W Hiszpanii obowiązują pewne zasady dotyczące numeracji faktur („factura”) oraz faktur uproszczonych („factura simplificada”). Ponadto hiszpańskie Ministerstwo Finansów wydaje zalecenia dotyczące numeracji faktur.

Dekret Królewski nr 16/2012 w sprawie obowiązku wystawiania faktur określa treść faktur oraz faktur uproszczonych. Termin „paragon”, używany w Austrii i innych krajach, jest w Hiszpanii synonimem faktury uproszczonej („factura simplificada”).

Numer faktury

Oprócz innych obowiązkowych elementów każda faktura musi posiadać numer oraz, w stosownych przypadkach, serię.

• Numeracja poszczególnych faktur musi być ciągła w ramach serii (monotonicznie rosnąca).

Seria faktur

Seria faktur może być wykorzystywana do określonych celów, na przykład w przypadku, gdy firma posiada kilka oddziałów, jako identyfikator dla każdej lokalizacji.

Jednak w pewnych okolicznościach stosowanie odrębnych serii faktur jest obowiązkowe. Odrębne serie faktur należy stosować w następujących przypadkach:

• gdy niektóre faktury nie są wystawiane przez firmę wykonującą usługę, lecz przez odbiorcę.
• przy korygowaniu faktur
  
  Uwaga: Zwrot towarów i usług nie stanowi działania korygującego! Korekty to zmiany w oryginalnej fakturze wynikające z błędów (np. nieprawidłowa stawka Vat). Skorygowane faktury muszą zawierać odniesienie do faktury pierwotnej.
• przy wystawianiu faktur i faktur uproszczonych
• faktur wystawionych przez zwycięskiego oferenta w wyniku postępowań egzekucyjnych administracyjnych i sądowych
• faktury wystawione w celu udokumentowania dostawy telefonów komórkowych, konsol do gier wideo, laptopów i tabletów cyfrowych, a także srebra, platyny i palladu w postaci surowej, sproszkowanej lub półproduktów, gdy powodują one odwrócenie statusu podatnika.
• faktury biur podróży działających jako pośrednicy
• faktury dokumentujące transakcje wewnątrzgrupowe realizowane między podmiotami, które wybrały zaawansowany poziom specjalnego reżimu dla grupy podmiotów

Jak opisano powyżej, faktury i faktury uproszczone powinny być prowadzone w oddzielnych seriach faktur (zakresach numerów). Proszę zapoznać się z poniższymi przykładami.

Zalecenia AEAT

„AEAT – Hiszpańska Agencja Administracji Podatkowej” udostępnia na swojej stronie internetowej zalecenia dotyczące numeracji faktur i stosowania serii.

• Zalecany zestaw znaków: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Nie zaleca się stosowania małych liter.
• Spacje: w razie stosowania należy używać tylko jednego znaku, nigdy więcej niż jednego.
• Znaki specjalne: myślnik „-”, podkreślenie „_”, ukośnik „/”, kropka „.”
• Seria faktury: powinna być stosowana jako prefiks, po którym następuje numer faktury, z odstępem (lub separatorem) pomiędzy nimi.
• Numer faktury nie może zaczynać się od spacji (tj. tekst wyrównany do lewej strony).

Przykłady numerów faktur zawierających serię

Poniższe przykłady numerów faktur i serii mają charakter wyłącznie ilustracyjny. Mogą Państwo stworzyć własną serię numeracyjną zgodnie z przepisami i zaleceniami AEAT.

Faktury

• są prowadzone w oddzielnym przedziale numeracyjnym (lub kilku, jeśli to konieczne – patrz wyżej).
• Zaleca się rozpoczęcie od cyfry „0” lub „1”, ale nie jest to obowiązkowe. Numeracja może również rozpoczynać się na przykład od „4711”, o ile kolejne numery są ciągłe i rosnące (4711, 4712, 4713, ...).
• Ponadto należy określić wskaźnik (prefiks) serii, np. „FA” lub „FAC” dla „faktury” („factura”)

Przykłady serii faktur:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003, ..., FAC25-000n (Prefiks: FAC25 dla „Faktura 2025”)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003, ..., FA2025 000n (Prefiks: FA2025 dla „faktury 2025”)

Faktury uproszczone

• są prowadzone w oddzielnym zakresie numerów (lub w kilku, jeśli to konieczne – patrz wyżej).
• Zaleca się rozpoczęcie od „0” lub „1”, ale nie jest to obowiązkowe. Numeracja może również rozpoczynać się na przykład od „4711”, o ile kolejne numery są ciągłe i rosnące (4711, 4712, 4713, ...).
• Ponadto należy określić oznaczenie (prefiks) serii, np. „FS” oznaczające „fakturę uproszczoną” („factura simplificada”)

Przykłady serii faktur uproszczonych:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003, ..., FS25-000n (Prefiks: FS25 dla „faktury uproszczonej 2025”)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003, ..., S2025 000n (Prefiks: S2025 oznaczający „Uproszczoną fakturę 2025”)

Faktury korygujące

Jak wspomniano powyżej, faktury korygujące NIE są stosowane w przypadku wymiany towarów, zwrotów lub podobnych sytuacji, lecz służą do korygowania błędów w odpowiedniej fakturze pierwotnej.

• Są one prowadzone w oddzielnym zakresie numeracji (lub w kilku, jeśli to konieczne – patrz wyżej).
• Zaleca się rozpoczęcie numeracji od „0” lub „1”, jednak nie jest to obowiązkowe. Numeracja może również rozpoczynać się na przykład od „4711”, o ile kolejne numery są ciągłe i rosnące (4711, 4712, 4713, ...).
• Ponadto należy określić oznaczenie (prefiks) serii, np. „REC” oznaczające „fakturę korygującą” („factura rectificativa”)

Przykłady serii faktur korygujących:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003, ..., REC25-000n (Prefiks: REC25 dla „faktury korygującej 2025”)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003, ..., R2025 000n (Prefiks: S2025 oznaczający „fakturę korygującą 2025”)

Wdrożenie RetailForce

Numery i serie faktur są określane w systemie RetailForce przy użyciu następujących elementów DOM:

VERI*FACTU

RetailForce łączy te dwie wartości w następujący sposób:

{documentNumberSeries}-{documentNumber}

Przykład:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Należy przesłać do VERI*FACTU w następujący sposób (należy również wydrukować na dokumencie):

FS-12345

Źródła

• Dekret Królewski nr 1619/2012 z dnia 30 listopada, zatwierdzający rozporządzenie regulujące obowiązki w zakresie fakturowania („Dekret Królewski nr 1619/2012 z dnia 30 listopada zatwierdzający rozporządzenie w sprawie obowiązków fakturowania”)
• Strona internetowa AEAT (Agencja Podatkowa)

Ten artykuł został przetłumaczony automatycznie.