Si vous êtes entrepreneur, que vous relevez du RKSV et que vous ne bénéficiez d’aucune des réglementations spéciales ou exceptions susmentionnées, vous êtes tenu d’utiliser des caisses enregistreuses depuis le 1er janvier 2016. De plus, depuis le 1er avril 2017, vous devez équiper chaque caisse enregistreuse d’un système de sécurité. Toute transaction en espèces est également soumise à l’obligation de délivrer un ticket de caisse.
Que vous soyez soumis ou non au RKSV, l’obligation d’enregistrement individuel des transactions en espèces est en vigueur depuis le 1er janvier 2016. Si vous êtes soumis au RKSV, la liste de contrôle suivante de la WKO vous aidera à vous assurer que les dispositions du RKSV sont respectées au sein de votre entreprise :
- Il doit être possible d’attribuer un numéro d’identification unique à chaque caisse au sein de l’entreprise, qui doit être déclaré via FinanzOnline.
- La caisse enregistreuse doit disposer d’une interface adaptée à un module de sécurité matérielle (HSM) ou à un lecteur de carte à puce, doté d’une unité de création de signature/sceau.
- Chaque ticket de caisse doit comporter un code lisible par machine, qui doit contenir les données prévues à l’article 10, paragraphe 2, du RKS-V. Les réservations de formation et les annulations doivent également comporter la mention « réservation de formation » ou « annulation de réservation » dans le code lisible par machine.
- Chaque transaction en espèces, chaque ticket mensuel, annuel et de clôture, ainsi que chaque réservation de formation et d’annulation, doit être signée électroniquement. Une signature ou un cachet électronique doit être demandé à l’unité de création de signature/cachet et imprimé sur le ticket correspondant dans le cadre du code lisible par machine. Lors de la création de la signature ou du cachet, les données prévues à l’article 9, paragraphe 2, du RKS-V doivent être incluses.
- En l’absence de connexion valide avec l’unité de création de signatures/cachets, la mention « Échec du service de sécurité » doit être apposée sur le ticket de caisse. Après la remise en service de l’unité de création de signatures/cachets, un document collectif signé avec la valeur zéro doit être créé et enregistré dans le protocole de collecte des données.
- La caisse enregistreuse doit être en mesure de générer un ticket de caisse initial permettant un contrôle conformément à l’article 6, paragraphe 4, du RKS-V.
- Un protocole de collecte des données (DEP), dans lequel chaque transaction en espèces, y compris la signature ou le cachet électronique, doit être enregistrée et stockée, doit être tenu. Au minimum, les données du document conformément à l’article 132a, paragraphe 3, du BAO doivent être enregistrées.
- Le chiffre d’affaires enregistré dans la caisse enregistreuse est cumulé en continu (compteur de chiffre d’affaires). Les réservations de formation ne doivent pas affecter le compteur de chiffre d’affaires. À la fin du mois, l’état intermédiaire du compteur de chiffre d’affaires doit être enregistré dans le protocole de collecte des données en tant que chiffre d’affaires d’un montant nul, accompagné de la signature électronique ou du cachet de l’unité de création de signature ou de cachet (reçu mensuel).
- Il doit être possible d’imprimer le relevé de démarrage et le reçu mensuel.
- Le compteur de chiffre d’affaires doit pouvoir être chiffré à l’aide de l’algorithme de chiffrement AES 256.
- Le protocole de collecte des données doit pouvoir être exporté à tout moment conformément au cahier des charges détaillé défini dans la norme RKS-V. Les données relatives aux articles non incluses dans le cahier des charges (au moins la quantité et la désignation commerciale) doivent également pouvoir être exportées – bien que sans spécification structurelle.
- En cas de mise hors service programmée du système de caisse, celui-ci doit pouvoir établir un ticket de caisse final d’un montant nul.
- Une fonction de sauvegarde trimestrielle, permettant de stocker les données du protocole d’acquisition des données sur un support de données externe, doit être disponible. Afin de garantir l’inaltérabilité de l’ensemble du protocole d’acquisition des données au moyen de la signature/du cachet, le document mensuel du dernier mois du trimestre doit être inclus en tant que dernier document dans cette sauvegarde. La caisse enregistreuse ne doit comporter aucun dispositif permettant de contourner le contrôle du dispositif de sécurité. Il convient de noter que cette disposition ne s’applique pas à l’enregistrement des opérations qui ne constituent pas des transactions en espèces (par exemple, les bons de livraison, les virements bancaires et les retraits, les articles en continu).
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*Extrait de la brochure « Die Registrierkassenpflicht – Steuerinformation für Unternehmer der WKO »
Cet article a été traduit automatiquement.
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