El Ministerio de Hacienda francés ofrece en su página web una lista de preguntas relativas a la obligación de utilizar una caja registradora segura.
A continuación se incluye una traducción no oficial de dichas preguntas al inglés (sin que se asuma responsabilidad alguna por la exactitud de la información traducida). Al final de este artículo se proporciona un enlace a la página web del Ministerio de Hacienda francés.
¿Es obligatorio disponer de un software de caja registradora segura?
El artículo 286-I-3° del Código General de Impuestos (CGI) establece la obligación de que las entidades sujetas al IVA utilicen un software o un sistema de caja registradora que cumpla las condiciones de inalienabilidad, seguridad, conservación y archivo de los datos con vistas a su control por parte de las autoridades fiscales.
El cumplimiento de dichas condiciones puede acreditarse mediante un certificado expedido por un organismo acreditado o mediante una declaración individual del fabricante del sistema.
Están sujetas a esta obligación las entidades sujetas al VAT, ya sean personas físicas o jurídicas, independientemente del sector de actividad, que realicen entregas de bienes y prestaciones de servicios que no den lugar a facturación y estén destinadas a clientes particulares, siempre que utilicen un programa informático o un sistema de caja registradora.
No están sujetos a esta obligación:
- los sujetos pasivos que realicen todas sus transacciones con uno o varios profesionales (B2B), en la medida en que estén necesariamente sujetos a facturación;
- los sujetos pasivos del VAT que se acojan al régimen de exención básica mencionado en el artículo 293 B del CGI, como, por ejemplo, los microempresarios;
- los sujetos pasivos sujetos al régimen de reembolso a tanto alzado del Vat agrícola previsto en los artículos 298c y 298d del CGI;
- sujetos pasivos que realicen exclusivamente operaciones exentas del Vat.
Un árbol de decisión disponible en este sitio web puede ayudarle a responder a esta pregunta.
¿Qué es un software o sistema de caja registradora?
Un software o sistema de caja registradora es un sistema informático dotado de una funcionalidad de caja registradora, que consiste en memorizar y registrar los pagos extracontables recibidos a cambio de la venta de bienes o servicios; es decir, el pago registrado no genera de forma concomitante, automática y necesaria la realización de un asiento contable.
Los pagos para los que el software o sistema activa de forma obligatoria, instantánea y automática, sin intervención humana, un asiento en el sistema de información contable, no se consideran registrados de forma extracontable, sea cual sea el método de pago.
Quedan incluidos todos los programas informáticos o sistemas de caja que permitan el registro de los pagos de sus clientes, sea cual sea la forma de pago (efectivo, cheques, tarjetas de crédito, transferencias, domiciliaciones bancarias, etc.).
Esta obligación se aplica incluso en caso de registro en un software o sistema accesible en línea.
¿Deben los editores de todos los programas de gestión empresarial que incluyan una función de caja registradora o cobro obtener la certificación correspondiente antes del 1 de enero de 2018?
Desde el 1 de enero de 2018, solo los programas informáticos y los sistemas de caja registradora —principales vectores del fraude en el Vat observado— se ven afectados por la medida.
Un software, sea cual sea su finalidad (caja, contabilidad o gestión), que cuente con una función de caja y que permita realizar el seguimiento de los cobros a clientes particulares debe estar certificado.
En cuanto a los programas multifuncionales (contabilidad/gestión/caja), solo deben certificarse las funciones de caja registradora y cobro, y no el programa en su totalidad.
¿Quedan incluidos los sujetos pasivos acogidos a la exención básica o exentos del VAT en el ámbito de aplicación de la obligación de disponer de software no fraudulento derivada de la medida de certificación del software de caja registradora?
De conformidad con el artículo 286, apartado II, párrafo 2, del CGI, no están sujetas a esta obligación:
- los sujetos pasivos sujetos al VAT que se acojan al régimen de exención básica mencionado en el artículo 293 B del CGI;
- las entidades sujetas al impuesto que realicen exclusivamente operaciones exentas del Vat.
¿Se limita el régimen a las operaciones con personas físicas?
Un software o sistema de caja registradora es un sistema informático en el que un sujeto pasivo registra las entregas de bienes y prestaciones de servicios no sujetas a facturación, es decir, a clientes particulares.
