Spanyolországban számos szabály vonatkozik a számlák („factura”) és az egyszerűsített számlák („factura simplificada”) számozására. Ezen felül a spanyol Pénzügyminisztérium ajánlásokat fogalmaz meg a számlák számozására vonatkozóan.

A számlák kiállítására vonatkozó kötelezettségről szóló 16/2012 királyi rendelet határozza meg a számlák és az egyszerűsített számlák tartalmát. Az Ausztriában és más országokban használt „készpénznyugta” kifejezés Spanyolországban az egyszerűsített számla („factura simplificada”) szinonimája.

Számlaszám

Az egyéb kötelező elemek mellett minden számlának rendelkeznie kell számmal és – adott esetben – sorozatszámmal.

• Az egyes számlák számozásának az adott sorozaton belül folyamatosnak (monoton növekvőnek) kell lennie.

Számlasorozat

A számlasorozatok meghatározott célokra használhatók, például ha a vállalatnak több fiókja van, az egyes telephelyek azonosítására.

Bizonyos körülmények között azonban kötelező külön számlasorozatot használni. Külön számlasorozatot kell használni az alábbi esetekben:

• ha egyes számlákat nem a teljesítő vállalat, hanem a címzett állítja ki.
• számlák javításakor
  
  Megjegyzés: Az áruk és szolgáltatások visszaküldése nem minősül javító intézkedésnek! A javítások az eredeti számlán szereplő hibák (pl. helytelen Vat) miatt végzett módosítások. A javított számlákon hivatkozni kell az eredeti számlára.
• számlák és egyszerűsített számlák kiállításakor
• a közigazgatási és bírósági végrehajtási eljárások eredményeként a nyertes ajánlattevő által kiállított számlák
• mobiltelefonok, videójáték-konzolok, laptopok és digitális táblagépek, valamint ezüst, platina és palládium – nyers, por vagy félkész formában – szállításának dokumentálására kiállított számlák, amennyiben ezek az adóalany visszavonását eredményezik.
• közvetítőként eljáró utazási irodák számlái
• a vállalatcsoportra vonatkozó különleges rendszer magasabb szintjét választó vállalatok közötti csoporton belüli tranzakciók dokumentálására szolgáló számlák

A fent leírtak szerint a számlákat és az egyszerűsített számlákat külön számlasorozatokban (számtartományokban) kell kezelni. Lásd az alábbi példákat.

AEAT ajánlásai

Az „AEAT – Spanyol Adóigazgatási Ügynökség” honlapján ajánlásokat tesz közzé a számlák számozásával és a sorozatok használatával kapcsolatban.

• Ajánlott karakterkészlet: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Kisbetűk használata nem ajánlott.
• Szóközök: Ha használják őket, akkor csak egy karaktert szabad használni, soha nem többet.
• Különleges karakterek: kötőjel „-”, aláhúzás „_”, perjel „/”, pont „.”
• Számlasorozat: előtagként kell használni, amelyet a számlaszám követ, szóközzel (vagy elválasztóval) elválasztva.
• A számlaszám nem kezdődhet szóközzel (azaz a szöveg balra igazodik).

Példák számlaszámokra sorozatszámmal

Az alábbi számlaszám- és sorozatszám-példák kizárólag illusztrációs célt szolgálnak. Az AEAT előírásai és ajánlásai alapján saját szám sorozatot hozhat létre.

A számlákat

• számát külön számsorozatban (vagy szükség esetén többben – lásd fent) kell vezetni.
• Javasolt a „0” vagy „1” számmal kezdeni, de ez nem kötelező. A számozás kezdődhet például „4711”-gyel is, feltéve, hogy az azt követő számok folyamatosak és növekvő sorrendben vannak (4711, 4712, 4713, ...).
• Ezen felül meg kell adni a sorozat jelölőjét (előtagját), pl. „FA” vagy „FAC” a „számla” („factura”) jelölésére

Példák számlasorozatokra:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003,..., FAC25-000n (Előtag: FAC25 a „2025-ös számla” jelölésére)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003,...,FA2025 000n (Előtag: FA2025 a „2025-ös számla” esetében)

Az egyszerűsített számlákat

• külön számsorozatban (vagy szükség esetén többben – lásd fent) kerülnek vezetésre.
• Javasolt a „0” vagy „1” számmal kezdeni, de ez nem kötelező. A számozás kezdődhet például „4711”-gyel is, feltéve, hogy az azt követő számok folyamatosak és növekvő sorrendben vannak (4711, 4712, 4713,...).
• Ezen felül meg kell adni a sorozat jelölőjét (előtagját), pl. „FS” az „egyszerűsített számla” („factura simplificada”) jelölésére

Példák egyszerűsített számlasorozatokra:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003,..., FS25-000n (Előtag: FS25 a „2025. egyszerűsített számla” jelölésére)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003,...,S2025 000n (Előtag: S2025 a „2025. évi egyszerűsített számla” jelölésére)

Javító számlák

Mint fentebb említettük, a javító számlákat NEM árucsere, visszaküldés vagy hasonló esetekben használják, hanem az adott eredeti számlán szereplő hibák kijavítására.

• Ezeket külön számozási tartományban (vagy szükség esetén többben – lásd fent) vezetik.
• Javasolt a „0” vagy „1” számmal kezdeni, de ez nem kötelező. A számozás kezdődhet például „4711”-gyel is, feltéve, hogy az azt követő számok folyamatosak és növekvő sorrendben vannak (4711, 4712, 4713,...).
• Ezen felül meg kell adni a sorozat jelölőjét (előtagját), pl. „REC” a „javító számla” („factura rectificativa”) jelölésére.

Példák a korrekciós számlák sorozataira:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003,..., REC25-000n (Előtag: REC25 a „2025. évi javító számla” jelölésére)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003,...,R2025 000n (Előtag: S2025 a „2025-ös korrekciós számla” jelölésére)

RetailForce megvalósítás

A számlaszámokat és sorozatokat a RetailForce-ban a következő DOM-elemek segítségével lehet megadni:

VERI*FACTU

RetailForce a következő módon egyesíti a két értéket:

{documentNumberSeries}-{documentNumber}

Példa:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

A VERI*FACTU-nak a következő formában kell elküldeni (ezt a dokumentumra is fel kell nyomtatni):

FS-12345

Források

• 1619/2012. sz. királyi rendelet, 2012. november 30., amely jóváhagyja a számlázási kötelezettségeket szabályozó rendeletet („1619/2012. sz. királyi rendelet, 2012. november 30., amely jóváhagyja a számlázási kötelezettségeket szabályozó rendeletet”)
• Az AEAT (Adóhivatal) honlapja

Ezt a cikket automatikusan lefordították.