Vanliga frågor om skyldigheten att använda ett säkert kassasystem

Det franska finansministeriet tillhandahåller på sin webbplats en lista med frågor om skyldigheten att använda ett säkert kassaregister.

Nedan hittar du en inofficiell översättning av dessa frågor till engelska (vi tar inget ansvar för att den översatta informationen är korrekt). En länk till det franska finansministeriets webbplats finns i slutet av denna artikel.

 

Måste man ha en säker kassasystemprogramvara?

I artikel 286-I-3° i den allmänna skattelagen (CGI) fastställs skyldigheten för en momspliktig enhet att använda en programvara eller ett kassasystem som uppfyller villkoren för oföränderlighet, säkerhet, bevarande och arkivering av data med tanke på skattemyndigheternas kontroll.

Att de fyra ovannämnda villkoren (oföränderlighet, säkerhet, bevarande och arkivering) är uppfyllda kan styrkas genom ett intyg utfärdat av ett ackrediterat organ eller genom ett individuellt intyg [Anm.: egenförsäkran] från systemtillverkaren.

Följande omfattas av denna skyldighet: momspliktiga enheter, fysiska eller juridiska personer, oavsett verksamhetssektor, som tillhandahåller varor och tjänster som inte ger upphov till fakturering och som är avsedda för privatkunder, förutsatt att de använder ett program eller ett kassasystem.

Följande omfattas inte av denna skyldighet:

• skattskyldiga enheter som genomför alla sina transaktioner med en eller flera företagare (B2B), i den mån dessa transaktioner nödvändigtvis omfattas av fakturering;
• momspliktiga företag som omfattas av den grundläggande undantagsordningen som nämns i artikel 293 B i CGI, såsom till exempel mikroföretagare;
• skattskyldiga enheter som omfattas av det schablonmässiga systemet för återbetalning av mervärdesskatt inom jordbruket enligt artiklarna 298c och 298d i CGI;
• skattskyldiga enheter som uteslutande utför transaktioner som är undantagna från Vat.

Ett beslutsträd som finns tillgängligt på denna webbplats kan hjälpa dig att besvara denna fråga.

 

Vad är ett kassaprogram eller ett kassasystem?

Ett kassaprogram eller kassasystem är ett datorsystem utrustat med en kassafunktion, som består i att lagra och registrera betalningar utanför bokföringen som mottagits i utbyte mot försäljning av varor eller tjänster, det vill säga att den registrerade betalningen inte samtidigt, automatiskt och nödvändigtvis genererar en bokföringspost.

Betalningar för vilka programvaran eller systemet obligatoriskt, omedelbart och automatiskt, utan mänsklig inblandning, utlöser en bokföringspost i redovisningssystemet, betraktas inte som registrerade utanför bokföringen, oavsett betalningssätt.

All programvara eller alla kassasystem som möjliggör registrering av kundernas betalningar omfattas, oavsett betalningssätt (kontanter, checkar, bankkort, överföringar, autogiro etc.).

Denna skyldighet gäller även vid registrering i programvara eller system som är tillgängliga online.

 

Måste all affärshanteringsprogramvara som innehåller en kassa-/inkasseringsfunktion fortfarande certifieras av sina utgivare senast den 1 januari 2018?

Sedan den 1 januari 2018 omfattas endast programvara och kassasystem – de främsta kanalerna för det Vat-bedrägeri som observerats – av åtgärden.

En programvara, oavsett dess klassificering (kassa, bokföring eller administration), som har en kassafunktion och som gör det möjligt att följa inbetalningar från privatkunder måste certifieras.

När det gäller multifunktionsprogramvara (bokföring/företagsledning/kassa) är det endast kassa- och inkasseringsfunktionerna, och inte hela programvaran, som måste certifieras.

 

Omfattas skattskyldiga enheter som omfattas av det grundläggande undantaget eller är undantagna från Vat av skyldigheten att använda programvara som inte möjliggör bedrägeri, vilken följer av åtgärden om certifiering av kassasystemsprogramvara?

Enligt artikel 286 II.2 i den allmänna skattelagen (CGI) omfattas följande inte av denna skyldighet:

• skattskyldiga enheter som omfattas av Vat och som omfattas av det grundläggande undantaget enligt artikel 293 B i CGI;
• skattskyldiga enheter som uteslutande utför momsbefriade transaktioner.