Por consiguiente, el régimen se aplica a:
- a los sujetos pasivos que realizan la totalidad de su volumen de negocios con clientes particulares;
- así como a sujetos pasivos que efectúan operaciones tanto con clientes particulares como con empresas.
Por otra parte, los contribuyentes que realicen todas sus operaciones con uno o varios profesionales (B2B) quedan excluidos del régimen en la medida en que estén sujetos a la obligación de facturación.
¿Se aplican las disposiciones de la medida relativa a la certificación de los programas informáticos de caja registradora a las sucursales y filiales de empresas extranjeras?
El régimen se aplica, con algunas excepciones, a cualquier sujeto pasivo del Vat en Francia que registre los pagos de sus clientes particulares mediante un software o sistema de caja registradora. Por lo tanto, las sucursales y filiales de empresas extranjeras están sujetas a la obligación de disponer de un software y un sistema seguros (véase BOI-TVA-DECLA-30-10-30, apartado 20).
¿Se aplican también las disposiciones de la medida de certificación de software de caja registradora a las empresas extranjeras registradas a efectos del VAT pero no establecidas en Francia?
El régimen se dirige, con algunas excepciones, a cualquier sujeto pasivo del Vat en Francia que registre los pagos de sus clientes particulares mediante un software o sistema de caja registradora.
No obstante, a título de tolerancia administrativa, las empresas extranjeras registradas a efectos del VAT que no estén establecidas en Francia quedan excluidas del régimen (véase BOI-TVA-DECLA-30-10-30, apartado 20).
¿Se aplican las disposiciones de la medida de certificación de software de caja registradora al comercio entre particulares a través de plataformas electrónicas?
[nota: Comercio electrónico]
El régimen se dirige a cualquier entidad sujeta al Vat, salvo aquellas que estén exentas del Vat o que realicen operaciones exentas de Vat.
Los particulares que realizan comercio electrónico quedan fuera del ámbito de aplicación de la obligación siempre que no estén sujetos al VAT.
¿Entran las empresas de comercio electrónico en el ámbito de aplicación de la obligación de disponer de un software no permisivo en virtud de la medida de certificación de software de caja registradora?
El régimen se aplica, con algunas excepciones, a cualquier sujeto pasivo del Vat en Francia que registre los pagos de sus clientes particulares mediante un software o sistema de caja registradora.
Las empresas de comercio electrónico afectadas por la obligación de certificar los programas o sistemas de caja registradora son aquellas que operan con:
- clientes no sujetos al VAT (clientes particulares);
- tanto a clientes no sujetos al VAT (clientes particulares) como a clientes sujetos al VAT (clientes empresariales).
Las empresas de comercio electrónico que operan únicamente con clientes registrados a efectos del Vat (clientes empresariales) no se ven afectadas por la obligación de certificar los programas o sistemas de caja registradora, ya que estas transacciones están sujetas a facturación obligatoria.
¿Queda excluido del ámbito de aplicación el software de pago electrónico?
El software de pago electrónico, o los terminales de pago electrónico, son dispositivos electrónicos capaces de leer los datos de las tarjetas bancarias, registrar una transacción y comunicarse con un servidor de autenticación remoto.
Según esta definición, los terminales de pago puros quedan excluidos del régimen.
¿Se aplican las disposiciones anteriores únicamente a los pagos en efectivo?
No, el sistema se aplica a todo el software y los sistemas de caja que permiten el registro de transacciones de pago de sus clientes, sea cual sea el método de pago (efectivo, cheques, tarjetas bancarias, transferencias, domiciliaciones bancarias).
¿Qué se entiende por software libre, software privativo y software de desarrollo propio?
El software libre es aquel que los usuarios pueden utilizar, estudiar, modificar y distribuir libremente.
El software propietario es aquel que, desde el punto de vista jurídico y técnico, no permite el ejercicio de las cuatro libertades mencionadas anteriormente.
El software de desarrollo propio es aquel desarrollado por el propio contribuyente, por una empresa del grupo o por un integrador externo.
Estas libertades permiten a los usuarios adaptar el software a sus necesidades específicas. Las modificaciones que los usuarios puedan realizar en el software libre o de desarrollo propio no deben tener por objeto ni por efecto alterar el cumplimiento de las condiciones de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivo.
