Kassaregisterkontroll i Tyskland – RetailForce

Sedan den 1 januari 2018 har revisorerna vid det federala finansministeriet (BMF) och de lokala skattekontoren regelbundet genomfört så kallade ”kassaregisterkontroller” (”Kassen-Nachschau”). Man kontrollerar att registreringarna i (registrerings-)kassasystemet sker regelbundet. Revisionerna sker utan förvarning och genomförs även utanför ramen för en så kallad extern revision (= övergripande granskning av skatterelevanta fakta hos ett skattepliktigt företag) [2].

Inom ramen för en kassakontroll har skatteförvaltningens representanter rätt att beträda företagets affärslokaler under normala öppettider och arbetstider. Om arbete redan pågår eller fortfarande utförs utanför dessa tider, får de även göra detta vid dessa tidpunkter. Under kassakontrollen har revisorerna dock ingen rätt att genomföra husrannsakan. Revisorn måste naturligtvis legitimera sig [5].

Vad granskas?

Vid kassaregisterkontrollen kontrolleras om följande krav är uppfyllda:

Finns ”TSE” (”Technische Sicherheitseinrichtung”) tillgänglig och används den på rätt sätt? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
Uppfylls skyldigheten att utfärda kvitton? (§ 146a Abs. 2 AO)
Att uppgifterna är korrekta (KassenSichV).

Hur går granskningen till och vad måste tillhandahållas?

Hemlig kontroll

Vid en hemlig granskning avslöjar inspektören inte sin identitet i början. Precis som en vanlig kund köper han en vara eller tjänst från företaget. På detta sätt ska det fastställas om företaget, i enlighet med de lagstadgade kraven, uppfyller skyldigheten att utfärda kvitton och om uppgifterna behandlas via en certifierad teknisk säkerhetsanordning, till exempel genom att granskaren skannar QR-koden på kvittot (innehåller TSE-uppgifter).

Dataverifiering

Revisorerna har även rätt att granska uppgifterna i det elektroniska registreringssystemet (”kassasystemet”). Här kommer det så kallade enhetliga digitala gränssnittet in i bilden. Uppgifterna måste regelbundet göras tillgängliga i det föreskrivna exportformatet (DSFinV-K-format).

Om RetailForce Cloud Archive används för arkivering av kassaregisteruppgifterna kan dessa exporteras från RetailForce Cloud. Se artikeln nedan för instruktioner om hur man exporterar data: Dataexport för kassaregisterrevision i Tyskland.

I samband med en kassaregisterrevision granskas register, bokföring samt andra organisatoriska dokument som är relevanta för kontanthanteringen under en viss tidsperiod, varför följande dokument måste lämnas in:

de aktuella kassaregisteruppgifterna,
historiska kassaregister för hela den lagstadgade bevarandeperioden (10 år – § 147 Abs. 3 AO [3]), detta gäller även kassaregister som har stängts av eller tagits ur drift,
procedurdokumentation (”Verfahrensdokumentation”) (bruksanvisningar, programmeringsanvisningar och protokoll över genomförda programändringar),
Dessutom kan revisorn kräva att en Z-rapport/kassaregisteravslutning genomförs under revisionen.

Vidare bör det noteras att om invändningar framförs under kontantrevisionen kan en extern revision genomföras: Jfr § 146b stycke 3: ”Om de iakttagelser som gjorts under kontantrevisionen ger anledning till detta, kan en extern revision enligt § 193 genomföras utan föregående revisionsbeslut.”