Inspekcija blagajne u Njemačkoj – RetailForce

Od 1. siječnja 2018. revizori Saveznog ministarstva financija (BMF) i lokalni porezni uredi redovito provode takozvane "inspekcije blagajni" ("Kassen-Nachschau"). Provjerava se ispravnost evidencije u sustavu (registracijskih) blagajni. Revizije se provode bez prethodne najave, a također se provode i izvan takozvane vanjske revizije (= sveobuhvatne revizije porezno relevantnih činjenica poreznog obveznika) [2].

U sklopu inspekcije blagajne, predstavnici porezne uprave ovlašteni su ući u poslovne prostorije poduzeća tijekom uobičajenog radnog vremena. Ako se rad već obavlja ili se još uvijek obavlja izvan tih sati, mogu to učiniti i u to vrijeme. Tijekom inspekcije blagajne, međutim, revizori nemaju pravo na pretragu. Naravno, revizor se mora identificirati [5].

Što se provjerava?

Inspekcija blagajne provjerava se poštuju li sljedeće činjenice:

Je li "tehnički sigurnosni uređaj" (TSE - "Technische Sicherheitseinrichtung") dostupan i koristi li se ispravno? (§ 146a AO + KassenSichV) [1], [4].
Je li ispunjena obveza izdavanja računa? (§ 146a Abs. 2 AO)
Valjanost podataka (KassenSichV).

Kako se provodi revizija i što je potrebno dostaviti?

Prikriveni nadzor

Tijekom tajnog nadzora inspektor u početku ne otkriva svoj identitet. Kao običan kupac, kupuje proizvod ili uslugu od tvrtke. Na taj se način utvrđuje ispunjava li tvrtka, u skladu sa zakonskim zahtjevima, obvezu izdavanja računa i obrađuju li se podaci putem certificiranog tehničkog sigurnosnog uređaja, na primjer tako da revizor skenira QR kod na računu (koji sadrži podatke TSE-a).

Provjera podataka

Financijski revizori također imaju pravo pregledati podatke elektroničkog sustava evidencije ("blagajne"). Ovdje na snagu stupa takozvano jedinstveno digitalno sučelje. Podaci se moraju redovito učiniti dostupnima u propisanom formatu izvoza (format DFinV-K).

Ako se za arhiviranje evidencije blagajne koristi RetailForce Cloud Archive, one se mogu izvesti iz RetailForce Clouda. Upute o tome kako izvesti podatke potražite u članku: Izvoz podataka za reviziju blagajne u Njemačkoj.

U tijeku revizije blagajne revidiraju se evidencije, knjige, kao i drugi organizacijski dokumenti relevantni za upravljanje gotovinom za određeno vremensko razdoblje, stoga je potrebno dostaviti sljedeće dokumente:

trenutne evidencije blagajne,
povijesne blagajne zapise, za cijelo razdoblje zakonskog roka čuvanja (10 godina – § 147 Abs. 3 AO [3]), a to se odnosi i na blagajne koje su ugašene/izvan uporabe,
proceduralna dokumentacija ("Verfahrensdokumentation") (upute za rad, upute za programiranje i protokoli o prikupljanju podataka o izvršenim promjenama programa),
Nadalje, revizor može zahtijevati da se tijekom revizije izvrši Z-izvješće / zatvaranje blagajne.

Nadalje, treba napomenuti da ako se tijekom gotovinskog pregleda ukažu pritužbe, može se provesti vanjska revizija: Vidi § 146b st. 3: "Ako nalazi utvrđeni tijekom gotovinskog pregleda daju povoda za to, može se provesti vanjska revizija sukladno § 193 bez prethodne revizijske naredbe."