¿Se ve afectado un comerciante que disponga de una balanza con calculadora de precios por la aplicación de la medida de certificación del software de caja registradora?
Los instrumentos de medida regulados, como las balanzas, equipados con un dispositivo de memoria de liquidación, que se utilizan tanto para determinar el precio a pagar por los artículos en función de la cantidad medida como para registrar la liquidación, deben estar certificados.
Lo mismo se aplica si varios instrumentos de medida regulados están interconectados o funcionan en red, en cuyo caso cada uno de ellos debe estar certificado.
Por lo tanto, las balanzas que incorporan una función de almacenamiento de transacciones de pago quedan incluidas en el ámbito de aplicación de la medida.
Por lo tanto, cualquier sujeto pasivo del Vat que posea este tipo de equipo debe poder demostrar que su equipo cumple las condiciones de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivo, ya sea presentando un certificado expedido por un organismo acreditado en las condiciones previstas en el artículo L. 433-4 del Código del Consumidor, o bien presentando un certificado individual expedido a su nombre por el fabricante del equipo.
Por otra parte, las balanzas que no dispongan de una función de almacenamiento de transacciones en efectivo no entran en el ámbito de aplicación de la medida de certificación de los programas de gestión de caja.
En concreto, se pueden distinguir tres tipos principales de configuración:
- el empleo de una balanza con contador de peso/precio: la balanza debe estar certificada;
- el empleo de una balanza con contador de peso y precio conectada a una caja registradora certificada: tanto la balanza como la caja registradora deben disponer de certificación;
- el empleo de una báscula con pantalla táctil integrada o de un terminal punto de venta que integre tanto una solución de pesaje como una de caja registradora certificada: toda la solución debe estar certificada.
¿Debe un comerciante actualizar su sistema de pesaje y cobro a la luz del nuevo requisito de disponer de un software de contabilidad o de gestión o de un sistema de caja registradora, debido a la medida de certificación del software de caja registradora?
Esta obligación se aplica al software y a los sistemas de caja que automatizan los cálculos y almacenan las transacciones en efectivo.
Por lo tanto, las funciones de cobro deben estar certificadas por el editor o por un organismo acreditado.
Si el sistema de pesaje y cobro del minorista no puede certificarse o no está certificado, deberá adquirir nuevo equipo que cumpla las condiciones antes mencionadas de inalienabilidad, seguridad, almacenamiento de datos y archivo.
Debe aplicarse un razonamiento similar a las máquinas expendedoras automáticas de bebidas, a las máquinas de pago automático o a las máquinas expendedoras automáticas de productos (bebidas, pasteles, etc.) que cuenten con una función de caja. Por lo tanto, estas deben estar certificadas.
¿Existe la obligación de que todos los sujetos pasivos del Vat adquieran un software de caja registradora seguro?
El régimen establece la obligación, a partir del 1 de enero de 2018, de que los sujetos pasivos del Vat que registren los pagos de sus clientes no sujetos al impuesto mediante cualquier software o sistema de caja registradora utilicen un software conforme que cumpla las condiciones de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivo de datos con vistas al control por parte de las autoridades fiscales.
Estas nuevas disposiciones no imponen la obligación de dotarse de un software o sistema de caja registradora.
La decisión de utilizar dicho software corresponde a cada sujeto pasivo.
Si el sujeto pasivo opta por emplear un software con funcionalidades de caja registradora para registrar los pagos de sus clientes, queda incluido en el ámbito de aplicación de esta obligación y deberá utilizar un software que cumpla con las condiciones de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivo de los datos.
¿Puede un sujeto pasivo del VAT seguir registrando los pagos de sus clientes mediante un software de caja registradora y, simultáneamente, mediante facturas en papel?
Los sujetos pasivos pueden optar por dos métodos de registro de los pagos: uno informatizado y otro en papel.
No obstante, en cuanto el sujeto pasivo utilice un software con funcionalidades de caja registradora, quedará sujeto a la obligación de disponer de un software de caja registradora seguro. En ese caso, deberá presentar el certificado expedido por un organismo acreditado o la declaración individual del editor correspondiente al software de caja registradora utilizado.
Actualizado el 06/04/2022
Este artículo ha sido traducido automáticamente.
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