 

Är systemet begränsat till transaktioner med fysiska personer?

Ett program eller kassasystem är ett datoriserat system där en skattskyldig enhet registrerar leveranser av varor och tjänster som inte omfattas av fakturering, dvs. till privatkunder.

Följaktligen gäller ordningen för:

• skattskyldiga enheter som har hela sin omsättning med privatkunder;
• skattskyldiga enheter som genomför transaktioner med både privatkunder och företagskunder.

Däremot är skattebetalare som genomför alla sina transaktioner med en eller flera företagskunder (B2B) undantagna från systemet i den mån de är skyldiga att utfärda faktura.

 

Gäller bestämmelserna om certifiering av kassasystem även för filialer och dotterbolag till utländska företag?

Reglerna gäller, med vissa undantag, alla skattskyldiga företag som är momspliktiga i Frankrike och som registrerar betalningar från sina privatkunder med hjälp av kassasystemsprogramvara eller -system. Filialer och dotterbolag till utländska företag omfattas därför av skyldigheten att ha säker programvara och säkra system (se BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 20).

 

Gäller bestämmelserna i åtgärden om certifiering av kassaprogramvara även utländska företag som är momsregistrerade men inte etablerade i Frankrike?

Systemet riktar sig, med vissa undantag, till alla momspliktiga enheter i Frankrike som registrerar betalningar från sina privatkunder med hjälp av kassaprogramvara eller ett kassasystem.

Som en administrativ tolerans omfattas dock inte utländska företag som är momsregistrerade men inte etablerade i Frankrike av systemet (se BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 20).

 

Gäller bestämmelserna i åtgärden för certifiering av kassasystem för handel mellan privatpersoner via elektroniska plattformar?

[anmärkning: E-handel]

Systemet riktar sig till alla momspliktiga enheter, med undantag för dem som är befriade från Vat eller som genomför transaktioner som är undantagna från Vat.

Privatpersoner som bedriver e-handel omfattas inte av skyldigheten så länge de inte är momspliktiga.

 

Omfattas e-handelsföretag av skyldigheten att använda icke-tillåten programvara enligt certifieringsåtgärden för kassasystemsprogramvara?

Reglerna gäller, med vissa undantag, alla momspliktiga enheter i Frankrike som registrerar betalningar från sina privatkunder med hjälp av kassaprogramvara eller ett kassasystem.

De e-handelsföretag som berörs av skyldigheten att certifiera kassasystem är de som har att göra med:

• kunder som inte är momspliktiga (privatkunder);
• både kunder som inte är momspliktiga (privatkunder) och kunder som är momspliktiga (företagskunder).

E-handelsföretag som endast har att göra med momsregistrerade kunder (företagskunder) omfattas inte av skyldigheten att certifiera kassasystem eller -programvara, eftersom dessa transaktioner omfattas av faktureringsskyldighet.

 

Är programvara för elektroniska betalningar undantagen från tillämpningsområdet?

Programvara för elektroniska betalningar, eller elektroniska betalningsterminaler, är elektroniska enheter som kan läsa av bankkortsdata, registrera en transaktion och kommunicera med en fjärrautentiseringsserver.

Enligt denna definition omfattas inte rena betalningsterminaler av systemet.

 

Gäller ovanstående bestämmelser endast kontantbetalningar?

Nej, systemet riktar sig till all programvara och alla kassasystem som möjliggör registrering av betalningstransaktioner från kunder, oavsett betalningssätt (kontanter, checkar, bankkort, överföringar, autogiro).

 

Vad är fri programvara, proprietär programvara och internt utvecklad programvara?

Fri programvara är programvara som användare fritt kan använda, studera, modifiera och distribuera.

Proprietär programvara är programvara som varken juridiskt eller tekniskt tillåter utövandet av de fyra friheterna som nämns ovan.

Internt utvecklad programvara är programvara som utvecklats av skattebetalaren själv, av ett företag inom koncernen eller av en extern systemintegratör.

Dessa friheter gör det möjligt för användarna att anpassa programvaran till sina specifika behov. De ändringar som användarna kan göra i den fria eller internt utvecklade programvaran får inte ha till syfte eller effekt att påverka efterlevnaden av villkoren för oföränderlighet, säkerhet, bevarande och arkivering.

 

Berörs en näringsidkare med en prisberäknande våg av införandet av certifieringsåtgärden för kassasystemprogramvara?

