Pagal GoBD 151 punktą kiekvienai duomenų apdorojimo sistemai (DV-sistemai) turi būti parengta aiškiai suskirstyta procedūrų dokumentacija. GoBD (Elektroninės formos apskaitos knygų, įrašų ir dokumentų tvarkymo bei saugojimo ir duomenų prieigos principai) galioja nuo 2015 m. sausio 1 d., ir nuo tos dienos privaloma turėti procedūrų dokumentaciją. Procedūrų dokumentacijoje turi būti aprašyti visi techniniai ir organizaciniai DV procedūros procesai. Dėl to DV procedūros turinys, struktūra, eiga ir rezultatai turi būti aiškiai ir išsamiai matomi. Procedūrų dokumentaciją turi būti galima peržiūrėti per protingą laiką kompetentingam trečiajam asmeniui.
Procedūrų dokumentacija yra privaloma!
Aprašyta procedūrų dokumentacija taip pat turi būti įgyvendinama. Tarp aprašytų ir faktinių procesų negali būti jokių nukrypimų.
Procedūrų dokumentacijos pakeitimai turi būti atsekami istorijoje, pateikiant pakeitimų istoriją (pvz., versijas).
Kompiuterizuota sistema (GoBD prasme) yra visų pirma pagrindinė buhalterinės apskaitos sistema ir pagrindinės bei pagalbinės sistemos, pvz., ilgalaikio turto apskaita, darbo užmokesčio apskaita, kasos sistemos, mokėjimų sistema...
Reikalavimai pagal GoBD
GoBD 152 punktas: Procedūrų dokumentacija apibūdina organizacinį ir techninį procesą, pvz., elektroninių dokumentų atveju – nuo informacijos sukūrimo iki indeksavimo, apdorojimo ir saugojimo, aiškaus atsekimo ir automatinio vertinimo, apsaugos nuo praradimo ir klastojimo bei atkūrimo. GoBD 153 punktas: Procedūrų dokumentacija paprastai susideda iš bendro aprašymo, vartotojo dokumentacijos, techninės sistemos dokumentacijos ir eksploatacijos dokumentacijos. Popieriniai įrodymai, dokumentai ir dokumentai procedūrų dokumentacijoje turi būti įtraukti kaip elektroniniai failai. Atsisakymas naudoti popierinius įrodymus neturi pakenkti atsekamumui ir patikrinamumui (GoBD 141 punktas). |
Daugiau informacijos apie tai rasite GoBD.
Procedūrų dokumentacijos turinys
Procedūrų dokumentacija turi susidėti iš bendrosios dalies, vartotojo dokumentacijos, techninės sistemos dokumentacijos ir eksploatacijos dokumentacijos.
Procedūrų dokumentacijos bendroji dalis
Šioje dalyje aprašoma bendra įmonės veiklos organizacija ir struktūra, pavyzdžiui:
- Veiklos organizavimas
- Kasinės sistemos taikymo sritis
- Struktūrinė organizacija
- Tinklo infrastruktūra
- Organizacijos schema
Vartotojo dokumentacija
Ši procedūrų dokumentacijos dalis pateikia informaciją apie specializuotus procesus, t. y. duomenų surinkimą, suderinimą, patikrinimą ir išdavimą įmonėje, pavyzdžiui
- darbo instrukcijas personalui
- Naudojimo instrukcijos
- Vartotojo vadovai
- Programų aprašymus
Techninė sistemos dokumentacija
Techninė sistemos dokumentacija turi pateikti informaciją apie tai, kokia programinė įranga naudojama, kokia aparatinė įranga, tinklai, ASP arba debesų programos yra naudojamos, kokios duomenų struktūros egzistuoja ir kokios sąsajos yra.
- Dokumentacija apie automatinę kontrolę
- Duomenų bazių procedūrų ir kitų apdorojimo taisyklių dokumentacija
- Dokumentacija apie klaidų tvarkymą sistemoje
- Duomenų bazių lentelių turinys
- Sąsajos su kitomis sistemomis
Veiklos dokumentacija
Šioje dalyje paaiškinami ir dokumentuojami organizaciniai procesai įmonėje, taip pat tinkamas informacinių sistemų naudojimas, pavyzdžiui
- Duomenų vientisumas
- Duomenų saugojimo procedūros
- Naujų ar pakeistų programų ir programų versijų patvirtinimas
- Prieigos teisės
Kiekviena įmonė privalo turėti įdiegtą vidaus kontrolės sistemą (VKS) kaip procedūrų dokumentacijos dalį (žr. GoBD 102 punktą).
Ką daryti, jei nėra rašytinės procedūrų dokumentacijos?
Jei rašytinės procedūrų dokumentacijos nėra, ją reikėtų parengti kuo greičiau. Tai darant, reikia atsižvelgti į dabartinius įmonės procesus. Kaip pagrindą galima naudoti jau turimus aprašymus, pavyzdžiui, rašytines darbo ir organizacines instrukcijas. Be to, gali būti naudingos ir darbuotojų užrašai apie veiklos procesus, taip pat kompiuterinių programų aprašymai, saugos gairės ir pan. Procedūrų dokumentacija visų pirma turi būti išsami, turėti aiškią struktūrą ir išvengti prieštaringų nurodymų ar aprašymų.
Pasekmės, jei trūksta procedūrų dokumentacijos
Jei, nepaisant trūkstamos ar nepakankamos procedūrų dokumentacijos, patikrinimas gali būti atliktas be problemų ir tai neturi įtakos atsekamumui bei patikrinamumui, pagal GoBD nėra formalaus trūkumo, turinčio esminės reikšmės, kuris galėtų lemti apskaitos atmetimą.
Procedūrų dokumentacijos pavyzdį parengė Ekonominio valdymo darbo grupė.
Komentarai
0 komentarų
Tam, kad paliktumėte komentarus prisijunkite