În Spania se aplică mai multe reguli privind numerotarea facturilor („factura”) și a facturilor simplificate („factura simplificada”). În plus, Ministerul Finanțelor din Spania oferă recomandări privind numerotarea facturilor.

Decretul regal 16/2012 privind obligația de a emite facturi definește conținutul facturilor și al facturilor simplificate. Termenul „chitanță de casă”, utilizat în Austria și în alte țări, este sinonim cu factura simplificată („factura simplificada”) în Spania.

Numărul facturii

Pe lângă alte elemente obligatorii, fiecare factură trebuie să aibă un număr și, dacă este cazul, o serie.

• Numerotarea facturilor individuale trebuie să fie continuă în cadrul seriei (în creștere monotonă).

Seria facturii

Seriile de facturi pot fi utilizate în scopuri specifice, de exemplu, dacă societatea are mai multe sucursale, ca identificator pentru fiecare locație.

Cu toate acestea, în anumite circumstanțe, utilizarea unor serii de facturi separate este obligatorie. Serii de facturi separate trebuie utilizate în următoarele cazuri:

• dacă unele facturi nu sunt emise de compania executantă, ci de destinatar.
• la corectarea facturilor
  
  Notă: Returnarea bunurilor și serviciilor nu constituie o măsură corectivă! Corecțiile reprezintă modificări aduse facturii inițiale ca urmare a unor erori (de exemplu, Vat incorect). Facturile corectate trebuie să includă o referință la factura inițială.
• la emiterea facturilor și a facturilor simplificate
• facturi emise de câștigătorul licitației ca urmare a procedurilor de executare administrativă și judiciară.
• facturi emise pentru a documenta livrarea de telefoane mobile, console de jocuri video, laptopuri și tablete digitale; precum și argint, platină și paladiu, sub formă brută, pulverizată sau semiprelucrată, atunci când acestea dau naștere la anularea statutului de persoană impozabilă.
• facturi ale agențiilor de turism care acționează ca intermediari
• facturi care atestă tranzacțiile intragrup efectuate între entitățile care optează pentru nivelul avansat al Regimului special pentru grupul de entități

După cum s-a descris mai sus, facturile și facturile simplificate trebuie gestionate în serii de facturi separate (intervale de numere). A se vedea exemplele de mai jos.

Recomandările AEAT

„AEAT – Agenția Spaniolă de Administrare Fiscală” oferă pe site-ul său recomandări privind numerotarea facturilor și utilizarea seriilor.

• Setul de caractere recomandat: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Nu se recomandă utilizarea literelor mici.
• Spații: dacă se utilizează, se folosește un singur caracter, niciodată mai mult de unul.
• Caractere speciale: cratimă „-”, subliniere „_”, bară oblică „/”, punct „.”
• Seria facturii: trebuie utilizată ca prefix, urmată de numărul facturii, cu un spațiu (sau un separator) între ele.
• Numărul facturii nu trebuie să înceapă cu un spațiu (adică text aliniat la stânga).

Exemple de numere de factură care includ seria

Următoarele exemple de numere de factură și serii au doar scop ilustrativ. Puteți crea propria serie de numere pe baza reglementărilor și recomandărilor AEAT.

Facturile

• sunt înregistrate într-un interval de numerotare separat (sau în mai multe, dacă este necesar – a se vedea mai sus).
• Se recomandă să începeți cu „0” sau „1”, dar acest lucru nu este obligatoriu. Numerotarea poate începe, de asemenea, cu „4711”, de exemplu, atâta timp cât numerele următoare sunt consecutive și în ordine crescătoare (4711, 4712, 4713,...).
• În plus, trebuie specificat un indicator (prefix) pentru serie, de exemplu „FA” sau „FAC” pentru „factură” („factura”)

Exemple de serii de facturi:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003,..., FAC25-000n (Prefix: FAC25 pentru „Factura 2025”)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003,...,FA2025 000n (Prefix: FA2025 pentru „Factura 2025”)

Facturile simplificate

• sunt gestionate într-un interval de numerotare separat (sau în mai multe, dacă este necesar – a se vedea mai sus).
• Se recomandă să se înceapă cu „0” sau „1”, dar acest lucru nu este obligatoriu. Numerotarea poate începe, de exemplu, și cu „4711”, atâta timp cât numerele următoare sunt consecutive și în ordine crescătoare (4711, 4712, 4713,...).
• În plus, trebuie specificat un indicator (prefix) pentru serie, de exemplu „FS” pentru „Factură simplificată” („factura simplificada”)

Exemple de serii de facturi simplificate:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003,..., FS25-000n (Prefix: FS25 pentru „Factură simplificată 2025”)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003,...,S2025 000n (Prefix: S2025 pentru „Factură simplificată 2025”)

Facturi rectificative

După cum s-a menționat mai sus, facturile de rectificare NU se utilizează în cazul schimburilor de mărfuri, al retururilor sau al situațiilor similare, ci pentru a corecta erorile din factura originală respectivă.

• Acestea sunt înregistrate într-un interval de numerotare separat (sau în mai multe, dacă este necesar – a se vedea mai sus).
• Se recomandă să se înceapă cu „0” sau „1”, dar acest lucru nu este obligatoriu. Numerotarea poate începe, de exemplu, și cu „4711”, atâta timp cât numerele următoare sunt consecutive și crescătoare (4711, 4712, 4713,...).
• În plus, trebuie specificat un indicator (prefix) pentru serie, de exemplu „REC” pentru „factură rectificativă” („factura rectificativa”)

Exemple de serii de facturi rectificative:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003,..., REC25-000n (Prefix: REC25 pentru „Factură rectificativă 2025”)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003,...,R2025 000n (Prefix: S2025 pentru „Factură rectificativă 2025”)

Implementare RetailForce

Numerele și seriile facturilor sunt specificate în RetailForce folosind următoarele elemente DOM:

VERI*FACTU

RetailForce combină cele două valori în felul următor:

{documentNumberSeries}-{documentNumber}

Exemplu:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Trimis către VERI*FACTU în următorul mod (trebuie imprimat și pe document):

FS-12345

Surse

• Decretul regal 1619/2012 din 30 noiembrie, prin care se aprobă Regulamentul privind obligațiile de facturare („Decretul regal 1619/2012 din 30 noiembrie, prin care se aprobă Regulamentul privind obligațiile de facturare”)
• Site-ul web al AEAT (Agenția Fiscală)

Acest articol a fost tradus automat.