AuditLog) του RetailForce system (MasterDataItemPriceChange). |
|
§ 9 Εάν το ταμείο χάσει τη σύνδεση με τη συνδεδεμένη μονάδα ελέγχου, δεν πρέπει να είναι δυνατή η ολοκλήρωση της συναλλαγής πώλησης.
Τα δεδομένα που αποστέλλονται και λαμβάνονται από το ταμείο προς τη μονάδα ελέγχου πρέπει να αποθηκεύονται στη μνήμη. |
| Σε περίπτωση διακοπής της σύνδεσης με τη μονάδα ελέγχου, οι κατασκευαστές μονάδων ελέγχου συνιστούν την έκδοση τιμολογίων μετρητών (στα σουηδικά: «kontantfaktura»), σύμφωνα με τους λογιστικούς κανονισμούς. |
| § 10 Ο κύκλος εργασιών και οι λοιπές τρέχουσες συναλλαγές πρέπει να καταγράφονται σε έντυπη μορφή (ταινίες ελέγχου) ή σε ηλεκτρονική μορφή (μνήμη ημερολογίου) για κάθε ταμειακή μηχανή (ή κάθε μονάδα καταχώρισης / σταθμό εισαγωγής). Πρέπει να περιλαμβάνονται όλες οι υποχρεωτικές πληροφορίες. |
| Τα δεδομένα των συναλλαγών μπορούν να αποθηκευτούν με ασφάλεια στο RetailForce Cloud. Για τις απαραίτητες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο: «Απαιτήσεις τεκμηρίωσης στη Σουηδία». |
| § 11 Εάν ένα ταμείο διαθέτει λειτουργία εκπαίδευσης, κατάρτισης ή επίδειξης, αυτό πρέπει να περιγράφεται στην τεκμηρίωση του ταμείου. Η χρήση τέτοιων λειτουργιών πρέπει να καταγράφεται. |
|
Οι αποδείξεις που εκδίδονται σε λειτουργία εκπαίδευσης, κατάρτισης ή επίδειξης πρέπει να φέρουν την αντίστοιχη ένδειξη (βλ.: «Απαιτήσεις τεκμηρίωσης στη Σουηδία
»). Είναι επίσης απαραίτητο να καταγράφεται η χρήση αυτής της λειτουργίας στο AuditLog
(βλ. «Τεχνικό αρχείο καταγραφής συμβάντων
»). |
| § 12 Ένα ταμειακό μηχάνημα δεν πρέπει να διαθέτει λειτουργίες που δεν έχουν τεκμηριωθεί. Η τεκμηρίωση πρέπει να είναι στα σουηδικά ή στα αγγλικά. |
| Τεκμηρίωση του ταμειακού μηχανήματος στα σουηδικά ή στα αγγλικά. |
Υποχρεωτικές λειτουργίες
| § 1 Ένα ταμείο πρέπει να είναι σε θέση να διαχειρίζεται το ταμείο μικρών εξόδων και τα ρέστα του ταμείου μικρών εξόδων. |
| Το ταμειακό υπόλοιπο του ταμειακού μηχανήματος διαχειρίζεται μέσω των τύπων εγγράφων PayIn, PayOut, OpeningBalance, καθώς και EndOfDay και Inventory. |
| § 2 Ένα ταμείο πρέπει να μπορεί να διαχειρίζεται διαφορετικούς τύπους μέσων πληρωμής. |
| Οι διάφοροι τύποι πληρωμών που υποστηρίζονται από το middleware περιγράφονται στο άρθρο που παρατίθεται στον σύνδεσμο. |
| § 3 Τα ταμεία μπορούν να χρησιμοποιούνται από πολλές εταιρείες. Ωστόσο, τα αρχεία πρέπει να τηρούνται ξεχωριστά για κάθε εταιρεία. Ομοίως, τα αρχεία των σταθμών εισαγωγής δεδομένων (thin clients) εντός μιας εταιρείας πρέπει να τηρούνται ξεχωριστά. |
| Το RetailForce Middleware διαθέτει πλήρη δυνατότητα πολλαπλών χρηστών. Μια εγκατάσταση μπορεί να περιλαμβάνει διάφορους «πελάτες» με διαφορετικές διαμορφώσεις. Σε κάθε πελάτη μπορεί να αντιστοιχιστεί η δική του εταιρεία ή το δικό του ταμείο / σταθμός εισαγωγής δεδομένων. |
| § 4 Οι πληροφορίες σχετικά με τη διαμόρφωση του ταμειακού μηχανήματος πρέπει να είναι ανακτήσιμες. Αυτό πρέπει να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις ιστορικού επεξεργασίας του Κεφαλαίου 5, § 11 του Νόμου περί Λογιστικής (1999:1078).* |
| Ουσιαστικά, αυτό σημαίνει ότι τα αρχεία πρέπει να είναι πλήρη και χωρίς κενά. Εκτός από τις καθαρά συναλλαγές πώλησης, πρέπει επίσης να καταγράφονται όλες οι άλλες λειτουργίες του ταμειακού μηχανήματος. Συνιστούμε τη μεταφορά όλων των τύπων εγγράφων που χρησιμοποιούνται από το ταμειακό μηχάνημα στο RetailForce Middleware και τη χρήση των λειτουργιών του Τεχνικού Αρχείου Καταγραφής Συμβάντων. |
