Em 2019, o Regulamento dinamarquês relativo ao Vat foi alargado de modo a incluir requisitos para os chamados «sistemas digitais de registo de vendas».

Estes requisitos encontram-se enumerados abaixo (com referência aos parágrafos ou secções relevantes).

Sistemas digitais de registo de vendas

§ 62-A. Os sistemas digitais de registo de vendas devem cumprir os seguintes requisitos:

1. todas as ações realizadas através dos sistemas de registo de vendas devem ser registadas (anotadas) no diário eletrónico do sistema. Os dados das transações no diário eletrónico devem ser assinados digitalmente com um certificado OCES dinamarquês emitido ao operador, de modo a que a integridade dos dados no diário eletrónico possa ser verificada no âmbito do controlo.

2. o registo eletrónico deve conter as informações que também devem constar numa fatura simplificada ou num recibo emitido ao cliente, cf. secção 63. Para cada transação, o registo eletrónico deve ainda conter:

  a. A hora do início da compra e do fim/interrupção.

  b. Um número sequencial de transação que deve ser único para o comerciante (por número CVR).

  c. O método de pagamento utilizado / Os meios de pagamento utilizados.

  d. O número de série do sistema de registo digital de vendas.

3. O sistema de registo de vendas deve ser capaz de gerar um ficheiro no formato SAF-T diretamente a partir do diário eletrónico. A Administração Fiscal está a preparar um guia em dinamarquês sobre a utilização do formato SAF-T.

4. O ficheiro proveniente do diário eletrónico deve ser legível em suportes eletrónicos acessíveis ao público ou, de outra forma, poder ser transmitido digitalmente às autoridades, mediante pedido.

5. O sistema de registo de vendas deve ser capaz de gerar um relatório com o volume de negócios diário que reinicie os contadores de vendas, etc., após o registo no diário eletrónico. (Relatório Z).

6. O sistema de registo de vendas deve ser capaz de gerar um relatório com as vendas até à data de elaboração, sem reiniciar os contadores de vendas, etc. (relatório X).

7. Os meios de pagamento digitais, tais como cartões de pagamento, pagamentos móveis, etc., devem estar ligados ao sistema de reconhecimento de receitas de forma a que os pagamentos efetuados através desses meios sejam automaticamente registados no sistema de reconhecimento de receitas digitais.

8. O sistema de registo de vendas deve ser capaz de registar totais separados para os meios de pagamento utilizados, ou seja, totais relativos a pagamentos em dinheiro, com cartão, através de telemóvel, etc.

9. Deve existir um relógio e uma data integrados, ajustados de acordo com a Hora Padrão da Dinamarca. Todos os ajustes à indicação da hora no sistema devem ser registados no diário eletrónico.

10. Deve ser atribuída uma função de impressão, por exemplo, para a impressão de faturas simplificadas ou recibos de caixa, cf. § 63, caso o comerciante não possa enviar o recibo de caixa por via digital para um sistema que o cliente tenha aceitado previamente.

11. Mediante pedido, deve ser possível imprimir um recibo que distinga claramente entre montantes positivos e negativos. Considera-se igualmente cumprido este requisito se o sistema de registo de vendas puder enviar o recibo digitalmente para um sistema que o cliente tenha aceitado previamente.

12. Os sistemas de registo de vendas a utilizar por vários vendedores devem ser capazes de registar as transações e os totais de cada vendedor separadamente, incluindo o volume de vendas e o tipo de método de pagamento.

13. Os registos de formação e similares sem volume de negócios devem resultar em recibos de caixa claramente assinalados com, por exemplo, «auditoria não válida» ou «formação — não válida», e esses recibos não devem ser confundidos com os recibos normais.

14. Se uma empresa receber dinheiro, cf. artigo 81.º, n.º 1, da Lei dos Pagamentos, o sistema de registo de vendas deve estar equipado com:

  a. Uma gaveta de dinheiro para guardar o dinheiro.

  b. A possibilidade de armazenar/gerir o troco (stock de moedas e notas).

N.º 2. O sistema digital de registo de vendas não deve conter quaisquer funções que permitam a adição, edição ou eliminação de informações.

N.º 3. O sistema digital de registo de vendas não deve poder ser ligado nem integrado com software ou hardware que permita a adição, edição ou eliminação de informações no diário eletrónico.

§ 2 

O Regulamento de Execução entrará em vigor em 1 de julho de 2021.

Requisitos importantes em pormenor

Registo de todas as «ações» (ponto 1.)

Para além dos dados relativos às transações de vendas («recibos»), todas as ações do «sistema de registo de vendas» (caixa registadora) devem ser registadas. Isto significa que, na Dinamarca,

1. todos os tipos de documentos devem ser transferidos para o RetailForce system, sempre que possível, e
2. deve ser mantido um registo técnico que registe os eventos definidos. Pode encontrar informações gerais sobre este assunto no artigo «Registo técnico de eventos»; os eventos da caixa registadora que devem ser registados na Dinamarca são descritos no artigo «Mapeamento de códigos de eventos».

Registo de pagamentos eletrónicos (ponto 7.)

Todos os meios de pagamento digitais, tais como cartões de pagamento, MobilePay, etc., devem estar ligados ao sistema de registo de vendas de forma a que o pagamento com meios de pagamento digitais seja automaticamente registado no sistema de registo de vendas digital.

Os terminais de cartões e de pagamento devem estar integrados com a caixa registadora (o sistema de registo digital de vendas). O ID de referência do pagamento deve ser transferido do terminal de pagamento para a caixa registadora.

Vendas online

As vendas online devem ser registadas no sistema de registo de vendas da mesma forma que as vendas efetuadas através de encomendas na loja. Isto aplica-se às vendas através do seu próprio site e às vendas através de portais online, tais como «Just Eat», «Foodora», «OrderYo-Yo», etc.

Nota:

• Se o pagamento for efetuado diretamente à empresa através de pagamento online (por exemplo, MobilePay, cartão de crédito, ApplePay), o pagamento deve ser registado automaticamente no sistema de registo digital de vendas.
• Se o pagamento for efetuado a um terceiro relacionado com a encomenda (por exemplo, «JustEat», «Foodora», «OrderYoYo», etc.), o pagamento deve ser registado no sistema de registo digital de vendas da mesma forma que um pagamento em dinheiro. Isto pode ser feito, por exemplo, através de um código no sistema de registo de vendas que indique que o pagamento foi efetuado através de um terceiro, por exemplo, «Just Eat», «Foodora», «OrderYoYo», etc.

Conservação de dados

Os dados devem permanecer disponíveis durante um período mínimo de cinco anos a contar do final do exercício financeiro em questão.

Não existe qualquer requisito específico em matéria de armazenamento, exceto que os dados devem ser armazenados e estar acessíveis durante, pelo menos, 5 anos.

Fontes

• Portaria que altera a Portaria relativa ao Imposto sobre o Valor Acrescentado: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/1507
• FAQ - Perguntas frequentes disponibilizadas em 15/11/2023 pela Agência Tributária Dinamarquesa.

Este artigo foi traduzido automaticamente.