Na Espanha, aplicam-se várias regras relativas à numeração de faturas («factura») e de faturas simplificadas («factura simplificada»). Além disso, o Ministério das Finanças espanhol fornece recomendações para a numeração de faturas.

O Decreto Real n.º 16/2012, relativo à obrigação de emissão de faturas, define o conteúdo das faturas e das faturas simplificadas. O termo «recibo de caixa», utilizado na Áustria e noutros países, é sinónimo de «factura simplificada» em Espanha.

Número da fatura

Para além de outros elementos obrigatórios, cada fatura deve ter um número e, se for caso disso, uma série.

• A numeração das faturas individuais deve ser contínua dentro da série (monotonamente crescente).

Série de faturas

As séries de faturas podem ser utilizadas para fins específicos; por exemplo, se a empresa tiver várias filiais, como identificador de cada local.

No entanto, em determinadas circunstâncias, a utilização de séries de faturas distintas é obrigatória. Devem ser utilizadas séries de faturas distintas nos seguintes casos:

• se algumas faturas não forem emitidas pela empresa prestadora do serviço, mas sim pelo destinatário.
• ao corrigir faturas
  
  Nota: A devolução de bens e serviços não constitui uma medida corretiva! As correções são alterações à fatura original devido a erros (por exemplo, Vat incorreto). As faturas corrigidas devem incluir uma referência à fatura original.
• ao emitir faturas e faturas simplificadas
• faturas emitidas pelo adjudicatário na sequência de processos de execução administrativa e judicial.
• faturas emitidas para documentar a entrega de telemóveis, consolas de videojogos, computadores portáteis e tablets digitais; bem como prata, platina e paládio, em estado bruto, em pó ou na forma de produtos semiacabados, quando estes dão origem à inversão da responsabilidade fiscal.
• faturas de agências de viagens que atuam como intermediárias
• faturas destinadas a documentar transações intragrupo realizadas entre entidades que optam pelo nível avançado do Regime Especial para o grupo de entidades

Conforme descrito acima, as faturas e as faturas simplificadas devem ser geridas em séries de faturas separadas (intervalos de números). Consulte os exemplos abaixo.

Recomendações da AEAT

A «AEAT — Agência Estatal de Administração Tributária» disponibiliza recomendações no seu sítio Web relativas à numeração de faturas e à utilização de séries.

• Conjunto de caracteres recomendado: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Não se recomenda a utilização de letras minúsculas.
• Espaços: caso sejam utilizados, deve ser utilizado apenas um caractere, nunca mais do que um.
• Caracteres especiais: hífen «-», sublinhado «_», barra «/», ponto «.»
• Série da fatura: deve ser utilizada como prefixo, seguida do número da fatura, com um espaço (ou separador) entre ambos.
• O número da fatura não deve começar com um espaço (ou seja, texto alinhado à esquerda).

Exemplos de números de fatura incluindo a série

Os exemplos seguintes de números de fatura e séries têm apenas fins ilustrativos. Pode criar a sua própria série de números com base nos regulamentos e recomendações da AEAT.

As faturas

• são mantidas num intervalo de numeração separado (ou em vários, se necessário — ver acima).
• Recomenda-se começar por «0» ou «1», mas tal não é obrigatório. A numeração também pode começar por «4711», por exemplo, desde que os números subsequentes sejam contínuos e crescentes (4711, 4712, 4713, ...).
• Além disso, deve ser especificado um indicador (prefixo) para a série, por exemplo, «FA» ou «FAC» para «fatura» («factura»)

Exemplos de séries de faturas:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003, ..., FAC25-000n (Prefixo: FAC25 para «Fatura 2025»)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003,...,FA2025 000n (Prefixo: FA2025 para «Fatura 2025»)

As faturas simplificadas

• são mantidas num intervalo de numeração separado (ou em vários, se necessário — ver acima).
• Recomenda-se começar por «0» ou «1», mas tal não é obrigatório. A numeração pode também começar por «4711», por exemplo, desde que os números subsequentes sejam contínuos e crescentes (4711, 4712, 4713, ...).
• Além disso, deve ser especificado um indicador (prefixo) para a série, por exemplo, «FS» para «Fatura Simplificada» («factura simplificada»)

Exemplos de séries de faturas simplificadas:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003, ..., FS25-000n (Prefixo: FS25 para «Fatura Simplificada 2025»)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003,...,S2025 000n (Prefixo: S2025 para «Fatura Simplificada 2025»)

Faturas de correção

Conforme referido acima, as faturas de correção NÃO são utilizadas no caso de trocas de mercadorias, devoluções ou situações semelhantes, mas sim para corrigir erros na respetiva fatura original.

• são mantidas num intervalo de numeração separado (ou em vários, se necessário — ver acima).
• Recomenda-se começar por «0» ou «1», mas tal não é obrigatório. A numeração pode também começar por «4711», por exemplo, desde que os números subsequentes sejam contínuos e crescentes (4711, 4712, 4713,...).
• Além disso, deve ser especificado um indicador (prefixo) para a série, por exemplo, «REC» para «fatura de correção» («factura rectificativa»)

Exemplos de séries de faturas de correção:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003,..., REC25-000n (Prefixo: REC25 para «Fatura de correção 2025»)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003,...,R2025 000n (Prefixo: S2025 para «Fatura de correção 2025»)

Implementação do RetailForce

Os números e séries das faturas são especificados no RetailForce utilizando os seguintes elementos DOM:

VERI*FACTU

A RetailForce combina os dois valores da seguinte forma:

{documentNumberSeries}-{documentNumber}

Exemplo:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Enviado para a VERI*FACTU da seguinte forma (deve também ser impresso no documento):

FS-12345

Fontes

• Decreto Real n.º 1619/2012, de 30 de novembro, que aprova o Regulamento que regula as obrigações de faturação («Decreto Real n.º 1619/2012, de 30 de novembro, que aprova o Regulamento relativo às obrigações de faturação»)
• Sítio Web da AEAT (Agência Tributária)

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