Τεκμηρίωση διαδικασιών

Κάθε σύστημα επεξεργασίας δεδομένων (σύστημα DV) πρέπει να διαθέτει σαφώς δομημένη διαδικαστική τεκμηρίωση σύμφωνα με την RN 151 του GoBD. Το GoBD (αρχές για την ορθή διαχείριση και αποθήκευση βιβλίων, αρχείων και εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, καθώς και για την πρόσβαση στα δεδομένα) ισχύει από την 1.1.2015 και η διαδικαστική τεκμηρίωση πρέπει επίσης να είναι διαθέσιμη από την εν λόγω ημερομηνία. Η τεκμηρίωση διαδικασιών πρέπει να περιγράφει όλες τις τεχνικές και οργανωτικές διαδικασίες των εργασιών επεξεργασίας δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι το περιεχόμενο, η δομή, η διαδικασία και τα αποτελέσματα της εργασίας επεξεργασίας δεδομένων πρέπει να είναι πλήρως και αδιαμφισβήτητα ορατά. Η τεκμηρίωση πρέπει να είναι επαληθεύσιμη από έναν εξειδικευμένο τρίτο εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.

Η διαδικαστική τεκμηρίωση αποτελεί υποχρέωση!

Η περιγραφόμενη διαδικαστική τεκμηρίωση πρέπει να είναι true. Δεν πρέπει να υπάρχουν αποκλίσεις μεταξύ των περιγραφόμενων και των πραγματικών διαδικασιών.

Οι αλλαγές στην τεκμηρίωση των διαδικασιών πρέπει να είναι ιστορικά ανιχνεύσιμες (για παράδειγμα σε εκδόσεις) με ιστορικό αλλαγών.

Το σύστημα γενικού καθολικού και τα προ- και υποσυστήματα αποτελούν συστήματα επεξεργασίας δεδομένων σύμφωνα με το GoBD, για παράδειγμα: λογιστική παγίων, μισθοδοσία, συστήματα ταμειακών μηχανών, σύστημα πληρωμών,...

Απαιτήσεις σύμφωνα με το GoBD

Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στο GoBD.

Περιεχόμενα της τεκμηρίωσης διαδικασιών

Η τεκμηρίωση της διαδικασίας πρέπει να αποτελείται από ένα γενικό μέρος, τεκμηρίωση χρήστη, τεχνική τεκμηρίωση συστήματος και λειτουργική τεκμηρίωση.

Γενικό μέρος της τεκμηρίωσης διαδικασιών

Αυτό το μέρος περιγράφει τη γενική οργάνωση και δομή της εταιρείας, όπως:

1. Οργάνωση των διαδικασιών
2. Πεδίο εφαρμογής του συστήματος POS
3. Οργανωτική δομή
4. Υποδομή
5. Οργανόγραμμα

Τεκμηρίωση χρήστη

Αυτό το τμήμα της τεκμηρίωσης της διαδικασίας παρέχει πληροφορίες σχετικά με τις τεχνικές διαδικασίες, όπως για παράδειγμα τη συλλογή δεδομένων, τον συντονισμό, τον έλεγχο και την παραγωγή αποτελεσμάτων στην εταιρεία, όπως

1. Οδηγίες εργασίας για το προσωπικό
2. Οδηγίες λειτουργίας
3. Εγχειρίδια χρήστη
4. Περιγραφές προγραμμάτων

Τεχνική τεκμηρίωση συστημάτων

Η τεχνική τεκμηρίωση του συστήματος έχει ως σκοπό να παρέχει πληροφορίες σχετικά με το λογισμικό που χρησιμοποιείται, τον εξοπλισμό, τα δίκτυα, τις εφαρμογές ASP ή Cloud που βρίσκονται σε χρήση, καθώς και τις δομές δεδομένων και τις διεπαφές που υπάρχουν.

1. Τεκμηρίωση ελέγχου μηχανών
2. Τεκμηρίωση των διαδικασιών της βάσης δεδομένων και άλλων κανόνων επεξεργασίας
3. Τεκμηρίωση της διαχείρισης σφαλμάτων στο σύστημα
4. Περιεχόμενα των πινάκων της βάσης δεδομένων
5. Διεπαφές με άλλα συστήματα

Λειτουργική τεκμηρίωση

Αυτό το μέρος εξηγεί και τεκμηριώνει τις οργανωτικές διαδικασίες της εταιρείας, καθώς και τη σωστή εφαρμογή των πληροφοριακών συστημάτων, όπως

1. Ακεραιότητα δεδομένων
2. Διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων
3. Release of new or modified programs and program versions
4. Δικαιώματα πρόσβασης

Κάθε εταιρεία πρέπει να έχει εφαρμόσει ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου (ICS) ως μέρος της τεκμηρίωσης των διαδικασιών (βλ. GOBDRN 102).

Τι πρέπει να γίνει εάν δεν υπάρχει γραπτή τεκμηρίωση;

Σε περίπτωση απουσίας γραπτής τεκμηρίωσης, αυτή πρέπει να καταρτιστεί το συντομότερο δυνατό. Για τον σκοπό αυτό, πρέπει να ληφθούν υπόψη οι τρέχουσες διαδικασίες της εταιρείας. Ως βάση μπορούν να χρησιμοποιηθούν υπάρχουσες περιγραφές, όπως γραπτές οδηγίες εργασίας και οργανωτικές οδηγίες. Επιπλέον, μπορούν να φανούν χρήσιμες και σημειώσεις από υπαλλήλους των λειτουργιών, καθώς και περιγραφές προγραμμάτων υπολογιστών, οδηγίες ασφαλείας κ.λπ. Ο κύριος στόχος της τεκμηρίωσης των διαδικασιών είναι μια πλήρης και σαφώς δομημένη περιγραφή, στην οποία δεν υπάρχουν αντικρουόμενες οδηγίες ή περιγραφές.

Συνέπειες της έλλειψης τεκμηρίωσης διαδικασιών

Σύμφωνα με το GoBD, εάν, παρά την απουσία τεκμηρίωσης διαδικασιών ή την ανεπαρκή τεκμηρίωση διαδικασιών, μπορεί να διενεργηθεί έλεγχος χωρίς προβλήματα και, ως εκ τούτου, η ιχνηλασιμότητα και η επαληθευσιμότητα δεν επηρεάζονται, δεν υφίσταται τυπική έλλειψη με αντικειμενικό βάρος που να δικαιολογεί την απόρριψη της λογιστικής καταγραφής.

Ένα δείγμα τεκμηρίωσης διαδικασιών δημιουργήθηκε από την Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.

Αυτό το άρθρο μεταφράστηκε αυτόματα.