I Spanien gäller flera regler för numrering av fakturor (”factura”) och förenklade fakturor (”factura simplificada”). Dessutom ger det spanska finansministeriet rekommendationer för numrering av fakturor.

Kungligt dekret 16/2012 om skyldigheten att utfärda fakturor definierar innehållet i fakturor och förenklade fakturor. Termen ”kassakvitto”, som används i Österrike och andra länder, är synonymt med den förenklade fakturan (”factura simplificada”) i Spanien.

Fakturanummer

Utöver andra obligatoriska uppgifter måste varje faktura ha ett nummer och, i förekommande fall, en serie.

• Numreringen av de enskilda fakturorna måste vara fortlöpande inom serien (monotont stigande).

Fakturaserie

Fakturaserier kan användas för specifika ändamål, till exempel om företaget har flera filialer, som en identifierare för varje plats.

Under vissa omständigheter är det dock obligatoriskt att använda separata fakturaserier. Separata fakturaserier måste användas i följande fall:

• om vissa fakturor inte utfärdas av det utförande företaget utan av mottagaren.
• vid korrigering av fakturor
  
  Obs! Retur av varor och tjänster är inte en korrigerande åtgärd! Korrigeringar är ändringar av den ursprungliga fakturan på grund av fel (t.ex. felaktigt Vat-belopp). Korrigerade fakturor måste innehålla en hänvisning till den ursprungliga fakturan.
• vid utfärdande av fakturor och förenklade fakturor
• fakturor som utfärdas av den vinnande anbudsgivaren till följd av administrativa och rättsliga verkställighetsförfaranden.
• fakturor som utfärdas för att dokumentera leverans av mobiltelefoner, spelkonsoler, bärbara datorer och surfplattor samt silver, platina och palladium i obearbetad form, pulverform eller som halvfabrikat, när dessa ger upphov till en återföring för den skattskyldige.
• fakturor från resebyråer som agerar som mellanhänder
• fakturor för att dokumentera transaktioner inom koncernen som genomförs mellan enheter som väljer den avancerade nivån av den särskilda ordningen för koncernen

Som beskrivits ovan bör fakturor och förenklade fakturor hanteras i separata fakturaserier (nummerintervall). Se exempel nedan.

Rekommendationer från AEAT

”AEAT – den spanska skattemyndigheten” ger på sin webbplats rekommendationer om fakturanummerering och användning av serier.

• Rekommenderad teckenuppsättning: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Gemener rekommenderas inte.
• Mellanslag: Om mellanslag används ska endast ett tecken användas, aldrig fler än ett.
• Specialtecken: bindestreck ”-”, understreck ”_”, snedstreck ”/”, punkt ”.”
• Fakturaserie: ska användas som prefix, följt av fakturanumret med ett mellanslag (eller avgränsningstecken) emellan.
• Fakturanumret får inte inledas med ett mellanslag (dvs. text som bryts till vänster).

Exempel på fakturanummer inklusive serienummer

Följande exempel på fakturanummer och serier är endast avsedda som illustration. Du kan skapa dina egna nummerserier utifrån AEAT:s föreskrifter och rekommendationer.

Fakturor

• förs i ett separat nummerintervall (eller flera, om nödvändigt – se ovan).
• Det rekommenderas att börja med ”0” eller ”1”, men detta är inte obligatoriskt. Numreringen kan till exempel också börja med ”4711”, så länge de efterföljande numren är sammanhängande och stigande (4711, 4712, 4713, ...).
• Dessutom bör en indikator (prefix) för serien anges, t.ex. ”FA” eller ”FAC” för ”faktura” (”factura”)

Exempel på fakturaserier:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003, ..., FAC25-000n (Prefix: FAC25 för ”Faktura 2025”)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003,...,FA2025 000n (Prefix: FA2025 för ”faktura 2025”)

Förenklade fakturor

• hanteras i ett separat nummerintervall (eller flera, om det behövs – se ovan).
• Det rekommenderas att börja med ”0” eller ”1”, men detta är inte obligatoriskt. Numreringen kan till exempel också börja med ”4711”, så länge de efterföljande numren är sammanhängande och stigande (4711, 4712, 4713, ...).
• Dessutom bör en indikator (prefix) för serien anges, t.ex. ”FS” för ”förenklad faktura” (”factura simplificada”)

Exempel på serier för förenklade fakturor:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003, ..., FS25-000n (Prefix: FS25 för ”förenklad faktura 2025”)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003, ..., S2025 000n (Prefix: S2025 för ”förenklad faktura 2025”)

Korrigeringsfakturor

Som nämnts ovan används korrigeringsfakturor INTE vid varubytet, returer eller liknande, utan för att korrigera fel i respektive originalfaktura.

• förvaltas i ett separat numreringsintervall (eller flera, om nödvändigt – se ovan).
• Det rekommenderas att börja med ”0” eller ”1”, men detta är inte obligatoriskt. Numreringen kan till exempel också börja med ”4711”, så länge de efterföljande numren är sammanhängande och stigande (4711, 4712, 4713, ...).
• Dessutom bör en indikator (prefix) för serien anges, t.ex. ”REC” för ”korrigeringsfaktura” (”factura rectificativa”)

Exempel på serier av korrigeringsfakturor:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003, ..., REC25-000n (Prefix: REC25 för ”korrigeringsfaktura 2025”)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003,...,R2025 000n (Prefix: S2025 för ”korrigeringsfaktura 2025”)

Implementering i RetailForce

Fakturanummer och serier anges i RetailForce med hjälp av följande DOM-element:

VERI*FACTU

RetailForce kombinerar de två värdena på följande sätt:

{documentNumberSeries}-{dokumentnummer}

Exempel:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Skickas till VERI*FACTU på följande sätt (bör även skrivas ut på dokumentet):

FS-12345

Källor

• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (”Kungligt dekret 1619/2012 av den 30 november om godkännande av förordningen om faktureringsskyldigheter”)
• AEAT:s (Agencia Tributaria) webbplats

Den här artikeln har översatts automatiskt.