Reglerade mätinstrument, såsom vågar, som är utrustade med en avräkningsminnesenhet och som används både för att fastställa det pris som ska betalas för varor utifrån den uppmätta kvantiteten och för att registrera avräkningen, måste certifieras.

Detsamma gäller om flera reglerade mätinstrument är sammankopplade eller fungerar i ett nätverk, varvid vart och ett av dem måste certifieras.

Vågar som har en funktion för lagring av betalningstransaktioner omfattas därför av åtgärden.

Varje momspliktig aktör som äger denna typ av utrustning måste därför kunna bevisa att utrustningen uppfyller kraven på oföränderlighet, säkerhet, bevarande och arkivering, antingen genom att uppvisa ett certifikat utfärdat av ett ackrediterat organ enligt villkoren i artikel L. 433-4 i konsumentlagen, eller genom att uppvisa ett individuellt certifikat utfärdat till denne av utrustningstillverkaren.

Å andra sidan omfattas inte vågar som saknar funktion för lagring av kontanttransaktioner av åtgärden för certifiering av kassaprogramvara.

Konkret kan man skilja mellan tre huvudtyper av konfigurationer:

• användning av en våg med vikt- och prisräknare: vågen måste vara certifierad;
• användning av en våg med vikt- och prisräknare med en certifierad anslutningslösning till kassasystem: både vågen och kassasystemet måste vara certifierade;
• användning av en integrerad pekskärmsvåg eller kassaterminal, som integrerar både en vägnings- och en certifierad kassalösning: hela lösningen måste vara certifierad.

 

Måste en näringsidkare byta ut sitt vägnings- och inkasseringssystem med anledning av det nya kravet på att ha bokförings- eller administrationsprogramvara eller ett kassasystem till följd av certifieringsåtgärden för kassaprogramvara?

Denna skyldighet gäller programvara och kassasystem som automatiserar beräkningar och lagrar kontanttransaktioner.

Därför måste inkasseringsfunktionerna vara certifierade av utgivaren eller av ett ackrediterat organ.

Om detaljhandlarens vägnings- och betalningssystem inte kan certifieras eller inte är certifierat måste denne skaffa ny utrustning som uppfyller de ovan nämnda villkoren avseende oföränderlighet, säkerhet, datalagring och arkivering.

Ett liknande resonemang gäller för automatiska dryckesautomater, automatiska betalningsmaskiner eller automatiska varuautomater (drycker, bakverk etc.) som har en kassafunktion. Dessa måste därför vara certifierade.

 

Finns det en skyldighet för alla Vat-pliktiga att skaffa en säker kassaprogramvara?

Reglerna föreskriver att från och med den 1 januari 2018 är momspliktiga företag som registrerar betalningar från icke-momspliktiga kunder med hjälp av kassaprogram eller -system skyldiga att använda programvara som uppfyller kraven på oföränderlighet, säkerhet, bevarande och arkivering av data i syfte att möjliggöra kontroll av skattemyndigheterna. 

Dessa nya bestämmelser medför inte någon skyldighet att skaffa sig ett kassasystem eller en kassaprogramvara.

Valet att använda sådan programvara är upp till varje skattskyldig enhet.

Om den skattskyldiga enheten beslutar att använda programvara med kassaapparatfunktioner för att registrera sina kunders betalningar, omfattas den av denna skyldighet och måste använda programvara som uppfyller kraven på oföränderlighet, säkerhet, bevarande och arkivering av data.

 

Kan en momspliktig enhet fortsätta att registrera kundbetalningar med hjälp av både kassaprogram och pappersfakturor?

Momspliktiga företag står fritt att använda två metoder för att registrera kundbetalningar, en datoriserad och en pappersbaserad.

Så snart den skattskyldiga enheten använder programvara med kassaapparatfunktioner omfattas den dock av skyldigheten att ha en säker kassaapparatprogramvara. Den måste då uppvisa det intyg som utfärdats av ett ackrediterat organ eller det individuella intyget från utgivaren för den kassaapparatprogramvara som används.

Uppdaterad den 06/04/2022

 

Källa: https://www.impots.gouv.fr/professionnel/questions/quel-est-le-champ-dapplication-de-lobligation-de-detenir-un-logiciel-de

 

Den här artikeln har översatts automatiskt.