V Španiji veljajo številna pravila za oštevilčevanje računov („factura“) in poenostavljenih računov („factura simplificada“). Poleg tega špansko ministrstvo za finance daje priporočila za oštevilčevanje računov.

Kraljevi odlok 16/2012 o obveznosti izdajanja računov opredeljuje vsebino računov in poenostavljenih računov. Izraz »blagajniški prejemek«, ki se uporablja v Avstriji in drugih državah, je v Španiji sopomenka za poenostavljen račun („factura simplificada“).

Številka računa

Poleg drugih obveznih elementov mora imeti vsak račun številko in, če je to primerno, serijo.

• Številčenje posameznih računov mora biti znotraj serije neprekinjeno (monotono naraščajoče).

Serija računov

Serije računov se lahko uporabljajo za posebne namene, na primer če ima podjetje več podružnic, kot identifikator za vsako lokacijo.

Vendar je v določenih okoliščinah uporaba ločenih serij računov obvezna. Ločene serije računov je treba uporabiti v naslednjih primerih:

• če nekaterih računov ne izda izvajalec, temveč prejemnik.
• pri popravljanju računov
  
  Opomba: Vračilo blaga in storitev ni popravni ukrep! Popravki so spremembe prvotnega računa zaradi napak (npr. napačen Vat). Popravljeni računi morajo vsebovati sklic na prvotni račun.
• pri izdaji računov in poenostavljenih računov
• račune, ki jih izda uspešni ponudnik kot posledico upravnih in sodnih izvršilnih postopkov
• računi, izdani za dokumentiranje dobave mobilnih telefonov, igralnih konzol, prenosnih računalnikov in digitalnih tablic; pa tudi srebra, platine in paladija v neobdelani, praškasti ali polizdelani obliki, kadar ti povzročijo preklic statusa davčnega zavezanca.
• računi potovalnih agencij, ki delujejo kot posredniki
• računi za dokumentiranje transakcij znotraj skupine, izvedenih med subjekti, ki so se odločili za napredno raven posebnega režima za skupino subjektov

Kot je opisano zgoraj, je treba račune in poenostavljene račune voditi v ločenih serijah računov (številčnih razponih). Glej primere spodaj.

Priporočila AEAT

„Agencia Estatal de Administración Tributaria“ (AEAT – Španska davčna uprava) na svoji spletni strani navaja priporočila glede oštevilčevanja računov in uporabe serij.

• Priporočeni nabor znakov: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Uporaba malih črk ni priporočljiva.
• Presledki: če se uporabljajo, se uporabi le en znak, nikoli več kot en.
• Posebni znaki: vezaj „-“, podčrtaj „_“, poševnica „/“, pika „.“
• Serija računa: se uporablja kot predpona, ki ji sledi številka računa, med njima pa je presledek (ali ločilo).
• Številka računa se ne sme začeti s presledkom (tj. besedilo se poravna levo).

Primeri številk računov, vključno s serijo

Naslednji primeri številk računov in serij so zgolj za ponazoritev. Svoje številčne serije lahko ustvarite na podlagi predpisov in priporočil AEAT.

Računi

• se vodijo v ločenem številčnem obsegu (ali več, če je potrebno – glej zgoraj).
• Priporočljivo je, da se začne z »0« ali »1«, vendar to ni obvezno. Številčenje se lahko na primer začne tudi s »4711«, če so naslednje številke neprekinjene in naraščajoče (4711, 4712, 4713, ...).
• Poleg tega je treba določiti označevalec (predpono) za serijo, npr. »FA« ali »FAC« za »račun« (»factura«)

Primeri serij računov:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003, ..., FAC25-000n (Prefiks: FAC25 za »račun 2025«)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003,...,FA2025 000n (Prefiks: FA2025 za »račun 2025«)

Poenostavljeni računi

• se vodijo v ločenem številčnem obsegu (ali več, če je potrebno – glej zgoraj).
• Priporočljivo je, da se začne z »0« ali »1«, vendar to ni obvezno. Številčenje se lahko na primer začne tudi s »4711«, če so naslednje številke neprekinjene in naraščajoče (4711, 4712, 4713, ...).
• Poleg tega je treba določiti označevalec (predpono) za serijo, npr. »FS« za »poenostavljen račun« (»factura simplificada«)

Primeri serij poenostavljenih računov:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003, ..., FS25-000n (Prefiks: FS25 za »poenostavljen račun 2025«)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003, ..., S2025 000n (Predpona: S2025 za „poenostavljen račun 2025“)

Popravni računi

Kot je navedeno zgoraj, se popravni računi NE uporabljajo v primeru zamenjave blaga, vračil ali podobnega, temveč za popravljanje napak v zadevnem izvirnem računu.

• Se vodijo v ločenem številčnem obsegu (ali več, če je potrebno – glej zgoraj).
• Priporočljivo je začeti s »0« ali »1«, vendar to ni obvezno. Številčenje se lahko na primer začne tudi s »4711«, če so naslednje številke neprekinjene in naraščajoče (4711, 4712, 4713, ...).
• Poleg tega je treba določiti označevalec (predpono) za serijo, npr. »REC« za »popravni račun« (»factura rectificativa«)

Primeri serij popravnih računov:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003, ..., REC25-000n (Prefiks: REC25 za »popravni račun 2025«)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003,...,R2025 000n (Prefiks: S2025 za »popravni račun 2025«)

Implementacija RetailForce

Številke in serije računov so v RetailForce določene z naslednjimi elementi DOM:

VERI*FACTU

RetailForce združuje ti dve vrednosti na naslednji način:

{documentNumberSeries}-{documentNumber}

Primer:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Pošlje se podjetju VERI*FACTU na naslednji način (mora biti natisnjeno tudi na dokumentu):

FS-12345

Viri

• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación („Kraljevi odlok 1619/2012 z dne 30. novembra o sprejetju uredbe o obveznostih pri izdajanju računov“)
• Spletna stran AEAT (Agencia Tributaria)

Ta članek je bil samodejno preveden.