| § 5 Εάν μέσω ενός ταμειακού μηχανήματος μπορούν να εκδοθούν αντίγραφα αποδείξεων, αποδείξεις εκπαίδευσης ή προτιμολόγια, τα έγγραφα αυτά πρέπει να φέρουν την αντίστοιχη ένδειξη. |
| Αντίγραφο απόδειξης (kopia), απόδειξη εκπαίδευσης (övning), προτιμολόγιο (ej kvitto)· βλ. επίσης: Απαιτήσεις εγγράφων στη Σουηδία. |
| § 6 Τα ταμεία στη Σουηδία πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να αποστέλλουν και να λαμβάνουν δεδομένα από μια μονάδα ελέγχου ή ένα σύστημα ελέγχου. |
| Η λειτουργία αυτή παρέχεται μέσω του RetailForce Middleware. |
| § 7 Ένα ταμείο πρέπει να αποστέλλει αποδείξεις πώλησης, αποδείξεις επιστροφής, αντίγραφα αποδείξεων, αποδείξεις εκπαίδευσης και προτιμολόγια στη μονάδα ελέγχου ή στο σύστημα ελέγχου του. Τα δεδομένα των αποδείξεων πρέπει να αναγράφονται σε σουηδικές κορόνες ή ören. |
| Συνιστούμε την εφαρμογή όλων των τύπων εγγράφων που χρησιμοποιούνται, καθώς αυτά πρέπει επίσης να καταγράφονται όσον αφορά το ιστορικό επεξεργασίας*. |
Λειτουργίες που δεν επιτρέπονται
| § 1 Ένα ταμειακό μηχάνημα δεν πρέπει να διαθέτει καμία λειτουργία που να επιτρέπει σε έναν χρήστη να διαγράψει, να τροποποιήσει ή να προσθέσει στοιχεία σε καταχωρήσεις που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί. |
| Τα δεδομένα που διαβιβάζονται στο RetailForce Middleware μεταφέρονται αμέσως στο αρχείο Cloud και αποθηκεύονται εκεί σε μορφή που δεν μπορεί να τροποποιηθεί. |
| § 2 Ένα ταμειακό μηχάνημα δεν πρέπει να είναι κατασκευασμένο κατά τέτοιο τρόπο ώστε να είναι δυνατή η καταγραφή των ποσών πωλήσεων χωρίς το ταμειακό μηχάνημα να εκτυπώνει ταυτόχρονα μια έντυπη απόδειξη ή να δημιουργεί και να αποστέλλει μια ηλεκτρονική απόδειξη. |
| Η υποχρέωση παροχής απόδειξης και η διασφάλιση αυτής της λειτουργίας πρέπει να εκτελούνται από το ταμειακό μηχάνημα. |
| § 3 Ένα ταμειακό μηχάνημα δεν πρέπει να έχει τη δυνατότητα να εκτυπώνει περισσότερα από ένα αντίγραφα μιας απόδειξης. Αυτό ισχύει ανεξάρτητα από το αν η απόδειξη είναι σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. |
| Ο αριθμός των επανεκτυπώσεων αποδείξεων μπορεί να καταγράφεται στο middleware (ReprintCount). Η δημιουργία πολλαπλών επανεκτυπώσεων (αντιγράφων) πρέπει να αποτρέπεται από το λογισμικό του ταμειακού μηχανήματος. |
| § 4 Ένα ταμείο δεν πρέπει να διαθέτει λειτουργία που να επιτρέπει την αλλαγή του προγραμματισμένου κειμένου για τα είδη και τις υπηρεσίες κατά τη διάρκεια της καταχώρισης. |
| Αυτό πρέπει να διασφαλίζεται από το λογισμικό του ταμειακού μηχανήματος. |
* Τεκμηρίωση συστήματος και ιστορικό
επεξεργασίας 11 § Η επιχείρηση πρέπει να καταρτίζει περιγραφή της οργάνωσης και της δομής του λογιστικού συστήματος που είναι απαραίτητη για την απόκτηση γενικής εικόνας του συστήματος (τεκμηρίωση συστήματος). Η επιχείρηση πρέπει επίσης να καταρτίζει περιγραφές των πράξεων επεξεργασίας που πραγματοποιούνται στο σύστημα, οι οποίες επιτρέπουν την εύκολη ανίχνευση της επεξεργασίας μεμονωμένων εγγραφών (ιστορικό επεξεργασίας).
Εάν η επιχείρηση διαθέτει πολλά ξεχωριστά λογιστικά αρχεία, η τεκμηρίωση του συστήματος θα πρέπει να υποδεικνύει, για κάθε αρχείο, από πού μπορούν να ανακτηθούν πληροφορίες από τα άλλα αρχεία.
Αυτό το άρθρο μεταφράστηκε αυτόματα.
Σχόλια
0 σχόλια
Πραγματοποιήστε είσοδο για να αφήσετε ένα σχόλιο.