Procedurdokumentation

Varje databehandlingssystem (DV-system) måste ha en tydligt strukturerad processdokumentation enligt RN 151 i GoBD. GoBD (principer för korrekt hantering och lagring av räkenskaper, register och dokument i elektronisk form samt åtkomst till data) har varit i kraft sedan den 1 januari 2015 och en processdokumentation måste också finnas tillgänglig från och med det datumet. Processdokumentationen måste beskriva alla tekniska och organisatoriska processer i samband med databehandlingen. Detta innebär att innehåll, struktur, process och resultat av databehandlingen måste framgå fullständigt och entydigt. Dokumentationen måste kunna verifieras av en sakkunnig tredje part inom rimlig tid.

Processdokumentation är en skyldighet!

Den beskrivna processdokumentationen måste vara sanningsenlig. Det får inte förekomma några avvikelser mellan de beskrivna och de faktiska processerna.

Ändringar i processdokumentationen måste kunna spåras historiskt (till exempel i versioner) med en ändringshistorik.

Huvudbokssystemet samt för- och delsystemen är databehandlingssystem enligt GoBD, till exempel: anläggningsredovisning, lönebokföring, kassasystem, betalningssystem,...

Krav enligt GoBD

Mer information finns i GoBD.

Innehållet i processdokumentationen

Processdokumentationen måste bestå av en allmän del, användardokumentation, teknisk systemdokumentation och driftsdokumentation.

Den allmänna delen av processdokumentationen

Denna del beskriver företagets allmänna organisation och struktur, till exempel:

1. Processorganisation
2. POS-systemets tillämpningsområde
3. Organisationsstruktur
4. Infrastruktur
5. Organisationsschema

Användardokumentation

Denna del av processdokumentationen innehåller information om de tekniska processerna, till exempel datainsamling, samordning, granskning och utdata inom företaget, såsom

1. Arbetsinstruktioner till personalen
2. Driftsinstruktioner
3. Användarhandböcker
4. Programbeskrivningar

Teknisk systemdokumentation

Den tekniska systemdokumentationen är avsedd att ge information om vilken programvara som används, vilken hårdvara, vilka nätverk, ASP- eller Cloud-applikationer som används samt vilka datastrukturer och gränssnitt som finns.

1. Dokumentation av maskinstyrning
2. Dokumentation av databasprocedurer och andra bearbetningsregler
3. Dokumentation av felhantering i systemet
4. Innehållet i databastabellerna
5. Gränssnitt mot andra system

Driftsdokumentation

Denna del förklarar och dokumenterar de organisatoriska processerna inom företaget samt den korrekta tillämpningen av datasystemen, såsom

1. Dataintegritet
2. Rutin för säkerhetskopiering
3. Release av nya eller modifierade program och programversioner
4. Åtkomstbehörigheter

Varje företag måste ha infört ett internt kontrollsystem (ICS) som en del av den procedurmässiga dokumentationen (se GOBDRN 102).

Vad ska man göra om det inte finns någon skriftlig dokumentation?

Om det saknas skriftlig dokumentation bör sådan upprättas så snart som möjligt. För detta ändamål måste företagets nuvarande processer beaktas. Befintliga beskrivningar, såsom skriftliga arbets- och organisationsinstruktioner, kan användas som underlag. Dessutom kan anteckningar från operativa medarbetare samt beskrivningar av datorprogram, säkerhetsriktlinjer etc. också vara till hjälp. Huvudsyftet med procedurdokumentationen är en fullständig och tydligt strukturerad beskrivning utan motstridiga instruktioner eller beskrivningar.

Konsekvenser av avsaknad av processdokumentation

Enligt GoBD föreligger ingen formell brist av objektiv betydelse som motiverar avslag på redovisningen om en granskning, trots avsaknad av eller bristfällig processdokumentation, kan genomföras utan problem och spårbarheten och verifierbarheten därmed inte påverkas.

Ett exempel på en processdokumentation har tagits fram av Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung.

Den här artikeln har översatts automatiskt.