Процедурална документација

Сваки систем за обраду података (DV систем) мора имати јасно структурирану процедуралну документацију у складу са RN 151 GoBD. GoBD (принципи за правилно управљање и чување књига, евиденција и докумената у електронском облику као и приступ подацима) је на снази од 1.1.2015. и процедурна документација мора бити доступна од тог датума. Процедурна документација мора да опише све техничке и организационе процесе обраде података. То значи да садржај, структура, процес и резултати обраде података морају бити у потпуности и недвосмислено видљиви. Документација мора бити проверљива за стручно треће лице у разумном року.

Процедурна документација је обавеза!

Описана процедурна документација мора бити тачна. Не сме бити неусклађености између описаних и стварних процеса.

Промене у документацији процеса морају бити историјски праћене (на пример у верзијама) са евиденцијом промена.

Систем главне књиге и његови предсистеми и подсистеми су систем за обраду података у складу са GoBD, на пример: пословна евиденција основних средстава, пословна евиденција зарада, системи касира, систем плаћања,...

Захтеви у складу са GoBD

Више информација може се наћи у GoBD.

Садржај процедуралне документације

Процедурна документација мора да се састоји од општег дела, корисничке документације, техничке системске документације и оперативне документације.

Општи део процедуралне документације

Овај део описује општу организацију и структуру компаније, као што су:

1. Организација процеса
2. Поље примене ПОС система
3. Организациона структура
4. Инфраструктура
5. Организациона шема

Документација за кориснике

Овај део документације процеса пружа информације о техничким процесима, на пример прикупљању података, координацији, ревизији и излазу у компанији, као што су

1. Радне упутства за особље
2. Упутство за рад
3. Упутства за кориснике
4. Описи програма

Техничка документација система

Техничка документација система намењена је да пружи информације о томе који софтвер се користи, који хардвер, мреже, ASP или облачне апликације су у употреби и које структуре података и интерфејси постоје.

1. Документација управљања машинама
2. Документација процедура базе података и других правила обраде
3. Документација о руковању грешкама у систему
4. Садржај табела базе података
5. Интерфејси ка другим системима

Оперативна документација

Овај део објашњава и документује организационе процесе у компанији, као и правилно коришћење рачунарских система, као што су

1. Интегритет података
2. Поступци резервног копирања података
3. Пуштање у рад нових или измењених програма и верзија програма
4. Дозволе за приступ

Свака компанија мора да има успостављен систем интерне контроле (ICS) као део процедуралне документације (види GOBDRN 102).

Шта радити ако не постоји писана документација?

У одсуству писане документације, она треба да се припреми што је пре могуће. У ту сврху треба узети у обзир тренутне процесе у компанији. Постојећи описи, као што су писане радне и организационе упутства, могу се користити као основа. Поред тога, белешке запослених о раду, као и описи рачунарских програма, безбедносне смернице итд. такође могу бити од помоћи. Главни циљ процедуралне документације је комплетан и јасно структуриран опис у којем нема сукобљених упутстава или описа.

Последице недостајања процедуралне документације

Према GoBD, ако се, упркос недостатку или неадекватној процедурној документацији, преглед може спровести без проблема и тиме нису угрожени трасабилност и проверљивост, не постоји формална мана објективног значаја за одбацивање књиговодства.

Узорка процедуралне документације креирала је Арабеитсгемеиншафт фур виртсхафтлихе фервалтунг.

Овај чланак је аутоматски преведен.