In Spagna vigono diverse norme relative alla numerazione delle fatture («factura») e delle fatture semplificate («factura simplificada»). Inoltre, il Ministero delle Finanze spagnolo fornisce raccomandazioni in merito alla numerazione delle fatture.

Il Regio Decreto 16/2012 relativo all’obbligo di emissione delle fatture definisce il contenuto delle fatture e delle fatture semplificate. Il termine «ricevuta di cassa», utilizzato in Austria e in altri paesi, è sinonimo di fattura semplificata («factura simplificada») in Spagna.

Numero della fattura

Oltre ad altri elementi obbligatori, ogni fattura deve recare un numero e, se del caso, una serie.

• La numerazione delle singole fatture deve essere continua all’interno della serie (monotonamente crescente).

Serie di fatture

Le serie possono essere impiegate per scopi specifici, ad esempio per identificare le diverse sedi operative di un’azienda.

Tuttavia, in determinate circostanze, l’uso di serie di fatture distinte è obbligatorio. È necessario utilizzare serie di fatture distinte nei seguenti casi:

• se alcune fatture non sono emesse dall’azienda prestatrice del servizio, ma dal destinatario.
• in caso di rettifica delle fatture
  
  Nota: la restituzione di beni e servizi non costituisce una misura correttiva! Le rettifiche sono modifiche alla fattura originale dovute a errori (ad es. Vat errato). Le fatture rettificate devono includere un riferimento alla fattura originale.
• in caso di emissione di fatture e fatture semplificate
• fatture emesse dall’aggiudicatario a seguito di procedimenti esecutivi amministrativi e giudiziari.
• fatture emesse a documentazione della consegna di telefoni cellulari, console per videogiochi, computer portatili e tablet digitali; nonché di argento, platino e palladio, allo stato grezzo, in polvere o semilavorati, qualora ciò comporti la revoca dello status di soggetto passivo.
• fatture emesse dalle agenzie di viaggio che operano in qualità di intermediari
• fatture a documentazione di operazioni infragruppo effettuate tra entità che optano per il livello avanzato del Regime Speciale per il gruppo di entità

Come descritto sopra, le fatture e le fatture semplificate devono essere gestite in serie di fatture separate (intervalli di numeri). Si vedano gli esempi riportati di seguito.

Raccomandazioni dell’AEAT

L’«AEAT – Agenzia statale di amministrazione tributaria spagnola» fornisce sul proprio sito web raccomandazioni relative alla numerazione delle fatture e all’uso delle serie.

• Set di caratteri raccomandato: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. Si sconsiglia l’uso delle lettere minuscole.
• Spazi: qualora siano impiegati, deve essere utilizzato un solo carattere, mai più di uno.
• Caratteri speciali: trattino “-”, trattino basso “_”, barra “/”, punto “.”
• Serie della fattura: deve essere impiegata come prefisso, seguita dal numero della fattura con uno spazio (o un separatore) intermedio.
• Il numero di fattura non deve iniziare con uno spazio (ovvero, il testo deve essere allineato a sinistra).

Esempi di numeri di fattura comprensivi di serie

I seguenti esempi di numeri di fattura e serie hanno solo scopo illustrativo. È possibile definire le proprie sequenze numeriche in conformità alle normative e alle raccomandazioni dell’AEAT.

Le fatture

• sono gestite in un intervallo di numerazione separato (o in più intervalli, se necessario – si veda sopra).
• Si consiglia di avviare la sequenza con «0» o «1», ma tale scelta non è obbligatoria. È possibile iniziare anche con «4711», a condizione che i valori successivi siano continui e in ordine crescente (4711, 4712, 4713, ...).
• Inoltre, è necessario specificare un indicatore (prefisso) per la serie, ad esempio “FA” o “FAC” per “fattura” (“factura”)

Esempi di serie di fatture:

• FAC25-0001, FAC25-0002, FAC25-0003, ..., FAC25-000n (Prefisso: FAC25 per «Fattura 2025»)
• FA2025 0001, FA2025 0002, FA2025 0003,...,FA2025 000n (Prefisso: FA2025 per «Fattura 2025»)

Le fatture semplificate

• vengono gestite in un intervallo di numerazione separato (o in più intervalli, se necessario – si veda sopra).
• Si consiglia di avviare la sequenza con «0» o «1», ma tale scelta non è obbligatoria. È possibile iniziare anche con «4711», a condizione che i valori successivi siano continui e in ordine crescente (4711, 4712, 4713, ...).
• Inoltre, è necessario specificare un indicatore (prefisso) per la serie, ad esempio «FS» per «Fattura semplificata» («factura simplificada»).

Esempi di serie di fatture semplificate:

• FS25-0001, FS25-0002, FS25-0003, ..., FS25-000n (Prefisso: FS25 per «Fattura semplificata 2025»)
• S2025 0001, S2025 0002, S2025 0003,...,S2025 000n (Prefisso: S2025 per «Fattura semplificata 2025»)

Fatture di rettifica

Come indicato in precedenza, le fatture di rettifica NON sono impiegate in caso di sostituzioni di merce, resi o analoghe operazioni, bensì per correggere errori presenti nella rispettiva fattura originale.

• Sono gestite in un intervallo di numerazione separato (o in più intervalli, se necessario – si veda sopra).
• Si raccomanda di iniziare con «0» o «1», ma ciò non è obbligatorio. La numerazione può anche iniziare con «4711», ad esempio, purché i numeri successivi siano continui e in ordine crescente (4711, 4712, 4713,...).
• Inoltre, è necessario specificare un indicatore (prefisso) per la serie, ad esempio «REC» per «fattura rettificativa» («factura rectificativa»).

Esempi di serie di fatture rettificative:

• REC25-0001, REC25-0002, REC25-0003, ..., REC25-000n (Prefisso: REC25 per «Fattura rettificativa 2025»)
• R2025 0001, R2025 0002, R2025 0003,...,R2025 000n (Prefisso: S2025 per «Fattura di rettifica 2025»)

Implementazione in RetailForce

I numeri e le serie delle fatture vengono specificati in RetailForce utilizzando i seguenti elementi DOM:

VERI*FACTU

RetailForce concatena i due valori come segue:

{documentNumberSeries}-{documentNumber}

Esempio:

"documentNumberSeries": "FS",
"documentNumber": "12345"

Il valore da trasmettere a VERI*FACTU deve essere formato come segue (da riportare anche sul documento):

FS-12345

Fonti

• Decreto Reale 1619/2012, del 30 novembre, con cui si approva il Regolamento che disciplina gli obblighi di fatturazione ("Decreto Reale 1619/2012 del 30 novembre che approva il Regolamento sugli obblighi di fatturazione")
• Sito web dell’AEAT (Agenzia delle Entrate)

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